新时期乡镇档案管理中存在的问题及相关建议

新时期乡镇档案管理中存在的问题及相关建议

衣俊杰

栖霞市杨础镇党群服务中心   山东省栖霞市  265312

摘要：新时期人事档案管理工作的重要性日益提升。乡镇档案管理工作在乡镇经济发展建设中发挥着重要的作用，是记录乡镇发展历程，为机关单位开展工作提高重要参考意见的载体，但受各种因素的影响，当前乡镇档案管理工作也出现了很多问题。基于此，本文重在在探讨如何进行新时期乡镇档案管理的优化改革。

关键词：新时期；乡镇档案管理；问题；建议

随着乡镇建设速度加快，当前的乡镇档案资料内容更加的多样化，给乡镇档案管理工作带来了巨大的挑战。本文通过研究乡镇档案管理工作中存在的问题，可以明确优化档案管理工作的关键，并提出相关建议，以期促进乡镇档案管理工作的进一步发展[[1]]。

一、新时期乡镇档案管理中存在的问题

（一）档案管理工作不规范

乡镇档案中包含文书档案、声像档案、实物档案等种类，为了确保档案管理工作的有效开展，乡镇档案管理人员要明确档案种类，并根据档案种类有针对性的开展档案管理工作[[2]]。但是综合当前实际情况，发现很多乡镇档案材料未按照规定的分类标准进行整理和归类，导致档案管理的结构不清晰，不利于信息的查找和利用。而且乡镇档案保存部门的档案保存条件不足或不符合规定，比如存放环境湿度、温度不合适，容易造成档案受损、丢失和老化等问题。另外，由于相关文件或程序的不明确，审批复杂繁琐，导致处理档案事务的效率低下，影响档案管理工作的正常进行。

（二）档案管理现代化建设不足

综合实际情况看，当前的乡镇档案管理仍然依赖纸质档案，缺乏电子文档管理系统、数据库和档案管理软件等数字化管理工具，影响档案的整理、传递和利用效率。由于乡镇档案管理的信息化程度相对较低，缺乏档案数字化信息的录入和管理，无法实现档案信息的高效共享和利用。加之乡镇档案管理中缺乏有效的数据安全保护措施，容易导致档案信息被非法获取、篡改或丢失，造成重要信息泄露和档案损毁等安全问题。目前乡镇档案管理人员对档案管理现代化建设的认识和了解不足，缺乏相关技能和知识，无法有效应用现代化的档案管理工具和方法。

（三）档案服务功能受限

在乡镇档案管理中，由于档案信息未经有效整理和编制索引，导致档案查询困难，用户难以快速准确地获取所需的档案信息，影响了相关事务的办理效率。而且乡镇档案管理人员业务繁忙，服务效率较低，用户可能需要长时间等待才能获得所需的档案服务，影响了工作和事务的正常进行。

（四）人员管理意识较低

新时期背景下乡镇发展过程中产生的信息资料逐步增多，乡镇档案管理工作的内容也更加丰富，档案管理人员要具备较高的管理水平。但当前乡镇档案管理人员的专业素质普遍较低，缺乏相关的档案管理知识和技能，对档案管理的重要性和规范要求的认知不足，影响了档案管理工作的质量和效率。在乡镇档案管理单位中，各部门成员岗位职责和权限划分不清晰，导致人员在档案管理工作中责任模糊、工作职责交叉，影响了档案管理的规范性和流程性。另外，乡镇档案管理单位对于档案管理人员的绩效评价体系不健全，缺乏客观评估标准和激励机制，导致档案管理人员逐利心态较重，工作积极性和责任感不强。乡镇档案管理单位还缺乏对档案管理人员进行培训和培养的长期机制，导致档案管理人员的知识更新缓慢，无法跟上档案管理的新发展和新要求。同时，乡镇档案管理中对于档案管理人员的管理监督不够严格，缺乏有效的考核和监督机制，人员管理自由度大、纪律性差，影响档案管理工作的执行和落实。

二、新时期乡镇档案管理优化改革重要路径

（一）制定科学制度，提供工作参考

在开展乡镇档案管理工作中，相关部门要重视建立规范严谨的档案管理制度，发挥制度的保障作用。首先要制定档案管理规定和操作指南，明确档案管理工作的原则、流程和标准。其次要建立科学的档案分类标准，确保档案信息的整理和归档具有统一性和标准化。再次要设立档案借阅制度，明确借阅的程序、权限和操作要求，保障档案的安全和利用的便捷性。最后，建立完善的档案保管制度，规定档案的保存环境、条件和期限，提升档案的安全性和可持续利用水平。通过完善档案管理制度，可以为乡镇档案管理工作提供相关参考，明确管理主体和工作任务，从而提升档案管理工作水平，提升档案管理工作人员的工作素养和工作质量。

（二）联系乡镇发展，提高监督效果

在实际工作中，乡镇档案管理工作的开展要联系乡镇发展，发挥档案管理协助乡镇发展建设的重要作用[[3]]。对此，相关部门要建立档案管理与乡镇发展的衔接机制，在乡镇发展规划中明确档案管理的重要地位和角色，让档案管理工作能够得到充分重视并纳入乡镇整体发展考虑。同时，设立乡镇档案管理部门或岗位，专门负责档案管理工作，并与其他部门进行紧密的协作与配合。根据乡镇发展的需求，还可以设立专属的档案查询窗口或在线平台，提供及时、准确的档案查询和信息提供服务，支持乡镇规划、决策、法规制定等方面的工作。有关部门还可以鼓励乡镇居民和相关企事业单位利用档案资源开展历史研究、文化传承等活动，促进档案资源充分利用与社会共享。乡镇档案管理工作与乡镇发展密切联系，可以引导档案管理工作与乡镇发展同步推进，更好地服务社会各界和民众。

（三）提供教育培训，进行信息化建设

当下，乡镇经济水平逐步提升，乡镇档案管理工作的范围也逐步增大。乡镇档案管理工作要重视提升档案管理工作人员的管理能力，适应信息化时代的发展要求。对此，一是要对档案管理人员进行专业教育培训。有关部门可以组织定期培训课程，涵盖档案管理理论、法律法规、技能操作等方面的知识，帮助档案管理人员全面了解档案管理的要求和方法。还可以邀请专家学者进行讲座和培训，介绍最新的档案管理理念和经验，提高档案管理人员的专业素养和能力。二是信息化建设。相关部门要重视引入先进的信息技术和档案管理系统，实现档案数字化、网络化和智能化管理，为乡镇建设提供高效便捷的档案服务。同时，建立档案信息数据库和电子文档管理系统，实现档案的电子化存储、检索和共享，提高档案管理的效率和准确性，还应该及时为档案管理工作人员提供培训和指导，帮助档案管理人员掌握信息化工具和系统的使用方法，提高信息化技术应用能力和操作水平。通过提供档案管理人员教育培训和进行信息化建设，乡镇档案管理工作可以更好地适应时代发展需求，提高档案管理的规范性、科学性和效率性。

（四）提升管理意识，强化服务意识

在新时期乡镇档案管理工作的优化改革中，提升档案管理人员的管理意识和强化服务意识非常关键。基于此，乡镇档案管理部门首先要引导档案管理人员了解现代管理理念、维护公共利益的重要性，激发工作人员对档案管理工作的责任感和使命感。其次，建立科学的绩效评估体系，明确档案管理工作人员的工作目标和指标，并与岗位职责相匹配，定期进行评估和考核。将绩效考核结果与奖惩制度相结合，激励优秀表现、规范业务操作，同时对工作不达标的人员进行改进或相应处罚。其次，培养档案管理人员的服务意识，将用户需求放在首位，提供高质量、高效率的服务。乡镇档案管理部门还要加强部门内部沟通和协作，促进团队凝聚力和协同效应，共同推动档案管理工作的高效运行。

三、结束语

科学高效的乡镇档案管理工作，可以真实记录乡镇发展历程，协助党政机关工作的开展，为乡镇建设助力。乡镇档案管理是一项长期工程，有关部门要高度重视，持之以恒的加以推进，在实践中不断探索和总结，逐步解决存在的问题，推动我国乡镇档案管理事业的健康发展。

参考文献

[1]胡玲.乡镇政府档案管理存在的问题及策略探析[J].时代人物, 2021(20):19.

[2]赵百丽.乡镇档案收集与整理存在的常见问题和解决办法[J].兰台内外, 2022(36):3.

[3]周亚丽.乡镇档案管理存在的问题及对策研究[J].休闲, 2021(7):14.