建筑工程企业档案的科学化管理路径探索

建筑工程企业档案的科学化管理路径探索

冯海磊

天元建设集团有限公司 山东临沂 276000

摘要：建筑工程企业是一个复杂的组织体系，涉及到众多的项目和业务流程。对于这样的企业来说，建立科学化的档案管理系统是非常重要的，可以提高工作效率、降低风险，并且能够有效地保护企业的合法权益。基于此，本文对建筑工程企业档案的科学化管理路径进行探索，以供参考。

关键词：建筑工程；企业档案；科学化管理；路径

引言

建筑工程企业是国民经济重要的支柱产业，对促进经济发展和改善人民生活水平起着关键作用。随着信息技术的发展和社会经济的不断进步，建筑工程企业档案管理也面临着新的挑战和机遇。科学化管理是提高建筑工程企业档案管理效率和质量的必然要求，它可以提供科学决策、优化资源配置和保障合规发展的支撑[1]。因此，探索建筑工程企业档案的科学化管理路径，具有重要的现实意义和深远的发展影响。

1科学化管理在建筑工程企业档案管理中的意义

1.1提高管理效率和质量

科学化管理可以通过引入先进的信息技术手段，实现档案的快速检索、存储、共享和传递，从而大大提高档案管理的效率。通过档案管理系统的建立，可以实现自动化的档案录入、整理和归档，减少人工操作和繁琐的手续。此外，科学化管理还可以提供实时的数据分析功能，帮助企业实时了解档案的使用情况和存储状况，更好地调整资源配置，提高利用率。同时，科学化管理还能够保证档案管理的质量。规范化的档案管理体系可以确保档案的完整性、真实性和准确性，防止信息的丢失和篡改[1]。通过科学化管理，可以确保档案的长期保存和有效利用，为企业开展业务提供可靠的支持和依据。

1.2改进信息披露和决策支持

科学化管理可以提供及时、准确、全面的信息披露和决策支持。通过建立档案管理信息平台，可以实现档案的共享和协同工作，不同部门之间可以共同获取和使用档案信息，避免了信息孤岛和信息壁垒。在项目管理中，科学化管理可以帮助企业快速获取过去项目经验和资料，为决策者提供有力的参考和支持，降低风险。科学化管理还能够提供科学决策和指导意见。通过数据分析和挖掘，可以准确预测项目风险和成本，为决策者提供科学依据。同时，科学化管理还可以实现项目关联信息的自动化查询和统计分析，帮助企业进行综合评估和效益分析，提供决策支持。

1.3保障合规发展和风险防控

科学化管理可以帮助企业保障合规发展和风险防控。建立规范化的档案管理体系可以确保档案的合规性和合法性。通过引入先进的安全防护技术和控制措施，可以保护档案信息的安全和完整，防止被非法访问或篡改。在档案管理过程中，科学化管理还可以帮助企业及时发现和处理风险，减少潜在的法律纠纷和经济损失[2]。同时，通过档案的全面整理和归档，还可以帮助企业追溯和证明工程项目的合规性和合法性，提高企业的信誉度和竞争力。

2建筑工程企业档案管理存在的问题与挑战

2.1档案保管和归档的问题

由于项目众多、业务流程复杂，建筑工程企业的档案往往分散存放，没有统一的管理和保管制度。部分档案可能被放置在不恰当的地方，如办公桌上、角落里或者杂乱的文件柜中，容易丢失或受损。不同项目和部门对于档案归档标准的理解和执行存在差异。有的项目可能将档案按照时间顺序归档，有的项目则按照工程阶段或者业务类型进行归档。这使得档案归档方式和标签规范不统一，档案的检索和利用变得困难，耗费了大量的时间和人力成本。建筑工程企业在档案管理过程中，缺乏明确的流程和规定[2]。例如，档案的借阅、归还和销毁流程不清晰，档案的流转和审批环节缺乏规范。这导致档案管理过程中存在混乱和不规范的情况，增加了档案管理的风险。

2.2档案数字化管理的挑战

技术设备和系统投入成本高，档案数字化管理需要大量的技术设备和系统，如高质量的扫描仪、服务器、数据库等。这些设备和系统的购置和维护成本较高，对企业来说是一项挑战。档案从纸质形式转换为电子形式，需要员工具备一定的操作和管理技能[3]。然而，有些员工可能对新技术不熟悉或不习惯使用电子档案系统，需要进行培训和适应的过程。档案数字化管理涉及到大量的敏感信息，如项目合同、施工图纸等。在数字化过程中，必须确保数据的安全性和隐私保护，避免数据泄露或被恶意篡改。因此，数据安全和隐私保护问题也是目前要面临难题。

3建筑工程企业档案科学化管理的路径探索

3.1引入先进的信息技术手段

引入先进的信息技术手段是实现建筑工程企业档案科学化管理的重要途径之一。建筑企业可建立强大的档案管理信息系统。该系统应具备快速检索、存储、共享和传递档案的功能，以提高档案管理的效率。通过电子档案管理系统，企业可以实现自动化的档案录入、整理和归档，减少人工操作和繁琐的手续。建筑企业还可以借助云计算和大数据技术，实现档案信息的集中存储和智能分析。通过云平台的建立，不同部门之间可以共同获取和使用档案信息，避免了信息孤岛和信息壁垒[4]。而大数据技术的应用可以从各种数据中挖掘出有价值的信息，为企业决策提供科学依据。

3.2建立规范化的档案管理体系

建立规范化的档案管理体系是实现建筑工程企业档案科学化管理的关键步骤之一。建筑企业应制定档案管理制度和规范，确保档案管理的程序标准化、方法规范化。这可以通过建设档案管理手册、流程文件等方式来实现，明确档案管理的各个环节和要求。制度和规范中应包括档案的分类、整理、编目和鉴定等工作要求，以确保档案的完整性、真实性和准确性。建筑企业还需要注重档案的分类、整理和编目工作。档案的分类应根据不同类型的建筑工程进行归类，方便后续的检索和利用。整理工作应包括对档案材料的保护、修补和整理，以确保档案的保存质量和完好性。同时，建立档案编目系统，对每个档案文件进行编号、命名和索引，便于查询和管理。

3.3加强人员培训和意识提升

加强人员培训和意识提升是建筑工程企业档案科学化管理成功的关键因素。建筑企业应加强员工档案管理意识的培养和提升。通过内部培训和沟通，使员工了解档案管理的重要性和科学化管理的方法。组织开展档案管理知识的培训和教育活动，帮助员工了解档案管理的基本知识和操作技巧，提高其档案管理意识和能力[5]。企业还可以组织档案管理人员参加相关的培训和研讨会，提高他们的专业素养和管理能力。注重档案管理人员的专业技术培训，使其能够掌握最新的档案管理理论和技术，紧跟科技发展的步伐。同时，建筑企业应设立档案管理岗位，明确相关人员的职责和权限。建立健全的档案管理团队，统一管理档案工作，提高档案管理的专业性和效率。在人员招聘和培养方面，注重选拔具备档案管理专业知识和经验的人才，并进行定期的培训和学习计划，不断提高团队成员的综合素质和业务水平。

结束语

建筑工程企业档案管理的科学化路径是一个长期的过程，需要企业全面考虑和制定相应的措施。通过建立档案管理制度、建立档案管理团队和推广档案数字化管理等步骤，可以提高企业档案管理的效率和质量，从而为企业的发展提供有力的支持。建议企业在实施过程中注重培训和评估，不断完善和改进档案管理制度，以适应不断变化的业务需求和技术发展。

参考文献

[1]王冬莹.建筑工程企业档案的科学化管理路径探索[J].兰台内外,2023,(22):40-42.

[2]田超.浅谈建筑工程档案资料有效管理措施[J].中小企业管理与科技(中旬刊),2021,(01):11-12.

[3]史瑞.建筑工程企业档案的科学化管理策略研究[J].居舍,2018,(19):219+185.

[4]李涛,王雅舒.提升企业工程档案管理水平的建议[J].城市建设理论研究(电子版),2016,(23):33-34.