乡镇档案数字化管理的现状及策略研究

乡镇档案数字化管理的现状及策略研究

赵霞

内蒙古自治区鄂尔多斯市鄂托克前旗敖勒召其镇人民政府

内蒙古自治区鄂尔多斯市016200

摘要：基层乡镇工作内容复杂，工作流程系统，工作时间跨度长，重要事件的处置和档案保存工作在总结经验和处理后续问题中可以为解决问题提供视角，重要性不言而喻。但是传统的手工式档案管理存在一定的弊端。工作效率实效性不高，档案借阅流程烦琐，利用率较低，难以适应时代发展对档案管理工作的要求。随着数字化技术的广泛应用，软件技术的不断开发，档案数字化管理逐渐成为档案管理的主流形态。档案数字化管理的便捷性、高效性有利于弥补乡镇管理工作中的部分短板，因此开展乡镇档案数字化管理策略研究具有十分重要的现实意义。

关键词：乡镇档案；数字化管理；现状；策略分析

引言

随着数字技术的逐步发展，档案信息总量和用户需求显著增加，数字化已成为新时代档案工作的主流，传统的线上登记、线下移交的“双系统”管理模式已不再适用。以档案信息化建设为前提，推进档案数字资源建设，加速档案管理场景与数字化方式，能够有效避免传统模式下利用率低、易出错、服务单一、数据壁垒等问题，而打造档案数智变革高地，确保档案服务更加高效、便捷。显然，档案数字化转型是乡镇档案工作应对新形势、新任务、新要求的必然选择。因此，应重新审视乡镇档案数字化转型的现实困境，积极为其探索解决方案。

1乡镇档案数字化管理的现存问题

1.1乡镇档案数字化管理顶层缺乏谋划

乡镇党委作为基层组织管理的核心团队，要站得高、管得严、计划强、执行强。但一些基层组织在档案数字化管理过程中缺乏统筹规划，顶层设计滞后，存在一些不足或不足。其一，管理人员对档案数字化建设的步骤不清晰，流程认知不够，甚至没有宏观规划。其二，档案数字化建设的标准不全，缺少协同合作，没有充分的引入专业化建设力量和团队。其三，督导督查机制不健全。作为乡镇档案数字化建设的主体，缺少督导巡察机制，对标建设的反馈不足。

1.2管理人员素质参差不齐，档案资料管理混乱

乡镇档案管理没有得到乡镇领导的足够重视，工作能力薄弱，工作态度不端正，即将退休的工作人员充当档案管理人员。此外，档案工作人员的素质也参差不齐，部分档案管理人员文化水平较低、业务素质较差，更没有专业的档案管理知识支撑，在面对复杂的档案整理时，容易出现无从下手或眉毛胡子一把抓的现象，没有相应的能力来支撑档案管理工作的日常展开，只凭借简单的文字收集和资料整理，便自认为已经完成档案管理工作，导致出现档案资料丢失、收集整理不全、管理分类不合理等现象。此外，部分乡镇缺少专职档案管理人员，且部分兼职档案管理人员业务能力较差，乡镇的档案收集整理更没有进行细致划分，部分档案管理人员仅仅将档案管理理解为文字搜集、造册存档，缺少相应资料的客观展示，指定区域、特定时间、规定场所的资料缺失，导致相关档案资料在收集过程中易出现残缺和整理混乱[1]。

2乡镇档案数字化管理的对策探究

2.1加强乡镇档案数字化管理统筹谋划，优化顶层设计

乡镇党委作为地方基层单位的核心领导集体，要发挥统筹规划作用，坚持“掌舵”原则，对档案数字化管理的建设指标、资金投入、软硬件设施、基础流程、人员配备和培训、电子数据库建设等方面都有明确的目标，要有一个分步推进的阶段性步骤，优化顶层设计。首先，针对档案数字化管理的建设工程坚持“谋定而动”，制度合理的建设目标和分步走战略，避免盲目投入，将档案数字化管理工作纳入乡镇党委统筹工作的过程中，力争实现目标清晰，设计合理。其次，依托第三方平台建立档案数字化管理成效的阶段性指标，“建立不同阶段和步骤的电子档案管理制度、授权分类制度，统一指标体系，统一的电子化信息处理模块”，坚持对标对齐促进档案数字化建设的规范化和系统化。最后，优化业务流程、人员进出、提高服务意识，明确目标、举措和阶段任务，强档案数字化建设工作的督查，推进以查促改、以查促建、以查促强。

2.2夯实基础坚强保障

通过基础设施建设，加大档案数字化建设投入，对档案资料进行整理处理，为档案管理数字化转型提供有力保障。在软件系统层面，将新技术引入乡镇档案管理业务场景，加快5G布局与商用步伐，引入数字化加工系统、远程服务器网络“云”、智能化档案库房管理信息系统等档案数字化管理信息系统，建立电子目录索引，用以扫描处理纸质档案，实行一键式批量处理，优化与分类档案的影像化副本、建立索引，实现智能搜索、关系图谱等功能。在硬件设备层面，结合现代科技手段，应用档案数字化专用扫描仪、高智能密集架、数据安全合规管控平台等关键技术和设备，善用成熟技术平台，搭建“一站式”检索平台，并做好系统平台间相互对接，具备档案数据收集、档案管理、数据开发利用、系统设置与安全保障等模块，实现多系统、多数据源集成，不断开发新应用，打造示范数字档案馆。比如，以人工智能、自动化控制、物联网、数字孪生等先进技术，结合档案管理特点而研发的新型档案智能存储设备

[2]。

2.3建设数字服务供给体系

当前，在乡镇档案管理数字化转型过程中，数据已成为新的生产要素，要实现数据价值最大化。因此，要充分发挥档案为人民服务的职能，加强数字化管理，抓住档案数字化应用场景不断拓展、新修订的《档案法》颁布实施等机遇。采取云端+线下的管理模式，应用文字识别、语音识别、图像识别等数字技术对增量存量档案资料进行数字化扫描，全面梳理档案资源，精准识别重要档案数字化成果，建立“数字化档案库”。要聚焦库房管理、主要业务、接待大厅、可视化管理、隐患排查、预警预测等功能，关联密集架控制系统，着力夯实数据基础，促使乡镇数字档案由量变向质变升级。比如，运用大数据技术开发材料对比功能，通过不同人员同时期、同类型材料之间的相互印证，为鉴别材料真伪、制式是否符合时代特征、综合研判档案问题提供辅助参考。

2.4强化乡镇档案数字化建设人力培养，提升数字化能力

人才是乡镇档案数字化建设的关键，专业、高层次的数字化人才是推动档案管理提质增效的重要“引擎”。因此为了适应信息时代背景下乡镇档案管理的要求，首先，加强数字化档案管理人才队伍的高质量供给。完善乡镇数字化档案管理人才库，坚持自我培养和招聘引进相结合的举措，以数字化建设和专业技能为导向，从档案管理的数字化建设实际出发提升人才供给。按照档案管理的岗位需求，配齐档案管理人员，同时引进一些专业技术强，素质过硬的专业化人才。其次，强化档案管理人员的培训。坚持以人为中心，根据档案管理人员的需要开展业务培训，坚持引进来走出去相结合聘请专家及企业方进行档案数字化管理经验及技术培训。坚持线上和线下培训相结合，创新档案数字化人才培养的方法，采取团体研讨、以干带学等方法，拓宽人才队伍的理论积淀和视野，提升人才队伍的数字化能力[3]。

结束语

乡镇电子档案管理从实现、利用、充分利用到充分发挥其特点，需要很长时间。提高领导和从业人员对电子档案的认识，是乡镇档案工作的重中之重。建设乡镇电子档案即是机遇也是挑战，只有提高档案管理人员的素质和专业技术职务，才能更好地为人民和政府管好档案，为建设和谐社会做出贡献。

参考文献：

[1]刘耀忠.浅议乡镇档案数字化建设中存在的问题与对策[J].办公室业务,2015,(15):43.

[2]李海东.档案管理数字化建设发展前景展望[J].黑龙江史志,2014,(15):98.

[3]梁金爱.新形势下乡镇档案管理现状及前景的探究[J].办公室业务,2014,(05):94.