Word邮件合并功能的使用

Word邮件合并功能的使用

解明慧

合肥铁路工程学校 邮编：230011

关键词：邮件合并 主文档 数据源 “邮件“选项卡 合并域 文档部件

【引言】日常工作中，经常会遇到需要给不同的人颁发相同形式的证书或通知，如大赛获奖证书、缴费通知单等。同一种证书上面的内容除了个人信息等少数项目不同以外，其他主体内容和格式等是完全一样的。要制作这样大批量的证书，就可以利用Word中的“邮件合并”的功能，来进行批量处理，一种高效且自动化的数据处理方式。本文将详细介绍邮件合并的含义、优势、应用场景，帮助读者更好地理解和应用这种技术。

一、邮件合并的含义

邮件合并，从字面来理解，就是将两个文档的内容合并在一起，通过邮件等方式发给其他人。在邮件合并前，先建立两个文档。一个是主文档（Word文档），该文档包括所有文件的共有内容；另一个是数据源文件（Word文档或Excel文档），包括变化信息的数据源。利用Word中的“邮件合并”功能，在主文档中插入变化的信息。用户可以将合成后的文件保存为文档，也可以打印出来或以电子文档的形式发送出去。

二、邮件合并的优势

提高效率：通过自动化处理，可以快速生成大量个性化的邮件（文件），大大提高工作效率。

降低成本：相比传统的方法，一是打印出来，手动填写个人信息；二是使用复制粘贴的方法，然后分别录入个人信息，最后统一打印，显然邮件合并可以节省大量的人力成本和时间成本。

三、应用场景

应用场景1.邮件合并生成单页单个通知电子版文档，以批量生成“邀请函”文档进行实例讲解。

学校要举办”技能成就梦想 人人皆可成才“师生专业技能汇报表演，届时将邀请校企合作单位的有关人员参加活动。现需要根据校企合作单位名单，为每个单位生成一份参加活动的邀请函。

操作步骤：

1　创建“邀请函”主文档和”校企合作名单“数据源两个文件。

打开”邀请函”主文档，切换到“邮件”选项卡，在“开始邮件合并”下拉列表吕选择“信函”选项。

2　在“开始邮件合并”组“选择收件人”下拉列表中选择“使用现有列表”选项，打开“选取数据源”对话框。

3　选取作为数据源的文件“校企合作单位名单“，在打开的”选择表格”对话框中选择工作表，单击“确定”按钮。

4　在文档中将插入点定位于“尊敬的”与“：”之间，单击“编写和插入域”组“插入合并域”下拉列表中的“姓名”选项，此时插入点位置插入一个“姓名”，显示为“《姓名》”，单击“预览结果”按钮，可以预览合并的结果。

5　单击“完成”组中的“完成并合并”按钮，在下拉列表中选择“编辑单个文档”选项，在打开的“合并到新文档”对话框中选择“全部”单选按钮，此时生成一个新的文档，新文档按照“校企合作单位名单”的“姓名”进行分页填写，文档中其他内容不变。至此，完成邀请函的批量制作。

应用场景2.邮件合并单页多个通知电子版文档,以“催缴物业管理费通知”进行实例讲解

1　创建主文档和数据源两个文件

2　打开Word文档，在“邮件”选项卡中，建立主文档和数据源之间的关联。

3　创建单个页面多个通知的版面

步骤一、将原通知复制一次（或多次）。

步骤二、将插入点定位到第二个通知的“尊敬的”和“《梯号》”之间，选择“规则”下拉式菜单中的“下一记录”命令，使得该通知与数据源中的下一条记录相关联。

4　完成合成如下图所示

应用场景3、邮件合并的页面中带有照片，批量导入图片的实例操作讲解。

1　建立主文档和数据源两个文件，准备图片数据。

注意，数据源文件中“图片”列所对应数据是“对应图片所在的文件夹位置”，并且路径中所有的“\”替换为”\\“表示。

2　打开Word文档，在“邮件”选项卡中，依次进行相应操作，建立主文档和数据源之间的关联。具体操作如下。

步骤一、导入数据源之后，在“花名”单元格中插入对应的“花名”合并域。

步骤二、在“图片”对应的单元格中定位光标，然后单击“插入”选项中的“文档部件”按钮，在打开的下拉列表中选择“域”选项。打开“域”对话框，在“域名”下拉列表框中选择“IncludePicture”选项，在“文件名”文本框中输入“图片”（这里可以随便输入任何文本），然后单击“确定”按钮。

步骤三、返回到文档中可以发现插入的照片不能正常显示，这是因为还没有把这个域与数据源表格中的图片列关联上。这时，按“Alt+F9”键，可切换到域代码模式，选择“图片”文本（也就是在步骤二中输入的文本），然后单击“邮件”选项卡中的“插入合并域”按钮，在打开的下拉列表中选择“图片”选项，这样就为插入的图片域与数据源表中的图片列建立了关联。

步骤四、按“Alt+F9”键退出域代码模式，在“邮件”选项卡中单击“完成并合并”按钮，在打开的下拉列表中选择“编辑单个文档”选项。打开“合并到新文档”对话框，选中“全部”单选项，然后单击“确定”按钮。此时将把所有的数据记录合并到一个文档中显示，但是这时候照片并不能正常显示。     

步骤五、按“Ctrl+A”键全选文档，然后按“F9”键刷新文档，方可正常显示出每一个花名和对应的图片。

正因为邮件合并是一种高效且自动化的数据处理方式，它利用计算机技术将数据源与预设的模板进行匹配和替换，实现大规模、高效率的数据处理。通过邮件合并的方式，可以快速生成大量个性化的邮件，提高发送效率、降低成本并提高客户满意度。因此，邮件合并操作已广泛地应用于日常工作。

解明慧 1972年8月 女 安徽合肥 高级讲师