基于RPA技术财务共享中心费用报销流程优化

基于RPA技术财务共享中心费用报销流程优化

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湖北工业大学 430000

摘要

随着大、智、云、移、物、区（大数据、人工智能、云计算、移动互联、物联网、区块链）等技术的快速发展[5]，财务共享服务中心（FSSC）正面临着重要的转型时机，即数字技术的快速发展对财务共享数字化转型阶段产生了强大的推动力。这一转型的关键在于充分利用数字技术的优势，实现财务共享的数字化转型。本文以S集团财务共享中心(FSSC)为例，在分析S集团费用报销现状，以及集团存在的问题的基础上，基于RPA技术，移除重复性、规律性的工作，对个性化的报销自动审批流程进行完善，以此来提高费用报销的工作效率，同时提高财务共享中心(FSSC)的服务质量。本文围绕财务共享中心的费用报销流程，在费用报销申请、流程自动审批模块，进行机器人流程自动化（RPA）的优化，希望能为RPA在财务共享中心的实际应用提供一定的借鉴和参考。

关键词：财务共享服务中心（FSSC）；大数据；机器人流程自动化；费用报销

一、引言

随着大数据、人工智能、云计算、等技术的迅猛进步，十四五”规划和2035年远景目标明确了新的经济社会发展理念，该理念强调在新经济常态下，需要贯彻创新、协调、绿色、开放、共享的新理念。在这样的背景下，企业作为微观主体，应该实现企业自身高质量发展，助力整体经济的高质量发展。在中央企业财务管理工作总体思路的指引下，国内财务共享服务中心（FSSC）的建设掀起了新的浪潮。一些学者认为，未来，财务共享服务将迈向智能化。智能化代表着财务共享服务应该利用新技术推动管理会计的进步，并实现大数据的实际应用。通过共享、互联与智能化的财务模式，促进企业的财务转型。即财务共享不仅能够支持目前标准化、规范化的工作内容，而且，逐渐转变成能够支持灵活性、可扩展性的工作。海量的数字化数据是实现智能化的关键，因此，财务共享中心加速数字化转型对于未来智能化发展至关重要。机器人流程自动化（RPA技术）基于计算机脚本语言，处理明确的、可被数据化的触发指令和输入，从而实现自动执行重复性任务的目标。这取代了繁琐、重复的手工操作，实现流程的自动化处理。这一技术可以为财务共享中心的费用报销流程提供强大的技术支持，提升效率和准确性。费用报销作为企业财务管理的重要组成部分之一，财务共享模式下的费用报销流程优化受到了企业和学者的广泛关注。张真昊等人提出的观点表明基于财务共享服务中心的费用报销应用场景，当前的费用管控通过信息技术的加强确实对企业财务管理产生了积极影响。具体来说，这些影响包括：提高了绩效管理、加强了预算管理、提供了决策支持[1]。褚燕站在宏观角度，对财务共享服务中心下的费用报销管理模式提出了总体思路，具体而言，她认为这一模式的主要职能包括：优化费用支出、提升财务管理水平、加强内部控制；基于以上职能，褚燕提出了建设自动化费用控制管理系统的建设构想，旨在使财务工作与企业当前的管理要求相匹配，提升企业工作效率。具体来说，建设构想包括以下几个方面：建立统一的费用管理平台、推广自动化审核流程、引入人工智能等技术、转型财会人员工作职能；优化自动化费用控制管理系统有助于企业提高财务管理水平和工作效率，从而为企业的长期发展创造良好的条件[2]。郭芳以集中化报销流程为案例，探讨了集团化企业财务共享服务中心建设问题，总结了在传统分支式管理中费用报销存在的挑战，并重点深入研究了集中报销流程的组织机构设计、费用报销管控的再造，以及信息管理系统的建设[3]。邢迎对企业中费用报销问题进行了深入的探讨和分析。她提出了一系列措施，旨在加强费用报销管控、完善报销制度以及优化报销流程，以达到规范化的费用报销，并提高企业整体经济效益的目标[4]。程平基于RPA技术对财务共享中心的费用报销的报销发起、审批、付款进行了流程优化[5]。

上述文献主要是财务共享服务中心FSSC费用报销在企业管理方面的作用以及财务共享中心费用报销工作的整体流程布局，虽然也有部分研究基于RPA技术对从财务中心费用报销等流程进行了优化研究，但由于不同企业存在差异，其结论的通用性还有待完善。因此，本文基于财务RPA技术，对S集团财务共享中心的费用报销流程，进行优化研究，希望能提高S集团财务共享服务的自动化水平。也能对该领域的实践进行补充。

二、财务共享服务中心费用报销的现状及问题分析

（一）S集团FSSC费用报销现状

S集团是一家以从事商务服务业为主的企业。经营范围包括市场营销策划、投资咨询以及其他信息咨询服务、供应链管理等。S集团致力于为客户提供一体化的综合物流解决方案，集团不仅提供配送端的物流服务，还延伸生产、供应、销售、配送等环节。集团以消费者需求为出发点，结合数据驱动，利用大数据分析、云计算等技术，为客户提供仓储管理、销售预测等全方位解决方案，随着S集团规模的快速扩大，其财务管理也迎来了巨大的考验，集团需要防范的财务风险也日益增加。在大智云等技术的推动下，财务共享中心（FSSC）被推上了历史舞台。为了提升企业财务的处理效率、降低财务风险、实现财务信息的共享，2014年，S集团在华中地区成立财务共享中心。财务共享中心的建立，优化了集团的财务组织结构，并进行流程再造。将标准性的工作、重复性的工作，集中到了一个统一的线上平台。如费用报销、资金结算等。S集团的财务共享中心涵盖了档案管理部门、会计结算部门、资金结算部门和会计核算部门。其中会计结算部门包括初审岗、复审岗、质检岗。但是，随着企业规模的扩大，S集团的报销费用结算业务量也在持续增加，给财务共享中心费用报销部门的工作带来了一定挑战。

（二）S集团FSSC费用报销的问题分析

S集团财务共享中心费用报销流程主要包括，报销人员系统内提交报销单据，上上传、寄递纸质票据、地区领导、地区财务审批、财务共享中心专员审批，账务核算，资金支付等多个环节。但是由于各个系统间集成需要较长的建设周期以及较高的投资成本，目前实现还有一定的困难。报销存在大量纸质票据、材料，自动审批技术也没有覆盖所有的报销事项，需要线下邮寄至共享中心进行人工扫描、存档，仍然需要占用大量的人力、物力。报销流程前端系统环节和财务共享审批系统环节无法实现状态实时对接，进度不透明，存在信息壁垒，若出现系统对接问题，流程进度无法保证。从本质上来说，财务共享中心的员工仍在重复中大量低附加值的工作。虽然财务共享中心的模式对传统的费用报销流程进行了优化、降低了成本，但是在档案管理以及审核岗位审核的过程中仍然存在人力优化的问题，下文集团财务共享服务模式下，目前费用报销存在的痛点，就是S集团FSSC需要利用RPA技术，对其进行优化的关键部分。

1.大量纸质票据占用人、财、物成本

发票作为费用报销中最关键的报销凭证，工在进行费用报销的过程中，存在大量的纸质发票，员工需要在报销系统手动输入相关发票信息以及报销事项等信息，在报销系统提交报销单据，提交完成后，在报销系统打印报销单据，将发票粘贴，与报销单据一起邮寄给地区财务共享中心的接口人，再由接口人统一将其邮寄至财务共享中心。并且纸质发票在邮寄过程中也容易出现丢失、毁损等情况，此外，由于发票需要邮寄至共享中心，若在审核的过程中发现发票有误，需要更换发票，又需要邮寄退回；除了发票以外，企业之间还流转着大量的纸质材料、进行线下签字审批。复杂繁琐的报销流程，使得费用结算的及时性无法的得到保障，还浪费了大量的人力、物力和财力。因此，解决纸质发票和线下审批材料的问题对实现费用报销自动化审批至关重要。

2．费用报销审核占用大量人力

作为财务共享中心的首要任务之一，集团员工费用报销单的数量，相对财务共享中心的员工数量来说，是很大的。如员工垫付购买办公物品、垫付路桥费、以及差旅费用报销等，员工在报销系统提起报销申请，填写清楚员工所在部门、报销事项，提交审批，流程过相应的地区业务直属上级、财务主管审批完成后，到财务共享中心应付会计审核节点进行审核，除了线上的审批流程外，员工还需要将所需的纸质材料寄送至财务共享中心，由档案部门的同事接收、初步审核、随后上传至线上的审批流影像中，在审批流和影像流都到达应付会计审核节点时，应付会计在单据代办池里接收单据进行审核，应付会计需按照标准审核要求逐单审核，包括费用报销的内容是否符合规定、相关附件是否齐全、票据是否符合规范。是否存在重复报销的情况，这无疑占用了大量人力。

3．系统间数据未实现互联

系统间数据未实现互联（软件协同，不同软件之间数据调用）（动态调整，保证其关联性和独立性）

随着信息化技术的发展，企业内部各部门，都构建了符合其工作需求的信息化系统，以S集团员工提交报销单据开始到实际结算完成为例，员工实际发生垫付费用，拿到相关凭证开始提交报销单。在报销系统中填写工号、姓名、报销事由以及报销金额等必要信息，提交报销单据，将报销单据面单、票据等必要附件交付给地区的财务共享接口人，寄送至财务共享中心，由财务共享中心档案组同事接收后进行扫描上传至影像系统，影像上传之后，自动提取发票数据，上传至税务系统进行发票查验，并同步自动触发设置好的审批节点，由地区领导审批完成后，推送至财务共享中心审核会计任务代办池，审核会计审核完成之后，系统自动推送至资金环节，资金同事拉取已到期的付款数据，进行付款。但就目前而言，影像在系统查验环节，若出现查验失败等问题，系统并不会传送查验失败的结果至前端业务人员提交报销单据的系统；若前期审核完成，到达资金中心付款环节时付款失败，付款失败的状态和原因也不会推送回业务人员提交报销单据的系统。需要提单人员在发现报销单据长期不完结时，逐一询问共享同事，共享同事逐单查询. 系统间数据只做到了上个节点往下个节点的流转，然而，下一个节点生成的数据没有实时对接至上一个节点会导致工作效率降低，从而造成各种资源的浪费。

三、基于RPA技术的费用报销流程优化

（一）电子发票的普及降低人财物成本

对于财务共享中心费用报销中纸质材料占据人财物成本这一痛点，随着电子发票的普及，得到了有效的解决，员工报销使用开具的电子发票可以取消纸质发票扫描上传、邮寄等操作，直接在单据申请中，上传下载的电子发票原件即可，利用OCR技术自动识别发票信息，更新至单据界面，同时将发票信息上传至发票查询系统，验证发票真伪，若查无此票，可直接驳回程序，更换正确的电子发票。电子发票减少了扫描、邮寄纸质发票，以及更换纸质发票的人、财、物成本，同时加大了审核的效率。

（二）利用RPA技术实现费用报销自动审核

费用报销作为财务工作中最为常见的任务之一，将RPA 技术应用于费用报销流程，可以显著提高这项工作的效率以及准确性。财务机器人的工作流程主要包括了以下四个步骤：财务机器人自动接收报销单据，并智能地对各类单据进行分类、汇总和传输。在完成单据的处理后，财务机器人还可以发起审批申请。这意味着它能够将需要审批的事项发送给相应的审批人员，以便他们进行审查和决策。接下来，一旦审批通过，财务机器人可以自动进行付款操作，确保及时支付报销款项。对于费用报销的工作，主要是将审核规则构建到费用报销系统中，以便RPA可以按照预设的工作流程处理报销。在此过程中，RPA可以审核发票的合理性、合规性、避免报销重复、检查费用报销是否符合标准，很大程度上降低了人工审核出现的错误，提升了费用报销的质量。报销审核完成后，通过自动付款功能，生成付款单并进入待付款池，待付款单需要经过审核后，根据付款计划，RPA财务机器人进行付款操作。最终，费用报销流程完成，RPA会遵循会计准则，自动产生记账凭证和财务报告。

财务共享中心(FSSC)会对费用报销的标准、审核要点和费用报销应计入的会计科目进行统一、规范的制度规定(即SOP)。这些制度规定，恰好为RPA财务机器人审核单据提供了很好的天然基础。根据财务共享中心制定的员工审核SOP，RPA财务机器人就可以对费用报销类的申请单据进行审核。这些单据包括但不限于通信费单据和差旅费单据。RPA财务机器人会识别，审批单据面单数据填写与附件中的影像信息是否一致，同时，检查面单报销金额是否超标等。如果一切正常，审核通过，机器人自动生成相应的会计凭证，单据流转至付款环节。如果发现不合规的单据，系统自动报错提醒，单据流传至人工审核节点，若人工审核确实无误，审核通过，单据自动生成相应凭证，流转至下一节点。双重保险，有助于确保工作的准确性、合规性、及时性。机器人可以全天候进行审单，避免了单据积压的问题，并有效提高了审单的及时性。这种智能审单的方法可以优化财务流程，使得财务共享中心更加高效地处理大量报销类单据。值得注意的是，这种技术必须符合中国法律法规，并严格保护用户的隐私和数据安全。

（三）利用RPA技术实现跨系统数据协同

财务共享中心建立的财务共享平台，在实际工作运用中需要与核算系统、OA系统、税务系统、资金系统等多个系统进行对接，但是，不同系统之间往往存在不同程度的物理隔离或者逻辑隔离。日常工作中，财务共享中心的员工需要在多个系统的之间来回切换，手动搬运、传递和处理各种所需的数据信息。RPA可以通过预设的程序来模拟员工的日常操作，以此来实现跨系统获取、录入数据，同时也不会改变原有的系统架构。再此基础上，集团可以整合现有的管理软件，来降低管理软件的数量，对于无法整合的，企业可以完善不同软件数据端口连接的方式，保障跨系统进行数据查询的需求，避免因数据重复录入造成的资源浪费、数据不匹配的问题。这样的做法可以提高管理效率，降低共享中心的人力成本，并增强数据的一致性和准确性。

四、结语

随着大数据、人工智能、云计算、物联网、区块链等技术的快速发展，企业财务管理进入了一个全新的时代[5] 。随着这些技术的引入和应用，企业财务管理迎来了机遇和挑战，财务共享中心FSSC的技术改革也更上一个台阶。作为财务共享中心的主要任务之一，费用报销的自动化审核可以有效降低人工成本。这也是财务共享中心向更高级别的财务管理方向发展的重要推力，从简单的核算、结算功能不断提升。本文对财务共享中心费用报销的问题进行了分析，并探讨了该领域的发展现状，对费用报销自动化流程中的流程设计和技术支持进行了研究，以RPA技术为基础，对其进行优化，希望可以推动财务共享中心费用报销的自动化实施，解决财务共享中心人力资源的浪费，优化财务共享中心的财务管理能力。

五、参考文献

[1]张真昊,孙玥璠.基于云的财务共享服务模式设计——以费用报销流程为例[J].财务与会计,2013,(07):48-49.

[2]褚燕.云财务共享服务模式设计——以费用报销流程为例探讨[J].价值工程,2015,34(10):16-18.

[3]郭芳.集团化企业财务共享中心建设探讨——以集中化报销流程为例[J].财会学习,2016,(24):233-234.

[4]邢迎.企业费用报销问题及对策探讨[J].中国商论,2017,(27):119-120.

[5]程平,王文怡.基于RPA的财务共享服务中心费用报销优化研究[J].会计之友,2018,(13):146-151.

[6]杨云龙.财务机器人RPA在财务共享中心的应用[J].财会学习,2023,(23):46-