疾控中心档案服务外包的实践与探讨

疾控中心档案服务外包的实践与探讨

范梦颖

淮安市疾病预防控制中心 223001

中文摘要：档案服务外包能够为各级疾控中心节约档案管理成本、缓解档案管理压力。文章首先从专业人才严重不足、重视程度不断提高、档案服务外包行业的规范化发展三方面阐述了当前疾控中心档案服务外包的现实原因；其次分别从外包工作团队整体素质不高、档案服务外包质量难以确保、档案信息安全难以保障分析了当前疾控中心档案服务外包存在的问题；最后从强化法治保障、完善全过程监管、加强人员培训三方面探讨了优化疾控中心档案服务外包的建议。

中文关键词：档案；疾控中心；档案服务外包；

档案服务外包是指某一机构将不属于国家法律法规限制范围内的档案外包给其他机构完成，以降低成本、提高效率的行为。我国档案服务外包行业正处于迅速发展阶段，一方面档案服务外包企业数量不断增加，根据相关统计，截止到2022年4月，我国档案服务外包登记备案企业已达19000余家[1]；另一方面行业发展也开始呈现转型、规范、升级及规模化趋势[2]。

疾控档案是记录反映各级疾控中心长期防控各类传染病及慢性非传染病相关工作的重要原始资料，具有宝贵开发利用价值，对于公共卫生事业的发展具有重要意义[3]。但就当前疾控中心档案管理现状来说，存在着专业力量不足、业务能力不强等问题。因此，越来越多的疾控中心选择引入档案服务外包，节约档案管理成本、缓解自身档案管理压力。

一、疾控中心档案服务外包的现实原因

（一）疾控中心档案管理专业人才严重不足

由于疾控中心自身专业性较强，其工作人员大都为公共卫生或预防医学相关专业毕业，因此现有档案管理人员鲜少有档案学相关专业，档案工作缺乏专业人员。同时，各级疾控中心专职档案管理人员配备较少，绝大部分疾控中心仅有1—2名专职档案管理员，档案工作主要由各业务科室兼职档案管理员开展。兼职管理员也多非档案学相关专业，且往往在本职工作之余收集整理档案。因此，面对日益剧增的档案管理压力，疾控中心档案管理人员的数量和能力都严重不足。

（二）对疾控档案的重视程度不断提高

疾控中心主要开展传染病防治、慢性非传染病防治、健康教育、卫生检测等工作，在其工作中产生了诸多文件、照片、视频等资料档案。因此疾控档案具有专业性、多样性、宝贵性等特点，在实际工作和科学研究中都具有重大开发利用价值。比如在近几年的新冠疫情防控中形成的大量原始档案，不仅具有宝贵的纪实价值，还能够为今后应对突发公共卫生事件提供经验总结和策略支持。因此，对疾控档案的重视程度不断提高，对档案服务外包的需求不断增加。

（三）档案服务外包行业的规范化发展

我国档案服务外包最早可以追溯到20世纪90年代，长期以来一直存在着规模小、规范化程度不高的问题，甚至在较长一段时间内，档案服务外包相关的术语概念都未明确界定[4]。基于以上背景，《中华人民共和国档案法》、《档案服务外包工作规范》等一系列法律法规相继出台，全面推动了我国档案服务外包行业的规范化发展。《档案服务外包工作规范》作为现行的行业标准，更是梳理明确了档案服务外包的相关术语、档案服务外包工作中相关主体之间的关系以及档案服务外包机构的服务管理体系建设要求[5]。

二、疾控中心档案服务外包存在的问题

（一）外包工作团队整体素质不高

外包工作人员是保证档案服务外包质量的关键，但当前大部分档案外包公司对从业人员的文化水平要求较低，且没有配套系统的考核、培训制度，这就导致外包工作团队整体专业素质不高，难以满足专业性较强的疾控档案的外包工作需要。同时，外包工作团队大部分工作人员为兼职临时聘用，甚至还有一部分为在校大学生，其根本不具备档案专业知识，只能完成简单重复的档案管理工作。

（二）档案服务外包质量难以确保

疾控中心作为我国全额拨款事业单位，在选择档案服务外包公司时受经费预算限制，往往会从价格角度出发，选择价格较低的档案外包公司，而不考虑业务能力、服务质量。一方面，在档案服务外包工作过程中，外包公司出于盈利目的，会想尽一切办法偷工减料、减少成本，或是以各种理由寻求加价；另一方面，在开展档案数字化加工项目时，以低成本、低价格作为自身市场竞争力的档案外包公司往往规模小、实力差，没有或缺少专业的设备和过硬的技术手段，容易导致漏扫、误扫甚至是扫描分辨率不符合移交进馆要求，档案服务外包质量不过关，最后只能再次返工。

（三）档案信息安全难以保障

在疾控中心档案外包过程中，受人手不足限制，相关的档案管理人员很难对档案外包过程进行全流程监管，这就导致在外包工作人员进行档案整理时会出现档案信息泄露风险。特别是外包工作团队大部分工作人员为兼职临时聘用，缺乏专业性和保密意识，更容易造成档案信息的泄露。对疾控中心档案来说，还有部分涉及传染病防治、临床科研等敏感信息，这些档案信息记载了众多个人隐私，也存在泄密风险。

三、优化疾控中心档案服务外包的建议

（一）强化档案服务外包监管法治保障

国家法律法规、行业制度标准是进行档案服务外包安全监管的基本依据，是坚持依法治档、提升档案治理效能的核心要素[1]。完善的档案服务外包监管法律法规体系能够从法制层面破解当前档案服务外包存在的档案信息安全监管困境，为推进档案服务外包行业规范化发展提供强有力的法治保障。当前现行的《中华人民共和国档案法》、《档案服务外包工作规范》虽然已对档案服务外包过程中的工作规范等提出基本要求，但内容还过于笼统，并且缺少对档案服务外包监管内容、监管方式、惩戒机制等内容做出明确规定。

在当前档案服务外包监管的严峻形式下，必须建立健全更具体、更具备针对性、可操作性的专门的法律法规体系，强化档案服务外包监管法治保障。一方面，应该尊重遵循《中华人民共和国档案法》的基础性地位，后续相关档案法律法规的出台都应以《档案法》为前提，遵循《档案法》的原则和精神，不得与其相违背和抵触；另一方面，应该出台专门的档案服务外包监管相关法律法规，明确监管主体的法律地位、监管过程中应履行的权利和义务、可采取的手段方式等内容。同时，也可以将国内各地在档案服务外包监管探索中一些行之有效的管理办法上升为法律法规制度，提升档案服务外包监管的可操作性。

（二）完善档案服务外包全过程监管

疾控中心档案具有较强的专业性、多样性、宝贵性等特点，其包含的内容和信息十分广泛，实现对档案外包服务的全过程监管，是保证档案信息安全、档案外包服务质量的关键。在实施档案服务外包时，疾控中心可以成立专门的监管工作小组，小组成员可以由各科室专职、兼职档案管理人员组成，由中心领导或办公室领导负责组织协调。监管工作小组应制定具体可落实的工作细则，根据合同内容，定期或不定期对外包公司进行监督，掌握其外包业务实施进度，检查并核对其是否严格按照合同内容、操作程序、标准规范等执行，监督其是否按要求保障疾控档案的实体安全和信息安全。必要时，在整理某些卫生检测工作中的检验数据或党办办公记录等敏感、涉密档案时，监管工作小组还应派专人到场值守，防止档案信息泄露。

在全过程监管过程中，还可以加强和档案服务外包公司的沟通交流，一方面可以弥补档案外包服务机构工作人员自身专业性的不足，加强其对疾控档案的了解，掌握疾控档案相关专业知识，从而更好的进行档案外包工作、提升服务质量。另一方面，及时的沟通了解也有利于疾控中心作为发包方及时发现问题、适当提醒规范，避免档案整理工作的重复返工，保证档案外包顺利及时完成。

（三）加强档案从业人员知识技能培训

档案从业人员的素质水平是决定档案管理质量和水平的关键，因此需要加大档案从业人才的培养力度。基于当前档案外包工作团队普遍存在的整体素质参差不齐，兼职比例偏高的问题，设立档案行业从业门槛、建立档案行业准入制度已迫在眉睫。应该在全国范围内开展统一的档案从业资格考试，选拔具备基础档案专业知识和专业技能的人才从事档案管理工作。档案外包公司应在招聘方面严格把关，以具有档案从业资格证作为首要条件，以保证聘用人员的专业素质和工作能力。同时，还应建立健全档案从业人员继续教育制度，要求每年接受一定学时的教育培训，及时了解掌握新知识新设备新技术，提高专业知识和专业技能。

疾控中心自身更应加强对单位档案管理人员知识技能培训的重视。一方面，可以积极推动档案管理相关专业的人才引进，培养兼具疾控专业知识和档案专业知识的复合型人才，提高档案管理质量。另一方面，疾控中心也应对现有档案管理人员定期开展各类技能培训，弥补其档案专业技能的不足，整体提升疾控中心档案管理质量。

参考文献

[1]徐拥军,王兴广.治理视域下档案服务外包安全监管研究[J].档案学研究,2022(04):116-122.

[2]中国人民大学档案事业发展研究中心.中国档案事业发展报告（2022）[M].北京:中国人民大学出版社,2022.

[3]耿云霞,孙建军,刘千秋等.我国省级疾控中心档案管理现状及对策研究[J].办公室业务,2023(09):145-148.

[4]许风风.我国档案业务外包研究[D].安徽大学,2013.

[5]张嘉洋.档案服务外包项目精细化管理研究[D].郑州航空工业管理学院,2022.

作者信息：范梦颖，助理馆员，淮安市疾病预防控制中心，淮安市清江浦区枚皋路6号国联商务中心A座，223001，1005182547@qq.com，17715079227，321323199609170227