新形势下企业文书档案保密工作

新形势下企业文书档案保密工作

杨霞

身份证号: 612722198710203020

摘要：本文主要探讨了新形势下企业文书档案保密工作的重要性和挑战。文章首先介绍了企业文书档案保密的背景和意义，并概述了当前企业面临的保密工作难题。接着，通过对传统保密手段的分析，提出了适应新形势的保密策略与技术。总结了研究结果并给出了进一步的建议与展望。

关键词：新形势；企业文书档案；保密

引言：随着信息技术的快速发展，企业面临着越来越多的信息泄露风险。保护企业文书档案的安全和保密已经成为现代企业管理中的重要任务之一。然而，在新形势下，企业文书档案保密工作面临着诸多挑战。本文旨在探讨这些挑战，并提出相应的解决方法，以促进企业文书档案保密工作的科学化和规范化。

1.企业文书档案保密的背景和意义

1.1企业文书档案的重要性

在现代企业运营中，文书档案扮演着关键角色。它们记录了企业的重要信息、活动和决策，对于企业内部管理和外部合作具有不可替代的作用。企业文书档案存档了各种报告、合同、协议、会议记录、财务文件等，并证明了企业行为的合法性和合规性。通过保存和保护这些文书档案，企业能够建立信任，提供依据并保持良好的声誉，同时满足监管机构的要求。

1.2保密工作的意义和价值

保密工作在企业文书档案管理中具有重要意义和价值。一些文书档案包含了企业的商业机密、核心竞争力以及与策略相关的信息。如果这些信息泄露，将严重影响企业的竞争地位和经济利益。企业文书档案还可能包含员工的个人信息和客户的敏感数据。确保这些信息的保密性，不仅是企业合规的要求，也是维护员工和客户信任的必要措施。文书档案的保密性也涉及到国家安全和社会稳定的因素，特别是对于特定行业或关键领域的企业来说，其保密工作显得尤为重要。

2.当前企业面临的保密工作难题

2.1移动办公的风险与挑战

随着信息技术的快速发展，移动办公已经成为企业工作方式中不可或缺的一部分。然而，移动办公也带来了一系列的保密难题。移动设备的丢失或被盗可能导致企业机密信息的泄露。尽管现代移动设备具备密码和指纹识别等安全功能，但仍然无法完全排除不法分子侵入的风险。企业员工在外出办公时使用个人设备访问企业网络，这增加了数据被黑客攻击的可能性。公共Wi-Fi网络的使用也会增加信息传输过程中的安全风险。面对这些风险与挑战，企业需要采取有效措施确保移动办公环境中的文书档案保密工作。

2.2外部攻击和内部泄漏的威胁

在当今互联网时代，外部攻击和内部泄漏都是企业面临的保密威胁。外部攻击包括黑客入侵、病毒攻击、网络钓鱼等方式，这些攻击旨在获取企业重要信息或向其造成损害。与此同时，内部泄漏指的是企业内部人员故意或不慎将机密信息泄露给外部人员。这种泄露可能由员工的个人原因、敌对竞争者或其他恶意行为引起。无论是外部攻击还是内部泄漏，都会对企业的声誉和利益造成严重影响。因此，企业应该建立健全的安全体系，加强文书档案的保密控制和监测，以防止这些威胁的发生。

3.适应新形势的保密策略与技术

3.1防火墙和网络安全技术

在当前信息技术高度发达的时代背景下，企业文书档案保密工作更加面临着前所未有的挑战。为了确保企业文书档案的机密性和完整性，应加强防火墙和网络安全技术的应用。防火墙是保护内部网络免受外来攻击和威胁的重要手段，它可以限制对企业互联网访问的控制和管理，有效防范外部攻击者获取敏感信息和破坏档案系统的企图。同时，企业应配备专业的网络安全技术人员，持续跟踪研究最新的网络安全技术，及时更新、升级并优化安全系统的功能以应对不断变化的网络威胁。

3.2数据加密与身份验证

随着信息技术的迅猛发展，数据安全已成为保密工作的重中之重。在保护企业文书档案的传输和存储过程中，应采用先进的数据加密技术来确保信息的机密性。数据加密可以有效抵御黑客攻击和非法侵入，将敏感数据转化为密文，只有掌握正确解密密钥的人才能够解读和使用这些数据，增加了攻击者获取敏感信息的难度。对于访问企业文书档案系统的用户，应采取身份验证机制，例如采用强密码、双因素认证等方式，确保只有合法授权的人员才能够访问和操作档案系统。

3.3内部管理与权限控制

企业文书档案的保密工作不仅仅关注外部的威胁，内部的保密工作同样重要。企业应建立健全的内部管理制度和权限控制机制，明确规定各级员工对企业文书档案的访问权限和使用限制。通过分级管理和权限控制，将不同级别的权限与员工的岗位职责相匹配，确保只有经过授权的人员才能够访问和操作相应的档案资料。同时，企业还应加强对员工的保密教育和培训，提高员工的安全意识和保密意识，防止内部人员的疏忽、失误或恶意行为导致档案信息泄露。只有通过严格的内部管理和权限控制，企业文书档案的保密工作才能够得到全面有效的保障。

4.研究结果总结与展望

4.1完善企业保密体系的必要性

在新形势下，完善企业保密体系显得尤为迫切和重要。随着信息技术的快速发展和全球化竞争的加剧，企业面临着越来越多的保密风险和威胁。传统的保密手段已经难以应对复杂的情况，因此建立一个完备、高效的企业保密体系成为必然选择。我国的法律体系也在不断完善和更新，对于企业保密工作提出了更高的要求。只有通过健全的体系和制度，才能够确保企业的核心技术、商业机密等国家安全和企业利益的重要信息得到充分保护。因此，在新形势下完善企业保密体系，不仅是企业自身的需要，也是国家安全和经济稳定发展的需要。

4.2深化技术保密手段的研发与运用

在新形势下，深化技术保密手段的研发与运用是企业保密工作的重要方向之一。新技术的快速发展为企业保密工作提供了新的机遇和挑战。现如今，云计算、大数据、人工智能等技术的应用广泛，企业面临着信息安全和保密的巨大压力。因此，我们必须加强对这些技术的研发与运用，不断提高保密手段的科技含量，增强防护能力，确保信息系统的稳定性和安全性。同时，还应加强对于员工的培训和教育，提高他们的保密意识和技能，形成良好的保密文化。

4.3推进企业文书档案保密的规范化和标准化

在新形势下，推进企业文书档案保密的规范化和标准化是确保企业信息保密工作有效进行的重要措施。企业的文书档案记录了许多重要的信息，包括商业机密、经营策略、技术秘密等。因此，必须建立起相应的规范和标准来管理和保护这些文书档案。应加强对文书档案保密管理制度的制定和执行，明确各类文件的保密级别和相应的保密措施。要加强对文书档案的存储和传输环节的管理，确保文书档案的完整性和机密性。

结语：

本文通过对新形势下企业文书档案保密工作的研究，强调了保护企业文书档案安全的重要性，并提出了相关的保密策略与技术。在未来，随着信息技术的不断发展，企业文书档案保密工作仍将面临更多的挑战。因此，进一步完善保密体系、深化技术保密手段的研发与运用以及推进保密工作的规范化和标准化将是必要的。只有这样，企业才能更好地应对信息泄露风险，确保文书档案的机密性和完整性。

参考文献

[1]任建云,李瑞芳,等.新时期如何做好企业文书档案保密管理工作[J].时代人物,2021(29):2.

[2]刘红红.新形势下如何做好企业单位文书档案管理工作[J].办公室业务,2021(10):2.

[3]孙娅洁.新形势下做好档案管理保密工作的思考[J].办公室业务,2020(12):2.