建筑工程资料管理工作重要性之我见

建筑工程资料管理工作重要性之我见

陶樱友

东莞市大业建筑技术咨询有限公司 广东东莞 523000

摘要：在建筑工程中，良好的资料管理，有利于建筑工程质量、安全和效率的提高。通过对施工过程中的各种信息和数据进行及时、准确的记录、整理分类、归档和备份，可以提高建设团队的工作效率，减少错误发生的概率，并协助管理人员更好地了解和监控工程进度、质量和安全情况。本文主要讨论了建筑工程资料管理中存在的问题及优化措施，希望为相关建设研究提供参考。

关键词：建筑工程；资料管理；优化措施

引言

建筑工程资料管理对保证建筑施工质量和安全，提高施工效率以及保留历史记录都有非常重要的作用。有效的建筑工程资料管理可以帮助建筑团队更好地了解项目工程实体质量状况、工程进度状况，以及项目过程管理的全面控制情况，为解决问题提供重要信息，提高施工效率、缩短工期并降低成本。同时，全面的建筑工程资料也能为项目将来的审查、追溯、维修提供真实、有效的工程信息，为企业新建、扩建、改建、管理项目提供可靠的依据。

一、建筑工程资料管理中存在的问题

（一）资料整理不完整

建筑工程资料分为建设单位资料、监理单位资料、施工单位资料、竣工图资料、竣工验收与备案文件、施工决算文件、声像档案等7大类组成。这些资料直接反映整个项目的质量、安全、进度和成本的把控，因此，建筑工程资料的整理对项目的管理非常重要。若资料整理不完整，将不能为管理人员提供准确无误的项目信息，进而影响技术人员、管理人员对工作的指导，从而可能导致施工质量下降、安全隐患增多、工期延误、投资成本增加等问题。这些问题会直接影响到整个工程的质量和效益，甚至给建筑工程带来无法挽回的损失。

（二）资料保存方式不合理

建筑工程施工资料的存储方式也是需要关注的问题。采用传统的纸质档案管理方式，不仅占用大量空间，而且难以检索。传统的纸质资料容易受到自然灾害、火灾、盗窃等因素的影响，造成数据丢失或损坏的风险；使用电子化管理方式，存在数据容易丢失或损坏的隐患。比如硬件设备老化、软件系统无法升级，或者未能及时妥善的备份重要数据，都可能导致数据出现意外损坏或丢失的情况。此外，电子文档格式的标准不一，无法保证文档格式的兼容性和稳定性，都会导致数据无法正常打开和访问，从而影响资料管理完整性。

（三）资料维护不及时

建筑工程资料，需要专职管理人员经常进行维护、更新和审核，以保证其有效性和规范性、准确性。如果专职管理人员不能及时发现和整改资料上的问题，日积月累，存档资料的准确性、完整性、真实性就得不到保障。首先，如果资料不及时更新和维护，可能会出现信息不准确、误导使用者，从而影响施工进度和质量；其次，如果管理不规范，可能会出现资料丢失、记录错误等问题，对整个工程的管理存在安全隐患；最后管理人员资料维护意识不强，直接影响该建筑工程资料管理的发展，影响建筑项目的正常运行。

（四）缺乏对资料的沟通管理

建筑工程资料管理中，对资料沟通的管理也是一个需要重视的问题。缺乏明确的沟通渠道，方式和流程，没有正确的理解和传达到位，有些信息可能被误解或遗漏，导致工程进展受阻或出现质量问题。虽然建筑工程涉及多个部门和不同岗位管理员，需求和关注的资料信息可能不一样，但是为保证同一个项目正常发展，必须保证良好的资料沟通管理。避免因资料沟通管理不善，导致耽误工作，影响工程质量，进度，增加不必要成本。

二、优化建筑工程资料管理的措施

（一）完善资料整理要求

制定完善的资料整理要求，根据当地档案行政管理部门监制要求，选择并完善适合项目使用的表格、目录、案卷封面、档案盒，制定全面的收发文流转登记台账，使各类资料能够规范化整理，达到资料整理全面、方便查询，便于管理的目的。专职管理员要全面了解并熟悉资料整理相关规定要求，负责完善资料的整理，并监督相关操作流程。对所有资料进行有效的收集整理、分类、录入台账和归档等内容，确保每个环节能规范地执行。组织相关资料管理培训、经验分享会议，确保相关人员普遍掌握资料整理和管理的技能和方法。

（二）创新资料保存方式

据不同类型的资料，选用恰当的存储介质和设备进行保存和备份是非常必要的。对于重要数据，可以采用硬盘、光盘、U盘、云存储等多种形式进行存储。例如，对于需要频繁查阅的文件，可以存储在本地硬盘或U盘上，以方便快速访问。而对于安全性较高的资料，可以考虑存储在云端，通过加密和有限的访问权限来保证数据安全性。此外，设置不同级别的存储权限和访问控制策略也非常重要。对于需要多人使用的共享资料，应根据职务、工作范围等因素分配不同的权限，并建立相应的访问控制策略。针对不同权限的用户，可以设置不同的操作权限，例如只读、读写、修改、删除等，以控制访问范围和权限。在存储和使用过程中，还需要建立定期备份机制，以防止资料丢失或损坏。

（三）及时进行资料维护

为了保证资料的规范性、及时性、准确性，需要制定一套完整的资料维护流程。这个流程包括从资料收集到存储、使用、更新、维护、销毁的各个环节，每个环节都要明确工作责任和执行方式。在资料管理过程中，必须确保及时更新和维护资料，使其能够反映最新的情况和数据。为了有序地处理资料，需要制定明确的资料使用期限。对于过期资料，应该分类处理，剔除无用资料。在实际运营中，采用自动化监测和通知机制也是非常必要的。通过这些机制，可以及时发现资料异常情况，例如数据的遗漏、错误信息等，并给出相应的警示和提示，以确保资料维护的及时性和准确性。

（四）建立完善的沟通平台

沟通的基本功能是传递信息，完善的资料沟通平台，可以加快建立良好的合作关系，提高工作效率，有效地帮助建筑团队规范、及时地完成建筑工程资料。首先确定资料沟通的对接人，代表各部门整合并传达所需正确的资料信息。其次确定资料沟通渠道，对于统一要求的资料，可以组织交底会议传达，和通过邮件、微信、纸质等方式传递；对于有针对性的资料，那就有针对性地进行沟通对接。然后对接人要掌握资料沟通的技巧，不同的对接人需要运用不同的沟通技巧，特别是面对外部领导、政府部门时需要注意措辞、语气、方式的技巧；在遇到突发事件时要运用有效的沟通技巧解决纠纷。

（五）使用数字信息化管理平台

在建筑工程中，数字信息化管理平台的使用可以带来诸多好处。首先，在资料采集方面，数字化信息化管理平台可以将各种数据自动采集、处理和整合，实现数据的快速、准确、自动化管理。其次，在管理方面，数字信息化平台可以通过智能化管理、数据可视化等手段，提高管理效率和质量。最后，在协作方面，数字信息化平台可以实现项目各方之间的信息共享和协同工作，从而提高项目的整体协作效率。

结语

建筑工程资料管理对于保证建筑施工质量和安全具有至关重要的作用。通过及时、准确地记录和管理工程资料，可以更好地了解并掌握项目情况，从而更好地进行施工和监控。同时，资料管理还能够帮助施工团队更好地制定施工计划、调整施工进度、协调各个层面的工作，快速解决问题，提高效率，缩短工期并降低成本。

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