维护不动产登记档案的完全性、安全性和准确性考究

维护不动产登记档案的完全性、安全性和准确性考究

​ 叶林芝1张春丽2杨海东3汤艳丽4李健5冀占军6

1，2.承德市不动产登记中心 河北省承德市 067000

3，6.承德广播电视台 河北省承德市067000

4. 承德市住房和城乡建设局公房管理中心067000

5.承德市建设档案馆 067000

摘要：不动产登记档案是在不动产权属登记过程中形成的权源凭证和审批材料，忠实地记载着不动产权利取得和确认的过程，具有永久保存价值。因此必须根据不动产登记制度的特点，按照档案管理的基本要求，科学、规范、高效地构建不动产登记档案管理体系，维护档案的完全性、系统性、准确性和安全性。

关键词：不动产登记；完全性；安全性；

一、按照完整性要求，做好不动产登记档案的信息系统开发工作。

不动产登记档案管理信息系统的开发应严格依照国家标准《电子文件管理系统通用功能要求》,使其具备档案收集、管理、存储、查询、利用等基本功能，同时还要力争与登记系统无缝衔接，互通互联，通过关系型数据库，使不动产登记档案管理信息系统可直接调用不动产登记系统中的相关信息。同时，推进不动产登记业务无纸化办理，利用计算机、应用软件、通信网络合力作用的信息化手段完成无纸化办公，在我国已施行多年，相较传统办公具有高效便利、节约环保的突出优势。为更好便民利企，根据国家“十四五”档案事业发展规划和政务信息化建设等相关要求，具备条件的不动产登记机构无纸化收件办理不动产登记业务，以电子文件归档、数字化整理、电子档案备份与异地保存可让纸质档案零新增。不动产登记原始资料经过归档管理后就直接形成不动产登记纸质档案，对不动产登记原始资料涉及的不动产登记审核材料而言，不动产登记业务无纸化办理让不动产登记机构在查验、询问、实地查看或调查、公告过程中直接形成审核材料电子文件留存，特别要求情况下，打印其纸质材料归档，可大大压缩不动产登记档案纸质材料留存量。另外，为助力优化营商环境，提升当事人申请不动产登记便利度，通过无纸化申请（屏幕填写、电子签名等），适时精简与合并部分不动产登记申请材料、审核材料和其他材料，也可大大压缩不动产登记档案纸质材料留存量。

二、按照系统性要求，做好不动产登记档案的组卷编目工作。

按照系统性要求，做好不动产登记档案的组卷编目工作。根据《不动产登记暂行条件实施细则》要求“房屋等建筑物、构筑物和森林、林木等定着物应当与其依附的土地、海域一并登记”，笔者建议将不动产登记档案归入国土资源档案全宗的地籍目录下的土地登记分类号内。在对不动产登记档案的编目中，应按照不同的保存期限，赋予相应的目录号，以“件”为单位进行组卷，以时间为顺序进行编排，保证时间上的连续性。2020年6月新修订的《档案法》第四十条规定：“档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。有条件的档案馆应当建设数字档案馆。”目前各地不动产登记机构大都设有不动产登记档案馆，有的还建成不动产登记数字档案馆。

三、按照安全性要求，做好不动产登记档案的保管工作。

不动产登记档案需要永久保存，首先要加强库房建设，安装灭火及温湿度自动监控等装置，达到防火、防盗、防尘、防虫、防光、防震、防潮、防有害气体等“八防”要求。同时，要保证数字档案的安全，实行内、外网物理隔离，实行严格的权限管理。还应建立区域性在线多重备份及远程容灾机制。在日常工作中，要充分利用每份不动产登记档案具有“数字”“纸质”双套制的优势，充分发挥数字档案利用高效便捷特点的同时，而且通过对实体纸质档案进行封存管理，保证档案保管更加安全可靠。

随着不动产登记纸质档案数量日益快速增加，业界学界普遍反映不动产登记档案库房空间严重不足问题。不动产登记纸质档案要定期“减量化”，不动产登记档案保管利用“电子化”及其依赖路径——着力建成不动产登记数字档案馆、推进不动产登记业务无纸化办理、加强不动产登记有关信息共享。

四、按照准确性要求，做好不动产登记档案管理流程优

化工作。

不动产登记档案作为我国重要的经济、财产和民生类档案，其中的房地产档案自上世纪九十年代末期住房制度改革和房地产业快速发展以来，对内对外利用率和社会效益一向很高。由于我国房地产业自本世纪初快速发展至今和人民生活水平不断提高，房地产交易业务量大幅增加，以及不动产统一登记制度落地实施以来各类不动产登记业务量增多，使得不动产登记纸质档案数量急剧攀升。依法依规销毁不动产登记纸质档案显然是当务之急和务实之道。不动产统一登记以来，大多数不动产登记机构基本实现不动产登记纸质档案全文数字化。自然资源部《不动产登记资料查询暂行办法》第三十二条明确规定：“《不动产登记暂行条例》实施前已经形成的土地、房屋、森林、林木、海域等登记资料，属于不动产登记资料。不动产登记机构应当依照本办法的规定提供查询。”由此，对不动产统一登记前分散在原登记部门的各类不动产登记存量纸质档案，应集中在不动产登记机构统一保管，并实现全文数字化。

从不动产登记档案利用实务来看，除极少数司法鉴定必须调取原件外，纸质档案几乎不会被直接查询和复制。随着相关法律法规的不断完善和‘互联网+不动产登记’的深入推进以及不动产登记档案利用迈向“网络化”、“智能化”，不动产登记档案已逐步从全文纸质化与电子化同步双套，将向纸质化与电子化双套一体互补，再向增量全文单套电子化异地多备份过渡或是未来发展趋势。在优化档案运行流程的过程中，要正确处理好“合”与“分”的关系。“合”，就是要将不动产登记档案各个环节整合成一个完整流程，在整理、归档、编目等关键环节设置质量控制点，由档案部门负责对其进行全程质量监控；同时，可将不动产登记档案管理分为前期和后期两个部分，前期由登记部门负责管理、定期移交，后期则由档案部门负责归档、编目上架、入库保存等。

五、按照有效利用的要求，做好不动产登记档案的数字

库建设工作。

在中国特色社会主义法律体系中具有重要地位的民事基础性法律——《民法典》已于2021年1月1日起施行，其中第二百一十八条规定：“权利人、利害关系人可以申请查询、复制不动产登记资料，登记机构应当提供。”国务院《不动产登记暂行条例》第二十七条规定：“权利人、利害关系人可以依法查询、复制不动产登记资料，不动产登记机构应当提供。”自然资源部《不动产登记暂行条例实施细则》（以下简称《实施细则》）第九十四条明确，不动产登记资料包括不动产登记簿等不动产登记结果和不动产登记原始资料；不动产登记原始资料包括不动产登记申请书、申请人身份材料、不动产权属来源、登记原因、不动产权籍调查成果等材料以及不动产登记机构审核材料。自然资源部《不动产登记资料查询暂行办法》第二条规定：“不动产登记资料由不动产登记机构负责保存和管理。”根据上述法律、行政法规和部门规章对不动产登记资料的主要规定，依照2020年6月新修订的《档案法》第十三条对应当纳入归档范围材料的规定，不动产登记资料属于直接形成的对国家和社会具有保存价值的反映历史上各时期国家治理活动的材料，应当全部纳入归档范围。不动产登记资料皆应进行归档管理成为不动产登记档案。另外，不动产登记簿作为不动产登记资料和不动产登记档案的重要组成部分，不动产登记机构目前对其大都采用电子介质，并定期进行异地备份，且具有唯一、确定的纸质转化形式。

综上，首先，应通过关系型数据库，关联不动产登记的基本信息，建立不动产权属登记档案目录数据库。其次，通过数字化扫描，建立不动产登记档案的图形数据库。目录数据库与图形数据库相互关联，保证通过目录数据库的任何属性数据都能查询到相关的图形数据，为不动产登记信息实时共享提供基础保障。不动产登记档案是反映不动产登记机构依法进行不动产登记直接形成的有价值的文字、图表、声音、影像等各种形式的原始历史记录。按保存形态一般分为纸质档案、电子档案（一般包括不动产登记形成的电子登记簿、目录数据库、全文数据库、音像数字化成果等）。不动产登记档案也是不动产登记机构核发不动产权属证书和登记证明的法律凭据，更是不动产登记机构从事不动产登记工作的“身家性命”。不动产登记档案馆统一收集、整理和保管本地不动产登记档案，并提供查询、复制、信息共享等服务，是兼具专业和地域特征于一体的专门档案馆。

作者简介：叶林芝，女 ，1972年11月10日出生，河北省承德市双桥区人，河北省承德市自然资源和规划局不动产登记中心闫营子档案馆馆长，中央党校函授学院毕业，政法专业，大学本科学历