档案归档存在的问题及措施探究

档案归档存在的问题及措施探究

哈娜提·热斯别克

布尔津县军粮供应站

摘要：本文探讨了加强档案安全管理的解决措施。首先，建立健全的档案安全管理制度是关键，包括责任分工、流程规范等。其次，人员培训和意识提升至关重要，以增强档案管理人员的安全意识和技能。另外，改善档案存储环境、应用现代化技术手段、建立监督评估机制也是重要举措。最后，强化安全文化建设，提高整体安全管理水平。

关键词：档案管理；档案归档；事业单位

前言：在当代信息时代，档案管理不仅仅是事业单位运营的必要环节，更成为组织运转的关键。然而，随着信息量的激增和技术的飞速发展，档案安全管理面临着前所未有的挑战。加强档案安全管理不仅意味着保护机构的资产和声誉，更是确保机构信息安全、合规运营、以及服务质量的重要保障。

1.事业单位档案归档存在的问题

1.1档案检索困难

档案检索困难在事业单位档案归档中是一个常见问题，它可能在多个层面给机构带来困扰。首先，从工作效率的角度来看，档案检索困难可能导致工作效率低下。在事业单位中，很多工作都需要依赖档案信息，例如制定政策、办理手续、提供服务等等。如果档案检索困难，需要花费大量的时间和精力去查找所需的档案资料，会严重影响到工作的进展和效率，可能导致工作任务延误或者无法按时完成。其次，从服务质量的角度来看，档案检索困难可能会影响到服务的及时性和准确性。事业单位提供的服务往往需要依赖档案信息，例如公共事务部门需要提供各类证明和资料，医疗机构需要准确记录患者的诊疗信息等等。如果档案检索困难，服务对象可能会面临信息获取困难、服务延误等问题，从而降低对事业单位的满意度和信任度，甚至损害服务对象的权益。另外，从信息管理的角度来看，档案检索困难可能会导致信息管理的混乱和不完整。在事业单位中，档案信息往往是组织的重要资产，对于组织的运行和决策具有重要的作用。然而，如果档案检索困难，可能会导致档案信息的管理不完善，档案文件可能会遗失、错放或者混乱，导致信息管理的混乱和不完整，从而影响到组织信息的准确性和完整性。此外，从人力资源管理的角度来看，档案检索困难可能会增加人力资源的浪费和压力。在事业单位中，人员需要花费大量的时间和精力去查找需要的档案资料，而这些时间本应该用于更有意义的工作任务上。此外，档案检索困难可能会增加工作人员的压力和焦虑，降低工作的积极性和工作满意度，从而影响到工作氛围和团队效率。综上所述，档案检索困难在事业单位档案归档中可能会在工作效率、服务质量、信息管理和人力资源管理等方面带来一系列问题。因此，事业单位应当重视档案管理工作，建立健全的档案管理制度和流程，采用先进的档案管理技术手段，提高档案检索的效率和准确性，以确保档案信息的及时性、准确性和完整性，从而提升机构的管理水平和服务质量。

1.2档案安全风险

档案中可能包含了机构的商业机密、战略规划、财务数据等重要信息，这些信息对于机构的发展和竞争具有重要价值。然而，如果档案安全受到侵害，这些敏感信息可能会被泄露给竞争对手或者不法分子，导致机构的利益受损。例如，商业机密的泄露可能导致竞争对手获取到机构的核心技术或者商业计划，给机构带来严重的竞争压力和经济损失。同时，财务数据的泄露可能会导致机构的财务状况暴露，降低投资者和客户的信任度，进而影响到机构的经营和发展。随着信息安全和个人隐私保护意识的提高，各国针对个人信息保护和数据安全的法律法规也越来越严格。如果事业单位的档案管理存在安全风险，可能会违反相关的法律法规，引发法律责任和法律纠纷。例如，个人信息泄露可能会违反个人信息保护法，导致机构面临巨额的法律赔偿责任；商业机密泄露可能会构成侵犯商业秘密的行为，导致机构承担法律责任。此外，一些行业还有特定的法律要求，如金融行业的金融机构可能需要遵守更严格的金融保密法规，一旦档案安全受到侵害，可能面临更加严重的法律后果。事业单位作为社会的一部分，承担着维护社会稳定、保障公共利益的重要责任。如果档案安全受到威胁，可能会影响到机构的社会形象和声誉，引发社会舆论的关注和质疑。特别是在信息泄露或者数据丢失等事件发生后，机构可能会面临舆论的谴责和批评，严重影响到其在社会中的地位和声誉。此外，一些事业单位可能受到政府监管部门的特殊关注，一旦发生档案安全问题，可能会引发政府的处罚和调查，进一步加剧机构的声誉风险。综上所述，从信息价值和利益保护、法律合规、社会责任和声誉风险等不同层面来分析，事业单位档案归档存在的档案安全风险问题涉及到多个方面的考量。因此，加强档案安全管理，不仅仅是保护机构的资产和利益，更是维护社会公共利益和社会稳定的重要举措。事业单位应该认识到档案安全问题的严重性，采取有效的措施加强档案安全管理，确保档案信息的安全、完整和保密。

2.解决措施

2.1建立规范的档案整理流程

建立规范的档案整理流程是确保事业单位档案管理有效运作的关键措施之一。首先，需要建立明确的档案整理责任体系。确定责任体系涉及到明确各部门和个人在档案整理中的职责和权限，以及相互之间的配合关系。通过明确责任体系，可以确保每个部门和个人都清楚自己的任务和责任，避免因责任不清而导致的档案整理工作混乱和滞后。其次，制定详细的档案整理流程和标准操作规程是建立规范的档案整理流程的重要步骤。档案整理流程应当包括从档案清理、分类、归档到备案等全过程的流程步骤，并规定每个步骤的具体操作和标准要求。标准操作规程则是针对每个操作步骤制定的操作指南，包括操作方法、注意事项、验收标准等，以确保档案整理过程中的一致性和规范性。另外，建立适用于不同类型档案的整理流程也是重要的解决措施之一。不同类型的档案可能具有不同的特点和处理要求，例如文件档案、人事档案、财务档案等，需要根据其特点制定相应的整理流程。建立针对不同类型档案的整理流程，有助于提高整理效率和质量，保证各类档案得到合理的管理和保管。此外，采用先进的技术手段和工具也是建立规范的档案整理流程的重要方式之一。随着信息技术的发展，现代化的档案管理系统提供了多种便捷的工具和功能，例如数字化扫描、自动识别、智能归档等，可以大大提高档案整理的效率和精度。引入这些先进的技术手段和工具，有助于实现档案整理的自动化和智能化，提高整理工作的效率和质量。最后，建立档案整理的监督和评估机制是确保规范整理流程有效实施的关键环节。通过建立监督和评估机制，可以对档案整理工作进行定期检查和评估，发现问题及时纠正，保障整理流程的规范性和质量。同时，建立档案整理的培训和指导机制，加强对相关人员的培训和指导，提高其对整理流程的理解和应用能力，进一步提高整理工作的水平和效果。综上所述，建立规范的档案整理流程需要建立明确的责任体系、制定详细的整理流程和标准操作规程、建立适用于不同类型档案的整理流程、采用先进的技术手段和工具，以及建立监督评估机制和培训指导机制等多方面措施。只有全面考虑这些因素，才能够建立起科学合理、高效规范的档案整理流程，提高档案管理的水平和效率。

2.2加强档案保管措施

加强档案保管措施的解决措施可以从技术和管理两个方面着手。首先，在技术方面，引入先进的档案管理技术和设备是必要的。采用数字化档案管理系统可以提高档案管理的效率和安全性，确保档案信息的准确性和完整性。通过数字化管理，可以实现档案信息的追踪和监控，减少因人为错误导致的档案丢失和损坏。此外，应用智能化的档案存储设备和安全设施，如智能门禁、摄像监控等，可以提高档案存储环境的安全性，防范潜在的安全风险。其次，在管理方面，建立健全的档案保管制度和流程是关键。规定档案保管的责任部门和人员，明确各项工作任务和操作流程，加强对档案保管人员的培训和管理，都是必要的举措。制定档案保管的标准和规范，建立档案保管的档案，确保档案的安全存储和有效利用。同时，加强对档案保管工作的监督和检查，及时发现和解决问题，提高档案保管工作的规范性和有效性。通过建立健全的管理制度和流程，可以确保档案保管工作的有序进行，提高档案保管的安全性和可靠性。此外，加强档案保管还需要加强对外部环境的管控和保护。事业单位应当加强对档案存储环境的管理和维护，确保档案存储环境的安全和稳定。例如，加强对存放档案的库房和仓库的管理，保证库房的干燥通风、防火防水等设施完善，防止因外部环境因素导致的档案损坏和丢失。同时，应建立应急预案和安全防护措施，加强对突发事件的应对和处置，确保档案安全管理工作的稳定和可靠性。综上所述，加强档案保管措施需要从技术和管理两个方面综合考虑，通过引入先进的技术手段和设备，建立健全的管理制度和流程，加强对外部环境的管控和保护，以确保档案保管工作的安全、稳定和可靠。只有全面落实这些措施，才能够有效提高事业单位档案保管工作的水平和效果。

2.3加强档案安全管理

加强档案安全管理的解决措施涉及多方面的考虑，以确保机构档案的安全、完整和保密。首先，从技术手段的角度来看，引入先进的档案管理技术是加强档案安全管理的关键。现代化的档案管理系统能够提供各种安全功能，如访问权限控制、加密存储、日志记录等，可以有效防止未经授权的访问和篡改，保障档案信息的安全性。通过引入这些技术手段，可以提高档案管理的科学性和安全性，有效防范各种安全风险的发生。其次，加强档案安全管理还需要建立健全的安全管理制度和流程。这包括明确档案安全管理的责任部门和人员，规定档案安全管理的基本原则和要求，确立档案安全管理的管理制度和流程。通过建立制度和流程，可以为档案安全管理提供明确的指导和规范，增强管理的有效性和规范性，确保各项安全措施得到有效实施。另外，加强档案安全管理还需要加强对相关人员的培训和指导。档案安全管理人员需要接受相关的培训和教育，了解档案安全管理的重要性和规范要求，掌握档案安全管理的技术和方法，提高其管理档案安全的能力和水平。同时，也需要加强对一般员工的安全意识培训，让他们了解档案安全的重要性，掌握档案安全的基本知识和技能，提高其自我保护意识和行为规范，共同维护档案安全。此外，加强档案安全管理还需要加强对档案存储环境的管理和维护。合适的存储环境是保障档案安全的基础，需要定期对档案存储设施进行检查和维护，确保其运行正常和安全可靠。此外，还需要加强对档案存储地点的安全管理，采取必要的防火、防水、防盗等措施，防止因外部环境因素导致的档案损坏或丢失，进一步提高档案安全管理的水平和效果。最后，建立档案安全管理的监督和评估机制是加强档案安全管理的重要保障。通过定期对档案安全管理工作进行监督和评估，发现问题及时纠正，保障档案安全管理工作的规范性和质量。同时，建立档案安全管理的审计和检查制度，加强对档案安全管理工作的审核和评估，确保各项安全措施得到有效实施，进一步提高档案安全管理的水平和效果。综上所述，加强档案安全管理需要从技术手段、制度流程、人员培训、存储环境管理、监督评估等多方面综合考虑，只有全面落实这些措施，才能够确保机构档案的安全、完整和保密。

3.结语：加强档案安全管理是事业单位保障信息资产安全、维护机构声誉的关键举措。建立规范的管理制度、加强人员培训、改善存储环境、应用技术手段和强化监督评估等措施有助于提高档案安全水平。加强安全文化建设更是确保档案安全的长效措施，为事业单位提供可靠的档案管理保障。

4.参考文献;

[1]张丽娜.医院基建档案归档的常见问题及改善措施[J].城建档案,2021,(03):106-107.

[2]朱仙林.基建工程档案归档的质量问题及解决措施[J].城建档案,2019,(04):88-89.