加强会计档案规范化管理的路径

加强会计档案规范化管理的路径

王维扬

渠县妇女儿童事业发展中心 四川渠县635200

摘要：会计档案是组织财务管理的核心，是组织财务信息的重要来源，对于组织的经营、管理和决策具有重要意义。有效管理和保护会计档案可以确保财务数据的准确性、完整性和可靠性，有助于组织实现长期稳健发展。因此，需要重视并加强会计档案管理，提高管理效果，确保组织财务管理工作安全性与有效性。文中对会计档案、做好会计档案管理重要性、目前会计档案管理中存在的问题等进行了分析，并以渠县妇联会计档案管理工作为例，提出了加强会计档案规范化管理的路径，希望可以推动会计档案规范化管理研究发展，如下。

关键词：会计档案；规范化管理；问题；路径

前言：对于会计档案管理工作，主要会采取常规模式进行，虽然有利于管理工作顺利进行，但是依旧存在不足。从目前会计档案管理工作实际情况来看，还存在档案丢失或损坏、档案管理混乱、审计困难、安全风险、信息技术化不足等问题，需要针对这些问题采取对应处理措施，提高管理效果。

一、会计档案概述

会计档案是指组织或个人在财务活动中产生的各种原始凭证、账簿、报表、合同和其他相关文件的集合。会计档案包括原始凭证（财务交易最初的记录，包括发票、收据、付款凭证等）、账簿记录（如总账、明细账、日记账等，用于记录和分类财务交易）、财务报表（如资产负债表、利润表和现金流量表）、合同和协议（与财务交易相关的合同、协议和法律文件）、审计和监督记录（审计报告、监督记录和内部控制文件）。这些档案记录了财务交易的发生、过程和结果，对于组织的财务管理、监督和决策起着至关重要的作用[1]。而妇联会计档案管理是指妇女组织或妇女联合会内部的会计档案管理工作。这项工作主要涉及记录、管理和监督组织的财务活动和信息，以确保财务数据的准确性、完整性和透明度。

二、做好会计档案管理重要性

其一，会计档案是组织财务交易的记录，是财务数据的依据。做好会计档案管理可以确保财务数据的合法性和真实性，遵守相关法律法规和会计准则，防范潜在的法律风险。其二，会计档案是财务信息的重要来源，通过分析会计档案中的数据，管理层可以及时了解组织的财务状况、经营绩效和风险状况，从而制定合理的决策和战略。其三，做好会计档案管理可以为内部审计和外部审计提供必要的支持，规范的会计档案可以帮助审计人员快速准确地审查财务信息，发现潜在的问题和风险，确保审计工作的顺利进行。其四，会计档案是纳税申报和税务管理的基础，做好会计档案管理可以确保纳税申报的准确性和及时性，避免税务风险和罚款[2]。

三、目前会计档案管理中存在的问题

目前会计档案管理中存在的问题，主要包括档案丢失或损坏、档案管理混乱、审计困难、安全风险、信息技术化不足等。会计档案可能因为保存不当、管理不善或灾害等因素导致丢失或损坏，影响财务数据的完整性和可靠性。若档案分类不清晰、整理不当或归档不及时导致管理混乱，增加查找和使用成本。如果管理不规范可能导致审计工作难以进行，审计人员难以获取必要的数据和信息来进行审计。且会计档案可能涉及敏感信息，如果管理不当可能存在泄露、篡改或被不法分子利用的风险。此外，如果会计档案管理仍停留在传统纸质档案阶段，缺乏信息技术支持，可能导致效率低下和管理困难。从渠县妇联会计档案管理实际情况来看，存在记账不规范、缺乏有力监督、档案管理混乱、工作人员专业水平不足等问题。

四、加强会计档案规范化管理的路径

1. 建立档案管理制度

制定明确的档案管理政策和规定，包括档案的分类、归档、借阅、销毁等管理流程，明确责任人和权限。在建立档案管理制度之前，需要明确档案管理的总体目标和核心原则，例如保护档案完整性、确保档案安全性、提高档案利用价值等。制定妇联会计档案管理政策，包括档案的分类标准、归档要求、借阅流程、销毁规定等，确保档案管理工作有章可循。明确负责妇联会计档案管理的具体部门或人员，建立档案管理的组织架构，明确各级负责人的管理职责和权限。建立档案管理的工作流程标准，包括档案的收集、整理、保管、检索、借阅、归档和销毁等环节操作要求，并明确每个环节的具体操作步骤和责任人。建立会计档案管理手册或档案管理规范，详细记录档案管理制度的内容和执行细则，为档案管理工作提供操作指南和依据。对相关人员进行档案管理培训，包括档案管理政策、流程和操作规定，提高其档案管理意识和专业能力；同时开展宣传活动，让全体员工了解档案管理的重要性和规范要求。建立档案管理的监督和评估机制，定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并采取改进措施，确保档案管理制度的有效实施和持续改进。

2. 规范档案保存

确保会计档案按照规定的分类和归档标准进行整理和保存，保证档案的完整性和可追溯性。建立明确的档案管理规范，包括档案保存期限、档案分类标准、档案存储要求等，确保所有档案的保存符合相关规定。制定严格的档案管理流程，包括档案的采集、整理、归档、借阅、移交和销毁等环节，确保每个环节都按照规定进行。确定专门负责档案保存和管理的工作人员，开展相关培训工作，要求其全面掌握档案管理的技能和知识。选择适合纸质档案保存的设备和环境，例如防潮、防火、防盗的档案柜、档案盒等，确保档案的安全保存。定期对档案进行检查和维护，确保档案保存环境良好，避免档案损坏或丢失。建立档案借阅和使用的规定，包括申请流程、审批程序、使用范围等，确保档案的安全和合理利用。制定档案销毁的程序和标准，严格按照规定销毁过期、无效或不必要的档案，确保档案管理的及时性和高效性。

3. 强化档案管理培训

对档案管理人员进行培训，提高他们的档案管理意识和技能，确保他们能够按照规定的流程进行档案管理工作。根据档案管理的实际需求，制定详细的培训计划，包括培训内容、培训形式、培训时间和培训对象等，确保培训的全面性和有效性。可以采用线上培训、线下培训、专业讲座、研讨会等方式进行培训，根据工作人员实际情况选择适合的培训方式。培训内容应根据员工的岗位需求和档案管理要求进行针对性设计，包括档案管理基础知识、档案管理规范、档案管理流程等内容。准备好培训所需的资料、案例、模板等资源，以便培训师进行培训。培训结束后进行培训效果评估，收集工作人员反馈意见，及时调整和改进培训内容和方式，确保培训效果达到预期目标。

4. 利用信息技术

引入信息化手段，如电子档案管理系统，实现会计档案的数字化管理和存储，提高档案管理的效率和安全性。建立电子化档案管理系统，将所有会计档案数字化存储和管理，提高档案检索、共享和档案保护效率。确保会计档案数据安全性和完整性，建立定期备份和灾备机制，以防止数据丢失或损坏。对敏感会计档案数据进行加密处理，设置权限管理机制，确保只有授权人员可以访问和修改数据。利用信息技术实现会计档案管理的自动化流程，包括自动归档、定时备份、自动提醒等功能，提高管理效率和准确性。利用信息技术工具对会计档案数据进行分析和统计，生成相关报告和分析结果，为管理决策提供有力支持。为工作人员提供相关信息技术培训，使其能够熟练应用档案管理系统，同时建立专业的技术支持团队，及时解决系统问题和提供技术支持。

5. 定期审计和检查

定期对会计档案管理工作进行审计和检查，发现问题及时纠正，确保档案管理工作符合规范要求。建立专门的审计机构或委员会，负责定期对会计档案进行审计和检查，确保档案管理的规范性和合规性。制定定期的审计计划，明确审计的范围、对象、内容和频次，确保全面覆盖会计档案管理的各个方面。定期进行内部审计，对会计档案管理制度、流程和操作进行全面审查，发现问题及时进行整改和改进。定期委托专业的外部审计机构进行审计，对会计档案管理情况进行独立评价和审核，确保审计结果的客观性和可靠性。对审计结果进行总结和分析，编制审计报告并提出改进建议，及时落实整改措施，确保问题得到有效解决。建立监督和跟踪机制，对整改情况进行跟踪和督促，确保问题得到及时解决和改进。

6. 加强安全保护措施

采取措施加强会计档案的安全保护，包括防火防水、防盗措施，确保档案的安全性和机密性。建立严格的权限控制机制，对不同级别的工作人员进行权限分级，确保只有授权人员才能查看、编辑或删除会计档案。对会计档案进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性，防止数据泄露或被篡改。定期对会计档案进行备份，保留多份备份数据，并将备份数据存储在安全可靠的地方，以防止数据丢失或损坏。建立安全的存储场所，确保会计档案存放在安全的地方，防止被盗或损坏。安装监控摄像头等设备，对会计档案存放区域进行实时监控，及时发现异常情况并采取措施。定期开展安全培训，提高工作人员对信息安全的重视和意识，加强数据保护意识和操作规范。

五、总结

针对渠县妇联会计档案管理中出现的问题，比如记账不规范、控制不严格、档案管理混乱以及缺乏培训与意识等。可以通过建立档案管理制度、规范档案保存、强化档案管理培训、利用信息技术、定期审计和检查、加强安全保护措施等措施来改进会计档案管理工作，确保财务数据的准确性、透明性和可靠性。

参考文献

[1] 涂传建,王晓丹,吉鹏飞. 加强会计档案规范化管理的路径探讨[J]. 绿色财会,2019,11(11):43-45.

[2] 张梅,金凡. 《电子会计档案管理规范》(DA/T 94-2022)内容解读及相关问题思考[J]. 北京档案,2022,9(10):19-23.

[3] 郭伟. 农业科研单位会计档案规范化管理刍议[J]. 中国农业会计,2023,33(21):3-5.

[4] 李丽江. 会计档案规范化管理探究[J]. 发明与创新·职业教育,2021,5(3):152,154.

[5] 柏婷. 浅析如何规范会计档案管理工作[J]. 兰台内外,2020,12(7):77-78.

[6] 朱雁汾. 会计档案规范化管理研究[J]. 兰台内外,2020,17(3):47-48.

[7] 叶忠惠. 新形势下依法规范农村会计档案管理的思考[J]. 档案,2022,8(7):57-59.