高校学籍档案数字化建设策略

高校学籍档案数字化建设策略

陈卫民王胜李其富熊熵

海南医学院教务处学籍管理科 571199

摘要：在最近几年，大学普遍面临着如何保存和使用学籍档案的挑战，这凸显了传统的学籍管理方式的缺陷。在这样的情况下，大学需要积极建立数字化的学籍档案管理平台。本文主要讨论了大学建立数字化学籍档案的重要性和价值，分析了大学现有的数字化学籍档案存在的问题，并提出了解决这些问题的方法。

关键词：数字化学籍档案；重要性；高校

引言

大学的教育事务管理为大学的各项任务提供了支持，而学生的学籍管理则占据了极为关键的位置。大学需要适应社会的进步，积极实施数码化的学生学籍档案管理，以此来增强大学的教育质量，推动教育的变革，并且提升教育的运营效能。在最近几年，大学的教育环境经历了巨大的转型，因此，我们需要根据这些转型的动向和大学的学籍管理需求，把互联网和电子IT融入到学籍管理的过程中，逐步达到网络、科学和数码的学籍管理。

1数字化学籍档案管理的价值

1.1实现高效化学籍管理

毫无疑问，学生的学籍档案中蕴藏了众多的宝贵资讯。尤其在近些年，中国正在积极推动高等教育的广泛普及和发展，使得更多的人能够获得这样的教育。伴随着大学生的不断扩充，他们产出的学籍档案的资料也在逐渐增长。所以，有关机构已经开始重视学生的学籍管理。采用数码化的学籍管理方式，能够最大限度地利用它的优点，减少繁琐的任务，并且增强了工作的管理效能。

1.2丰富学籍管理信息

学籍文件中包含了所有的学生在校时的详细资料。然而，目前的学籍管理大多数情况下都是将这些资料单独储存，并未进行集中化的管理。换句话说，这样的信息分散式的处理方式，对于迅速掌握所需的全部资料并无益处。如果每个单位的员工都有能力把所有的学生资料整合进数据库，也就是说，我们可以把所有的学生的学籍资料都进行数码化，从而提升了我们的数码化学生资料。

2高校在推进数字化学籍档案管理中尚存的问题

2.1数字化程度偏低

尽管许多大学已经深刻认识到数字化学籍管理的关键性，然而他们在利用网络技术和数据库方面的实际应用还未能适应时代的进步。长期以来，学校的学籍管理任务主要依赖于人力，这种方式的工作负担相当重。另外，人为管理也有许多无法控制的元素，这对于规范学生的学籍管理工作并不有利，也会降低管理的效率。再者，许多大学存在着严重的“偏重硬件而忽视软件”的问题，他们还没有充分利用网络硬件平台来创造出合适的信息化软件环境，也没有充分利用硬件系统，以便最大限度地发挥其先进性。

2.2现有学籍管理系统与高校实际学籍管理工作尚存较大差距

许多大学自主R&D或与其他公司联手打造教务管理系统，在一定程度上促进了学校的数字化学籍管理，并从中获得了经验。然而，由于他们所设计的系统尚未完全实现功能，适应性不足，无法完全满足学籍管理的需求。

2.3有待提高学籍管理工作人员的计算机水平

目前，大学的学籍管理人员通常只对自己所负责的业务有所了解，但并未掌握深厚的计算机技术。鉴于数字化学籍管理的需求，我们亟待培养的是具备多元化技能的人才，也就是同时掌握计算机技术和学籍管理业务知识的人才。

3实施数字化学籍管理的策略

3.1，建设数字化基础设施，提高电子文件归档效率

构筑数码化的学生档案基础设备是达成数码化的学生档案管理的主要途径。例如，研发学生档案管理软件、配置刻录机、扫描仪和对应的服务器等，创建电子文件存储应用系统和学生档案资料库，所有的功能性单位都需要主动地接纳或使用数码化的档案资料。基于此，我们也必须对相关的档案任务进行扎实的处理，例如整理、搜集和管理。这就意味着，档案部门必须根据学校的具体状态，坚决执行《电子公文整理管理暂行规定》，并创建一套全面的电子文件搜集和管理体系，以便按照规定进行操作。主管需清楚地界定出存储的区域和标准，严格执行自己的任务，并妥善处理电子资料的存储事宜。确保电子文件的准确、完备和真实。在日常的工作中，我们需要注意收集信息资料，具体来说，我们可以从各个角度和方向进行资料的搜集，以增加学籍档案的信息量，并且能够高效地使用互联网上的档案资源。

3.2严格制定电子档案工作规章制度

确保学籍档案的完整性，因为它们包含了学生在校时的大量数据，这些数据可能对他们未来的进步和成长有所帮助，这一点是显而易见的。2007年，温家宝在《政府工作报告》里反复提出了保护和管理文化、自然遗产和档案的重大意义。这清楚地表明，我国对档案的维护极其看重。因此，大学的档案系统需要积极配合相关单位的任务，并依据《电子文件管理规范》等体系和管理方式，在坚决执行相关条例的前提下，有条不紊地推动数码化的电子文件管理。因为文件管理的独特之处，所有步骤中都可能会发生数据更改、从而引发数据遗忘的状况。因此，我们需要让档案员工始终保持严肃的责任心，确保学籍的有效管理和安全。这也是推动数字化学籍管理的核心环节。档案员工需要有强烈的责任意识，严格执行职务，确保档案信息的保密性，增强审核的严谨性，防止信息的外泄。

3.3重视人才培养

在进行数字化的学籍管理时，必须依赖具备相关专业知识的人才。这些人才的选拔直接影响到大学是否可以成功地开展和使用学籍档案。因此，我们需要增强对这方面的职员的训练和教导，使他们真正了解和掌握和数字化档案相关的知识和技术。在日常生活中，我们可以组织多种形式的电脑和信息科学的培训课程，以增强员工在使用和操控档案管理软件以及电脑方面的实践技巧，从而塑造出多元化的人才。同时，我们也需要主动吸纳具有良好计算机和软件专长的人才，以扩大我们的团队规模。学籍档案的负责人必须注意新的知识的吸收和探索，以适应他们所在职位的实际需求，并且具备针对性地深入学习，以获取专门的技术知识。同时，他们也必须关注数码化的教育，以便在大学中推动数码化的学籍管理服务。

结束语

对于数字化的学籍档案管理，它涵盖了所有相关的学籍档案任务，并且其过程相当繁琐。因此，我们需要让所有的学籍档案人员和相关的职责机构都尽可能地发挥他们的角色，增强协同效应，共同努力，以打造出规范的管理架构，并促进数字化的学籍管理。执行数码化的学生注册管理极其关键，它是各个相应机构有效运用和分享学生注册信息的核心，并且对于增强数码化的学生注册管理质量也大有裨益。

参考文献

[1]周丽滨.高校学籍档案管理数字化研究[J].办公室业务,2019(4):139-140.

[2]吕扬.高校学籍档案的数字化管理及实现探索[J].戏剧之家,2018(20):177-178.