档案管理数字化转型的路径探讨

档案管理数字化转型的路径探讨

张晶晶

内蒙古兴安盟扎赉特旗人力资源事业发展中心  内蒙古 扎赉特旗 137600

摘要：档案数字化管理主要是指借助软硬件信息技术设备，实现对档案数据信息的深度采集。随着智能化、自动化、专业化设备的不断升级，档案数字化管理工作衍生出新的内容，除了要进行基本的纸质文件扫描以外，还要构建完善的档案数字化工作体系，发挥专业技术团队的作用，从而加强档案数据库的构建工作，以便于各方面的实时、有效和充分检索档案，满足档案信息的共享需求。

关键词：档案管理；数字化；转型

数字化转型为档案管理工作打开了新的思路，使得档案管理工作处于一种全新的环境中，档案管理方式和档案管理理念也随之发生显著变化。在当前社会的发展过程中，档案管理涉及的工作内容更加繁杂。因此传统模式下的档案管理理念以及档案管理模式已经无法满足日益增长的档案管理需求。积极开展档案管理数字化转型工作，已经成为各行各业健康发展的重要举措。

一、档案管理数字化转型的意义

1.实现信息共享，推动政务公开进程

互通有无、共建共享是目前信息领域的研究热点，也是社会发展的必然要求。档案室作为档案服务部门，需要善于将档案资源进行整合，拓展新的服务功能，而档案数字化则提供了良好的平台。将党政部门的档案资料进行汇集，用数字化这种快捷优质的形式为机关工作人员提供档案服务，满足其对档案资料的需求，实现业务知识共享，消除信息孤岛。档案数字化后，也会促进政务信息公开的发展。政务信息公开的首要职能是对机关内部人员开放信息，让其了解公开的国家文件和省内文件，提高业务水平和认知能力，这也是现代政府管理的基本趋势。档案资料不该总是蒙着神秘的面纱，应该行使其公共服务职能。

2.降低档案管理成本

传统的档案管理以纸质档案为主要载体，这种方式相对较为粗放，且档案资料对纸张和人力的消耗无疑是十分巨大的。大量的纸质资料需要巨大的空间进行存储，由于纸质资料的脆弱性就需要工作人员极其细心地对纸质档案加以保护，这无疑会增加档案管理的经济和人力成本。通过对档案实现数字化，依托计算机系统进行管理，资料的存储载体变成了硬盘或者是网络，能够最大程度地节省档案资料存储空间和人力资源，极大地减少了档案管理的成本。

二、事业单位档案管理数字化转型的路径

1.优化安全保密举措，消除安全漏洞

①应改进档案安全设施的配置。加快信息技术软件和硬件安全设备的现代化，重点改进和增强存储系统、防火墙、防病毒系统等，并建立自上而下、点对点的安全备份系统。加强网络隔离方面的技术变革，实施三重网络隔离，主要是在局域网、政府网络和外部网络之间实施系统隔离，以避免漏洞，并在政府网络和互联网之间实施逻辑隔离。加强局域网的安全系统，如识别和密封墙，以确保机密信息与外部网络完全隔离，并在技术层面全面巩固信息安全基础。②优化安全管理体系。重点是加强设备管理、操作员、数据分析、管理权力、应急支持等，并在档案创建、收集、存储和使用方面严格执行安全和保密管理规定。其中包括档案信息系统管理人员、档案管理人员、安全管理人员；数字档案的中央网络可通过真实姓名访问，所有员工、终端和设备必须获得相应授权才能访问该系统；纸质档案数字化外包项目要严格执行安全管理制度，并接受第三方监督检查。③应加强措施的日常监测和执行。指派一名专人定期检查机房和设备，及时解决错误和问题。需要备份所有档案数据，并定期进行紧急演习，以模拟各种网络和信息安全事件，从而防止和快速应对网络安全事件。

2.构建档案数字化管理体系，提升档案管理服务效能

①构建并健全机构的档案数据管理平台，促进数字档案连接到云服务器和实体存储。在对纸质文件进行数字化后，应该连接到服务器，并进行备份。②由于该工作的开展，将文件的内容进行了数字化，需要大量技术把档案内容拆分成数据格式，并根据某种逻辑关系整合、处理，最后达到预期结果。资料的数字化仍需改进档案内容的开发，从大量文件中提取需要的关键信息，并自动集成和连接系统。③探索基于大数据的个性化、精确的服务模型。为了确保用户的隐私和安全，分析用户的搜索习惯、关键词、搜索频率等信息，绘制“用户文件”满足用户需求。④需要提供详细的指导服务。经过长期积累，将会产生大量用户数据，这也可以帮助管理层全面审查文件编制和使用情况，制定有针对性的服务管理战略，以提高效率。

3.构建数字化档案管理平台

①确定档案数字化建设时间表，将建成档案数字化平台作为既定目标，倒推档案数字化时间进程，并要求各方面拟定出相关的工作方案。②加强档案数字化平台的架构设计，围绕着保证该平台的实用性、共享性、安全性和可靠性进行优化完善，力求以最先进的档案系统化、智能化的操作软件、简洁的平台界面设计来满足用户需求，保证各种档案模块功能的有效性，并进行必要的权限配置，以最大程度地体现档案数字化系统的应用价值。重点保证档案信息系统的安全性，完善档案信息的防控系统，加强档案数字化全过程的监管。数字化档案管理平台应当具有丰富的接口，可以连接OA、ERP和HR等系统，支持网络端数据100%自动进入数字化档案系统。

4.大力推动档案技术的更新

事业单位应当高度重视档案技术的开发，把工作的重心放在依托新技术开发特色档案方面。①事业单位应当在现有纸质档案数字化的基础上，重视加强图片、视频和音频档案建设工作，积极构建特色档案数据库，同时加强业务部门的紧密联系，开发数字智能归档技术，满足行业档案数字化的现实需要。②加强档案数字化权限控制，尤其注重合理分配档案系统的使用访问权，开展好档案用户的加密管理工作，在系统开放的同时保证档案的信息安全。只有完善档案安全体系，采用严格的防控措施，才能实现档案信息共享。

5.加大人才培养力度

人才是管理工作的执行者和根本影响因素，数字化管理需要专业的技术人员和管理人员，应加大相关人员的培养力度，提高专业技术水平，建立一支综合素质过硬的档案管理队伍。①应从当前的发展现状和管理人员水平出发，制订和完善培养及招聘计划，可以通过人才交流、招聘等多种方式引进专业人才，在招聘时提高招聘标准，做到严格选拔，对其从业资格、职业素养、创新能力等展开综合评估；②要优化管理人才的培养，通过定期培训、交流互动、自主学习和规模化授课等多元化培训方式完善人才培养路径，通过资格评估、内部活动、课题研究等方法提升专业性；③建立科学的管理团队，根据档案管理工作匹配工作人员，明确工作职责，发挥工作人员的管理和辅助功能，积极配置管理资源，组建专业素质和创新能力均较高的队伍，整合管理资源，推动档案数字化管理工作顺利开展。

6.实现档案资源的整合与共享

事业单位员工可以根据自己的实际需求，个性化档案工作管理需求，点击链接进入新的事业单位档案链接，获取更多与自己日常工作有关的信息，及时找到事业单位档案管理信息资料来源，以及相关的其他事业单位档案信息。事业单位档案管理资源信息化平台建设要全面整合事业单位档案资源，建立信息化的档案共享管理平台，根据员工的工作岗位和实际工作管理内容，设置相应的档案访问管理权限。在没有经过主管机关许可的情况下，员工可以在自己的职权范围之内查询文件，从而达到了档案信息的共享。 

三、结语

档案数字化管理是移动互联时代档案管理工作的主要发展趋势，事业单位应当优化档案管理工作规划，明确档案数字化建设工作的重点，全面加强档案数据信息存储，重视开发和丰富档案数据信息系统的功能，形成智能化档案管理平台，从而提升档案数字化水平，满足档案信息共享需求。

参考文献：

[1]孟杰.档案数字化背景下加强档案管理工作的路径探讨[J].兰台内外,2023(32):1-3.

[2]张晓晨.档案管理数字化转型的路径初探[J].档案天地,2023,(04):58-61.