浅谈信息公开背景下政府档案管理存在的问题及优化策略

浅谈信息公开背景下政府档案管理存在的问题及优化策略

石晓艳

内蒙古兴安盟扎赉特旗巴彦高勒镇党群服务中心  内蒙古兴安盟  137615

摘要：为了方便对居民进行管理，地区政府会对管辖范围内的居民信息进行登记，并整合装订存档，形成个人档案。如果有居民需要查看档案，就必须按照相关规定办理手续，经过审批后方能查看。在信息技术应用日益广泛的背景下，信息的公开程度越来越高，政府档案管理人员要积极利用现代技术手段来优化档案管理流程，以提高管理效率和服务质量，让信息更加便捷地为公众所用。然而，现实的档案管理工作中存在着诸多问题，与信息公开的要求不相符合，本文基于对这些问题的分析，提出几点优化管理策略，旨在推动政府档案管理水平的提升。

关键词：信息公开；档案管理；问题；优化策略

档案作为记录个人生活、工作和社会关系的载体，承载着重要的信息和价值[1]。政府作为信息的管理者和保护者，承担着维护档案安全、保障居民权益的责任。随着信息技术的快速发展，个人信息的公开程度越来越高，而在这一背景下，政府档案管理面临着新的挑战，需要着手解决档案开放程度不高、管理方式落后等问题，以适应信息化时代的要求，不断提升档案管理效率和质量，确保档案能够安全、合理地为公众所用。

一、信息公开背景下政府档案管理存在的问题

（一）档案信息缺乏开放性

在我国的很多地区，政府档案馆是半封闭的，其中保存的许多公民的档案数据并不对外公开，因而通常很难获取到。并且这些数据不会实时被更新，其中的信息通常都比较陈旧，无法有效利用。档案馆的开放程度不高，即便处于开放状态，时间也非常短，这就给需要使用档案的人带来不便，使得他们无法及时获取所需的档案信息。尽管现代信息技术可以提供更高效的工具和方法来管理档案，但是公职人员仍然停留在传统的管理方式上，这不仅影响档案管理效率，对于档案的开放性也有很大的影响，使得信息技术无法被有效运用于档案管理中使得档案信息的获取更加便捷[2]。

（二）档案管理部门职权过大

为了确保档案安全、合法使用，政府机关及档案管理单位通常会对档案的审批和调取设定一定的规定和流程，社会公众在进行档案调取时，需要提供相关的申请材料和理由，并经过相关部门的审批才能获取档案。在许多国家，包括中国，政府制定的法律法规在保护国家安全和隐私的同时，限制公众对政府信息的获取。虽然在相关法律法规下，档案管理部门保护档案控制权有其合理性，但公众对政府信息的获取权利受到限制，可能会导致信息不对称、权力滥用以及公众对政府的监督困难等问题。档案管理部门在工作中的职权较大，档案管理工作的相关流程、决策以及处理方式缺乏透明度，会导致公众对档案管理工作的过程和结果产生疑虑，也难以监督和评估档案管理工作的质量。而且因为信息不公开、信息途径获取受限，使得公众的被动性非常强，在需要调取档案信息时存在非常大的困难。

二、信息公开背景下政府档案管理的优化策略

（一）提高档案信息开放程度

地方政府应该制定相关政策，鼓励适当的档案信息公开，让公民了解自己的档案信息，以及政府如何管理这些信息。而在提高开放度的同时，地方政府也需要确保公民个人档案信息的安全性和隐私保护，采取必要的措施防止信息泄露和滥用。政府档案管理部门的人员应该关注社会公众需求，努力为他们提供高效、便捷的服务，同时不断对档案管理模式进行优化，提高工作效率。为此，可建立健全的档案信息公开制度和流程，制定信息公开政策和标准，明确哪些信息可以公开、公开的方式和途径以及公开信息的周期等，并建立在线平台或者专门的信息公开窗口，提供便捷的途径供公众查询和获取信息。同时，针对之前档案管理工程中存在的问题，相关人员要进行认真总结和分析，找出问题原因所在并进行适当的工作调整，对工作内容进行合理规划，确保今后的档案管理工作能够有更加顺利的开展。

（二）改革与完善档案管理制度

地方政府应充分考虑社会发展的需求，对政府条例中的具体规章制度进行整理归纳，制定出能够切实保障档案管理工作顺利进行的规章制度。在进行档案管理制度改革时，应该从实际情况出发，重视听取群众的意见，特别关注解决群众在调取档案方面遇到的困难。政府应该与民众进行有效沟通，向他们传达最新的法规和制度信息，让民众了解相关规章制度，增进对政府工作的理解和支持，从而提高档案管理工作的质量和规范性。与此同时，应该积极向公众公开信息，提升信息的透明度，定期对档案信息进行更新，以确保档案的完整性和准确性。

（三）建立现代化档案管理系统

如今，我们处于信息化时代，信息技术在社会生产、生活的各个领域得到了广泛应用，在政府档案管理工作中，建立现代化档案管理系统至关重要，这种系统不仅能够帮助档案管理部门更好地管理、保存和利用档案信息，提高工作效率，还能够为人民群众提供更便捷的档案查询服务[3]。这就要求相关工作人员不要局限于自己熟悉和舒适的工作领域，而要主动探索和学习新的工作方式和技能，积极利用互联网和数字化技术来改进档案管理工作，对档案调取的审批流程进行简化，以便社会公众能够更方便地对档案进行调取。同时，还要积极推广和宣传现代化档案管理制度，通过适当的宣传活动，增加公众对现代化档案管理模式和理念的了解。现代化档案管理系统的建立主要是为了确保档案的有序管理、保存和利用，以更好地服务社会公众和满足政府机构的需求。

总之，政府在公众档案管理中承担重要责任，努力做好这一方面的工作不仅是为了维护公共利益和社会秩序，更是为了构建一个开放、透明、负责任的治理体系，促进社会的可持续发展和进步。通过透明、高效的档案管理，能够增强公众对政府决策和行为的监督能力，同时，公众也能够更便利地获取所需信息。然而，在信息公开的背景下，政府档案管理工作还存在诸多问题，为了提高档案管理效率、为公众获取信息提供便利，需要进行档案管理工作的改革，提高档案信息的开放程度，完善档案管理制度，建立现代化的档案管理系统。

参考文献：

[1]苏碧莹.政府信息公开背景下档案开放利用研究[J].办公室业务,2020(10):79-80.

[2]刘鹤.信息公开背景下档案管理制度优化分析[J].中文信息,2021(9):16-17.

[3]訾琳溁.信息化背景下档案管理工作存在的问题及对策建议[J].兰台内外,2021(29):49-51.