信息化时代档案管理与服务模式创新研究

信息化时代档案管理与服务模式创新研究

赛特尔汗·夏木斯伊提

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摘要：现如今，在信息化时代，档案管理的质量对其运营和发展至关重要。然而，随着信息的快速增长和电子档案管理的兴起，档案管理面临着诸多挑战。因此，加强对国有企业档案管理质量的研究和讨论具有重要的实际意义。本文旨在探讨如何提高信息时代档案管理质量的途径，包括技术手段和方法、组织和管理措施，以及质量评估和监督机制，为档案管理提供可行的解决方案，推动档案管理质量的持续改进。

关键词：信息化时代;档案管理;服务模式创新

引言

档案管理信息化作为一种重要的管理手段，已经成为现代档案管理工作的必然趋势。随着信息技术的不断发展和应用，档案管理也在逐步向着数字化、智能化方向发展。档案局作为档案管理的主要机构，在推动档案管理信息化方面发挥着重要作用。基于此，文章对档案管理信息化在档案管理中的发展趋势展开分析，以明确其在档案管理工作中的作用和意义。

1培养人才和完善设备设施，提高信息化水平

在信息化时代，为了提升档案管理的信息化水平，需要注重培养人才和完善设备设施。在人才培养方面，要重视档案管理人员的专业素养和信息化技能的提升，如采取定期举办专业培训课程的方式，使档案管理人员掌握最新的档案管理理念以及数字化处理、信息分类与检索等技能，还应加强与其他行业或领域的交流合作，引进具有丰富经验和创新思维的优秀人才，为档案管理团队注入新的活力。在设备设施完善方面，应积极引进先进的档案管理设备设施和技术，如引入最新的数字化扫描设备，将传统纸质档案转化为电子档案，便于存储、检索和共享。利用云计算、大数据等技术构建档案管理信息系统，实现档案的在线管理、远程访问和智能分析，提高档案管理效率。利用人工智能技术实现档案的自动分类、识别和整理，减轻档案管理人员的工作负担。利用物联网技术，对档案存储环境实时监控和调节，确保档案能够安全保存。

2完善档案管理制度

为进一步提升档案管理的规范性，要注重档案管理制度的持续完善，在宏观管理制度设立的基础上，单位还应该针对各个类型档案工作的实际需求对管理制度作进一步的细化，以制度的形式对各个环节档案工作的开展提供指引，促使每一环节的档案工作都能够规范而高效地进行。比如，对于生态环境保护综合行政执法队而言，在针对档案管理工作作出宏观规定的基础上，以制度的形式进一步明确信访档案、法规科案卷档案的处理流程，还要在制度中对档案工作者作出责任划定。通过管理制度细节方面内容的完善，促使档案工作者在每一环节工作的开展中都能够做到有据可循，针对各项档案信息的处理，减少工作中的随意性，使单位内部每一环节的档案管理工作更加规范。还要进一步强化监督管理制度的构建，针对新阶段档案工作的开展，在制度中可以分为常规性监督、机动式监督、专项监督等。常规性监督工作的实施，是对工作人员的常规性档案管理工作进行监督，从中查找工作人员档案管理行为的不规范之处，在发现问题后督促相关人员及时改进。机动式监督则是对档案工作人员进行随机抽查，使档案工作人员在档案管理中时刻保持警醒并严格约束自己的行为。专项监督工作的开展，则是设立专门的监督小组，针对档案管理中的特定问题开展系统调查，如档案信息丢失问题。通过上述多种监督方式的相互协调，逐步构建起更加完善的监督体系。另外，围绕档案工作的开展还应该建立评估制度，借助工作评估及时查找档案工作中的漏洞并予以改进。在该项制度的具体实施中，档案管理部门要能够以“档案工作是否达标”作为核心评价指标，随着管理工作内容的调整，评价指标也应当作出适当的调整。比如，围绕档案信息的整理，所设立的评估指标应当是“整理的档案信息是否完备”；在档案信息化管理中，要以“是否利用信息技术提升了档案工作创新效果”作为评价指标；在团队建设中，要以“是否通过团队建设提升了档案工作效果”作为评价指标。

3强化档案信息化管理安全意识

在数字化时代，档案信息包含大量敏感数据，因此，全员都需要深刻理解信息安全的重要性。在档案管理中，可以组织专题讲座、网络安全知识竞赛等形式，帮助工作人员深入了解信息安全的实质，从而更有针对性地增强其安全防范意识。同时，强化安全意识也需要将安全理念融入档案信息化管理的全过程。从系统设计到日常操作都应考虑信息安全的因素。高校档案管理可以建立健全权限管理制度，确保每位工作人员仅能访问其所需的信息，从而降低内部信息被泄露的风险。另外，要加强对外界网络攻击和病毒侵袭的防范，建立完善的网络安全防护体系，及时发现并应对潜在的威胁。通过定期的系统安全检查和漏洞修复，高校能够提高系统的抗攻击能力，保障档案信息的完整性和保密性。引入先进的安全技术也是强化档案信息化管理安全意识的关键。

4内部审计与监督机制的建立。建立内部审计

与监督机制是提升档案管理质量的重要途径，对于确保档案管理工作的规范化、高效化具有重要意义。通过内部审计，能够及时发现和解决档案管理中存在的问题和漏洞，提升管理水平，降低潜在风险，确保档案信息的安全性和完整性。通过对档案管理流程、制度执行情况、风险控制等方面进行全面审查，内部审计能够帮助建立起更加完善、高效的档案管理机制，提高档案管理的规范化水平和工作效率。通过对档案管理人员的行为进行监督和评估，可以及时发现并纠正不当行为，确保档案管理工作的廉洁、透明，提高管理效能。可以借鉴先进的内部审计管理理念，结合信息技术手段，建立健全的档案管理内部审计制度，推动国有企业档案管理质量的不断提升。通过建立健全的内部审计与监督机制，能够更好地保障档案信息的安全性和完整性，提高档案管理的规范化水平和工作效率，推动档案管理工作朝着更加健康、可持续的方向发展。

5定期考核与评估

档案管理服务模式创新离不开定期考核与评估，目的是及时发现短板和不足，为调整和新一轮创新提供依据。首先，要设定明确的考核与评估标准。这些标准应该包括档案管理的规范性、信息化水平、服务质量等多个方面，并确保标准具有可操作性和可衡量性，以便客观、公正地评价档案管理工作；其次，要建立定期考核与评估机制。可以规定每季度或每年开展一次全面的考核与评估，以确保对档案管理工作的持续监督和改进。在考核与评估过程中，要充分利用信息化手段，如电子档案系统、数据分析工具等，提高考核与评估的效率和准确性；再次，要注重考核与评估结果的反馈与利用。考核与评估结果应及时反馈给档案管理人员，以便他们了解自己的工作表现及存在的问题，从而有针对性地改进；最后，要持续完善考核与评估体系。随着信息化时代不断发展，档案管理服务模式也需要不断创新，只有这样才能确保档案管理服务模式与时俱进，使创新成果切实发挥应有价值。

结语

综上所述，档案管理工作的科学实施有着非常深远的影响，因此要对该项工作进行准确定位，主动分析该项工作中的不足之处，并从多角度入手针对性予以改进和完善。通过多方面努力，使档案管理漏洞得到弥补，进而真正发挥档案管理的实际作用。

参考文献

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