某建筑企业合同范本管理体系构建初步研究

某建筑企业合同范本管理体系构建初步研究

李咏

中国航空规划设计研究总院有限公司

摘要：在企业构建统一规范的合同范本管理体系，是现代企业经营管理活动中一项重要举措。通过对某建筑企业的合同管理现状进行分析，针对建筑企业的行业需求，提出构建一套统一、规范的合同范本体系，并对合同范本管理体系的构建提出若干思考，以期在某建筑企业逐步构建起合同范本体系并推广应用，让合同范本管理体系为某建筑企业创造更大的价值。

关键词：建筑；合同；范本

现代企业中几乎所有业务都会涉及到各式各样的合同，且企业大多数的法律纠纷都或直接或间接地与合同签订或履行中的某些条款有关。合同管理在现代企业的经营活动中显得尤为重要，是企业开展经营管理不可或缺的工具，而编制人员的差异、企业的具体情况不同等因素使得合同质量良莠不齐。为更好规避合同相关法律风险，国内外很多大型企业已建立起自己的合同范本体系。而某建筑企业目前尚未建立相关的合同范本管理体系，本文将通过分析某建筑企业合同管理现状及工程建设领域特定的合同需求，对某企业合同范本管理体系构建提出一些不成熟的建议和思考。

一、构建合同范本管理的重要意义

（一）我国建设工程行业合同范本情况

合同范本是根据相关法律法规由有关单位事先拟定的对平衡当事人权利义务关系起到示范作用的合同文本。我国向来积极鼓励和支持建立合同范本，从1990年10月1日起在全国逐步推行经济合同示范文本制度。我国建设工程行业推行合同范本工作起步较早，出台的示范文本也较多。早在20世纪90年代，我国就开始施行建设工程合同示范文本制度。1991年发布《建设工程施工合同（示范文本）》《建设工程委托监理合同（示范文本）》；1999年发布《建设工程施工合同（示范文本）》;2011年发布《建设项目工程总承包合同示范文本（试行）》;2011年发布《中华人民共和国标准设计施工总承包招标文件》（2012年版）;2013年发布2013版《建设工程施工合同（示范文本）》；2017年发布《标准设备采购招标文件》《标准材料采购招标文件》《标准勘察招标文件》《标准设计招标文件》《标准监理招标文件》；2020年发布《建设项目工程总承包合同（示范文本）》。随着一系列建设工程领域示范文本的出台，对于规范我国建设工程市场、平衡有关当事人的合同权利义务关系、公正地分配风险和责任、减少合同纠纷具有非常重大的意义。

（二）某建筑企业合同管理现状

某建筑企业经营范围主要涵盖勘察、设计、咨询、施工、监理等建设工程领域全价值链业务，其合同特点一是数量大，平均每年产生合同协议约5000份，就合同审核而言，相当于每月要审核400多份合同，数量不可谓不大；二是领域广，其日常合同类型主要包括：设计咨询合同、工程总承包合同、设备总承包合同、工程分包合同、勘察合同、管理类合同等；三是法律关系较为复杂，因建设工程领域法律关系往往涉及发包人、承包人、分包人、农民工、地方政府等多方主体，各方权利义务和利益交织，导致合同法律关系较为复杂。

某企业在多年的合同管理实践中，通过合同法律审核发现合同文本中存在的一些共性问题，主要表现在以下方面：

1.关键条款缺失。如：合同相对方的违约责任条款缺失，导致在合同履行发生纠纷时将难以起到损失补偿或惩罚作用；解除合同条款缺失，导致某企业在对方根本违约时陷入被动；

2.关键条款的约定不够明确具体。如：成果交付、质量标准、通知程序等条款约定笼统而不明晰，导致相关权利义务无法确定；

3.某些条款的约定不符合企业利益。如：对履约保函性质的约定不利于某企业行使保函兑付权；未约定争议解决方式或约定对方所在地的司法机关，将不利于某企业仲裁或诉讼工作的开展；

4.对某企业违约责任未设定上限。如：设计合同中，对公司工期、质量违约责任未设置如“违约金承担不超过合同金额的10%” “损害赔偿不超过设计人所投设计责任保险的实际赔付金额”，导致可能承担预期之外的损失；

5.补充协议的形式和内容不符合要求。签订补充协议时，应具备补充协议特有的形式及内容标准，而实践中往往五花八门，很不规范。

究其原因，主要在于某企业的合同文本不统一，使得一些关键条款或缺失或约定不明确或约定不利于本企业，加上合同起草人法律意识不强，导致保留一些明显不利于某企业的条款，造成合同文本质量不高，为合同履行埋下风险隐患。

（三）合同范本管理体系构建的必要性

企业合同订立时应尽量采用统一的合同示范文本。使用合同范本的优点很多，主要可归纳为：一是合同范本内容详尽、条款完备，可助不熟悉法律和专业知识的合同当事人减轻撰写合同条款的负担，节约谈判成本；二是合同范本可有效杜绝出现显失公平的条款；三是当事人按照合同范本签订合同，可避免合同条款出现矛盾和歧义。

反过来看，企业如未建立合同范本管理体系，不规范的合同给人不规范的印象，影响企业对外形象，且在提交企业内部部门会签时审批效率不高。此外，建设工程领域专业性很强，如果没有一套比较完善、可参照执行的合同范本体系，导致合同内容不完整，对合同当事人的责任规定不明确，为工程项目出现纠纷埋下隐患，不利于某企业经营活动的开展。

因此，在某建筑企业构建起符合企业业务需要的统一的合同范本管理体系势在必行，意义重大。一来构建合同范本管理体系支撑主营业务发展，是依法治企的内在需求；二来给企业业务部门在谈判和合同签订中提供规范的工作指引和业务标准，提高合同文本管理质量；三来将符合企业利益和特点需求加以固定，使合同文本标准化、规范化、系列化，将有效提高合同的法律审核效率。

二、全面构建某建筑企业合同范本管理体系

（一）基本原则

1.紧密围绕企业主营业务。合同范本应始终服务于企业的中心工作和经营活动，应充分结合本企业的具体业务实际需要来设置合同条款，体现出与本企业的业务相关性。

2.以国家示范文本为基础。前文所述建设工程领域国家已颁布了一系列示范文本，其对建设工程主体权利义务的分配是符合我国建设工程行业惯例的，因此尽量以国家示范文本为基础制定。

3.内容形式应合法合规。合同范本的内容、形式应符合国家法律法规和企业规章制度的规定，避免因违反法律、行政法规的强制性规定导致合同无效或违反企业的合规要求。

4.条款设置要有较强的可操作性。合同条款不仅应全面完整，还应在某些条款设置“范例”、“条文注释”等具备示范、解释、说明功能的内容，以便使用。此外，在合同范本外编写一份使用说明，与合同范本配套使用，增强其可操作性。

5.以有利于企业利益为出发点。企业的合同范本应立足于企业根本利益，区分企业在不同合同中所处的合同身份，设置有利于本企业的合同条款。在法律允许的范围和程度内，合同范本应倾向性地保护本企业利益。

6.体现规范性、统一性和严谨性。合同范本为本企业通用的示范文本，应保证合同范本具备格式、谋篇布局、条款上的规范化设置；各类型合同范本应保证风格的一致性；合同条款的措辞、用语都应符合专业合同标准，杜绝出现断句、口语化、错别字等不规范、不严谨的错误。

（二）合同范本的具体编制

1.合同范本的整体结构

根据国家出台的建设工程合同示范文本，结合某建筑企业的业务实际情况，其合同范本整体构架建议由五部分组成：第一部分为封面；第二部分为目录；第三部分为正文；第四部分为附件；第五部分为使用说明。

2.正文的结构

根据合同性质的复杂程度，正文结构可分两类：

（1）单一结构。对内容相对简单的合同，采用单一合同文本，即整个合同通篇构成，不分篇章和章节。

（2）三段式结构。对内容较为复杂的合同，如工程总承包合同、建设工程设计合同等，采取三段式合同文本，即合同正文由“协议书、通用合同条件、专用合同条件”三部分构成。

“协议书”是合同的总纲性条款，是结合工程特点填写的合同当事人主要的权利义务条款，起到提纲挈领的作用。“通用合同条件”是国家在广泛总结国内建设工程实践中的经验教训编制的规范合同当事人履行合同义务的标准化条款，建议在使用时不作任何变动。“专用合同条件”是结合项目实际情况对通用合同条件原则性约定的细化、完善、补充、修改或另行约定的条款，合同当事人可根据不同项目特点，通过双方谈判协商对专用合同条件条款进行修改补充。

3.合同范本的形式特点

某建筑企业合同范本在形式上较为突出的特点是对合同条款加入了范例、条文注释和使用说明。

范例是在合同条款需要填写内容的横线处添加建议范本使用人员填写的示范。如在违约责任条款中，“建设单位逾期付款应按______支付违约金”。在此横线处，添加“[范例]合同签约价的千分之二/天”，就是站在企业角度设置的有利于企业的条款约定，可作为范本使用人员的填写参考。条文注释是在某些关键条款下用以解释、说明、提示的文字，是对该条款的编制依据、原因及使用方式做出的说明和解释。如在某些条款下特别提醒企业在合同履行中应注意哪些证据需要保留，或是解释某些专业术语等。使用说明则是在合同文本外所附告知使用人员如何使用合同范本的专门文件，包括介绍合同范本的组成、性质、适用范围及使用注意事项等，应与合同范本配套使用。

范例、条文注释和使用说明都是为便于合同范本的使用者更好使用，更好理解范本条文，更好实现对合同范本的操作。此外，范例和条文注释在正式签订合同时，应当被范本使用人员删除，其仅作为指导和引导范本使用人员填写合同文本使用。而使用说明本身不在正式签订的合同文本中，应作为增强范本操作性而与合同范本配套使用。

（三）合同范本的编制、管理流程

合同范本的编制应由企业法律人员、合同管理人员、财务人员、项目经营人员等共同参与。建议编制、管理流程如下：

1.策划立项。由合同范本管理部门在收集、整理、调研、分析具体合同的签订和履行情况后，提出合同范本的编制立项，并上报公司主管领导，对立项进行审批，纳入年度范本编制计划；

2.范本编写。由合同范本管理部门组织编写具体合同范本，确定编制范围、种类和目录清单，统一格式框架，在此基础上开展具体的合同范本编写，形成合同范本初稿；

3.审查修改。召开合同范本评审会，组织项目经营人员和财务等人员参与，部署审查分工安排，对合同范本初稿进行审查修改；

4.上会发文。按企业内部程序，通过决策会议，对合同范本的主要内容进行讨论。经审核通过，由合同范本管理部门正式行文，并在企业园区网上公布；

5.推广使用。将合同范本在企业内进行推广，如召开宣贯会、培训等方式，组织项目经营人员参加，讲解合同范本的应用意义、使用要求等，要求各部门在签订合同时优先使用；

6.统计分析。对各部门合同范本使用情况进行动态管理，定期对进行数据汇总和统计分析，收集各部门使用中存在的主要问题及意见建议，每年度进行合同范本使用情况的总结。

三、构建企业合同范本管理体系的思考

（一）分重点分阶段持续推进完善

构建企业合同范本管理体系是一个循序渐进、长期推进的过程，不可能一蹴而就。因工程建设领域内项目复杂，合同类型繁多，构建合同范本管理体系就显得尤为庞杂。只有区分重点，首先编制与企业主业密切度最高、最易出现风险以及最常用的合同范本；其次编制其它主业类合同；最后编制管理类合同。只有通过区分重点、分阶段开展编制工作，才能避免眉毛胡子一把抓，有条理有体系地不断扩大合同范本的枝蔓，力争做到全面涉及、广泛覆盖。同时，每年还应根据市场经营环境变化、法律法规政策修订等情况，对合同范本进行修订、改版、升级，形成持续提升的良性循环。

（二）把握好合同范本使用的统一性和灵活性

合同范本具有统一性，但对于违约金额度等类似条款的填写，合同经办部门作为直接参与谈判的主体可具有一定的自由裁量权，便于实际操作。要注意加强合同经办人员与法务人员的沟通联系，征求专业意见和建议，增强合同范本与实际使用部门的契合度。

（三）建立合同范本的信息化系统

编制合同范本后，应将其纳入合同管理信息化系统，实现合同网上起草申报、审查审批、履行管理、数据统计、分析汇报等功能。通过将合同范本嵌入合同版本选择环节，默认使用合同范本，如不选择合同范本，应填写合理原因。选择版本后，由合同经办人员填写合同具体条款，再由法律、财务部门等线上审查。通过信息化系统，实现企业合同范本的动态管理，实时掌握合同范本使用情况，便于进行数据统计、分析，形成全面详实的汇总报告。

结束语

在现代企业经营管理活动中，合同范本管理体系作为一项专业性强、技术要求高的管理工作，其重要性和必要性已经日益显现。一个良好的合同范本管理体系不仅能提高合同文本质量，还能起到预防风险、极大维护公司利益的作用。由于本课题的研究尚处于初步阶段，笔者对编制企业合同范本管理体系的认识还较为粗浅，相关标准和使用效果还有待进一步论证以及实践检验。笔者将持续进行实践研究，不断丰富和完善建设某建筑企业合同范本管理体系，让合同范本管理体系为某建筑企业创造更大的价值。

参考文献：

[1]《中华人民共和国民法典》（2020年5月28日十三届全国人大三次会议通过，自2021年1月1日起施行）

[2]李建中，贾俊玲.合同管理与合同示范文本[M].北京:国家行政学院出版社，2011

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