中国铁路上海局集团有限公司南京房建公寓段办公室 助理经济师 210000
摘要:合同管理是铁路合规管理的重要手段。在铁路合同管理过程中,很容易忽略的关键环节—合同的履行。本文分析合同履行管理中存在的问题,并对强化合同继续履行提出了具体建议。
关键词:合同管理 合同履行
1.引言
合同履行是合同管理非常重要的环节,但很容易被忽视。在对合同的履行监管中,合同经办部门及责任人应该加强对合同的监管并对其负责,发现不能履行或不能完全履行的合同,应该及时与对方进行沟通商讨,调解不成功的可以提出解除合同协议,并形成书面解除合同协议书,以备查用。合同对方完成合同的业务约定内容后,责任人需要编写合同履行的详细报告,履行过程中需要加强监督管理工作,形成完整的合同管理体系。
2.合同履行管理中存在的问题分析
随着高铁的迅速发展,铁路的合同种类和数量不断增多,但是合同履行管理还存在一些不足。一是合同签约监管不力,不能及时督促对方按合同履行其义务,企业的合法权益没有得到保障。二是没有很好地实行信息反馈,如不重视合同随附义务的履行,在质保期内发现质量问题,不及时向对方反应。对于超期履行和未履行完毕的合同不能及时解除,而是采用想当然的方式履行,将自己至于不利位置。三是合同文本不能妥善保管。合同履行过程的文本、合同履行过程中处理形成的相关文书,变更手续、费率调整等保存记录不全。四是合同管理信息系统信息录入不完善,合同签约的前期资料只能通过主动搜集,在合同管理系统中合同管理员对于前期和后期履行的差异被动掌握。五是对合同履行的效果缺乏系统的评价,对问题合同后续不能采取有效的措施进行处理。
3.加强合同履行管理的措施
3.1加强合同管理的基础建设
3.1.1规范合同文本。规范标准文本,即使没有标准文本也要对文本做出限制性的规定:合同基本条款都应该具备;合同的标的物、合同金额;合同要求达到的效果、采用的发放;交易地点、结算形式等;合同行文思维逻辑严密,切不可用出现有歧义的语句;交代清楚违约责任及赔偿方式,在合同草拟完成后还要仔细检查。
3.1.2合同管理专业人才培养。随着法治化建设的不断加强,站段客观上存在许多有关法律和合同管理的事务,合同管理人员要履行合同赋予的职责。合同管理人员应该具备较强专业知识,熟悉合同管理基本流程和重点。合同管理人员在有条件的情况下,应考取“司法资格证”或“企业法律顾问执业资格证”。
3.1.3建立科学的合同履行管理制度。科学管理,首先要制定并完善相关管理制度。使合同履行管理工作有据可依,有标准可遵循。合同履行管理制度、至少应当包括合同管理实施细则,合同分析报告制度、合同履行报告反馈机制、合同异常标准等从而形成系统化的合同管理制度体系、并坚决贯彻制度的实效性。
3.2规范管理档案台账
一是对照规章签订合同后,合同的经办人员移交合同文本及其他资料给合同管理人员进行保管,对已生效合同进行统一编号进行登记,建立起永久性的合同档案。档案的内容主要应该包括:合同的审核表、合同文本及相关资料(财务概预算、中标通知书、会议纪要等;合同对方的资格证明文件、相关票据复印件、文电资料)、合同履行情况的记录等。二是建立并健全合同管理台账,以备查找数据,合同管理情况应该真实完整的记录下来,保存形式以纸质版本和电子版相同步,以便随时按主题检索查找。主要记录当事人、合同书、产生纠纷情况以及存在的主要风险等。
3.3加强资金运作和财务管理
资金结算是合同风险发生的主要环节。降低合同风险最主要的手段是实行科学的财务管理。因此,建立起一套科学完整的财务核算体系。首先、各主管部门应该同时对合同进行验收并签字确认,如生产部门、财务部门等,然后财务部在得到各部门审批之后才能付款;其次财务部门负责人、主要领导等,有责任有义务建立起较为完善的、防范合同风险管理的框架体系,从而有效防范合同风险。
3.4加强对合同履行的考核评价
对合同履行的效果进行考核评价,主要是看对合同约定内容的完成情况,可以从横向和纵向两方面分析合同履行效果:横向来分析,包括合同各个要素的达成情况。针对履行过程中易发生纠纷的情况,合同具体承办部门应指定专人负责跟踪合同的履行情况,同时合同管理人员也应加强对合同履行的监督管理,并将此项工作与绩效考核挂钩。纵向来分析,一是合同履行的每个阶段的效果评价,二是合同履行完成后的最终效果评价。
3.5强化信息技术在合同管理中的管理
优化合同管理系统,利用合同管理模块,使合同管理人员通过平台整合所有的资源,领导层能够迅速掌握单位合同的工作进展,合同风险能够明显的降低,大大提高对各基层单位的监督。严格基层单位合同的签订、履行工作。抓住合同签订、履行过程的三个关键环节,加大对重要关口的监管力度。一是严把资信调查关。重点加强合同对方为路外企业的资信考察,特别是对初次合作,合同标的额较大,对方企业状况知之甚少的路外单位从严调查;二是严把法律审核关。严格坚持两级法律审核制度,加大法律审核的力度,提高法律审核的质量;三是严把合同履行关。加强对租赁、工程承包等合同履行的跟踪管理,严格监控对方合法、规范地履行合同义务。
3.6加强培训,提高合同管理人员素质
一是抓学习,应该加强对《民法典》合同编、《铁路合同管理办法》等相关法律法规的自主学习,熟练的掌握合同法律制度规定,提高依法办事的责任意识,为有效预防合同法律风险和不断提高合同管理的业务水平打下坚实的基础。二是抓培训教育,充分发挥合同管理人员的职能作用,应定期举办法律知识培训班,合同管理培训班等,采用“请进来,走出去”的方式让合同管理人员提高在合同管理工作中运用法律知识分析问题、解决问题的能力;三是抓宣传,加大宣传力度,利用会议、通报、日常法律法规问答小册等形式对专兼职合同管理人员广泛开展法律知识的宣传教育。
4.结语
合同管理作为铁路的一项重要的基础性管理工作,已经不再是简单的要约、承诺、签约等内容,而是全过程、全方位、科学化、现代化的管理手段,如何在生产经营过程中有效防范和控制合同风险,只有牢固树立合同法律意识,完善合同管理体制,创新合同管理手段,才能不断提高合同管理水平,更好地维护自身的合法权益。
参考文献:
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