基于大数据背景下工程档案管理工作探析

基于大数据背景下工程档案管理工作探析

刘婷

身份证429004198003010123

摘要：文章探讨在大数据背景下如何强化档案管理工作，以适应信息化、数字化的发展趋势，提高档案管理的效率和质量。在这个过程中，需要关注大数据对档案管理的影响，思考如何充分发挥信息技术在档案管理中的应用，如何应对信息爆炸时代带来的挑战。在档案管理中，大数据的引入不仅仅是对传统档案管理方式的一种改变，还是对思维模式的转变。在大数据浪潮中，强化档案管理工作将成为促使社会各项发展的关键一环，迫切需要对此展开深入的思考和研究。

关键词：大数据；档案管理；措施

引言

传统的档案管理主要依赖于纸质文件和人工操作，效率低下且易出错。而信息化的推动，使得档案管理可以借助电子技术和网络技术等现代信息技术手段来完成，大大提高了档案管理的效率和准确性。因此，本文旨在深入分析信息化背景下建设工程档案管理的现状，探讨其面临的挑战，并提出相应的提升策略。期望通过本文的研究，为建设工程档案管理的信息化提升提供有力的策略支持，推动其现代化和规范化的发展。

1大数据背景下档案数字化管理的价值体现

1.1实现档案管理流程的优化

传统的档案管理方式主要依靠人工进行档案的收集、整理、归档、检索和利用，工作效率较低，且容易出现档案丢失、损坏等问题。而大数据背景下档案数字化管理通过将档案资料转化为数字形式，实现档案信息的电子化存储、检索和传输，大大提高了档案管理效率。同时，档案数字化管理还可以实现对档案信息的全流程追踪。通过建立档案信息管理系统，对档案的查阅、下载、打印等操作进行记录，确保档案信息的安全使用。

1.2提升档案管理的便捷性

首先，档案数字化管理模式为提升档案管理便捷性提供了全新的范式。大数据背景下，海量的档案数据分散在不同的业务系统和部门，如何高效地管理和利用这些信息成为摆在档案工作者面前的挑战。通过档案数字化管理，可以将分散的档案资源转化为数字档案信息，实现统一的数据入口和平台管理。管理者和使用者只要通过简洁的操作界面就可以轻松地获取所需档案信息，避免了烦琐的信息检索过程，极大地提高了档案管理的便捷性。其次，大数据时代，人工智能、机器学习等先进技术的融合为档案管理带来了新的可能性。

2大数据背景下档案管理工作面临的挑战

2.1专业人才匮乏

档案数字化管理对人才队伍提出了较高要求，需要具备计算机技术、档案管理、信息管理等专业知识的复合型人才。然而，目前我国档案数字化管理人才队伍建设还存在不足，难以满足数字化档案管理的工作要求。一方面，档案数字化管理人才的培养体系不完善，难以满足实际需求；另一方面，档案数字化管理人才的流失问题严重，影响了档案数字化管理工作的持续推进。

2.2隐私安全问题

大数据项目通常涉及多个组织或部门之间的数据共享和传输。在这个过程中，存在数据被未经授权的访问或被截获的风险，档案管理需要采取加密和安全传输等手段来减轻这些风险。通过交叉分析可以识别出个体的身份，档案管理需要采取匿名化等技术手段，以保护个体的身份信息。对于敏感数据，档案管理需要实施有效的访问权限控制，确保只有授权人员能够访问相关信息。攻击者可能使用社交工程等手段，通过获取个人信息来欺诈或其他恶意活动。档案管理需要加强对员工和系统的安全培训，以减少社交工程攻击的可能性。不同地区和行业有不同的隐私法规和合规性要求，档案管理需要确保其工作符合这些法规，以避免法律责任和罚款。

2.3技术相对薄弱

档案管理的技术环节相对薄弱，主要体现在信息化建设不足。档案管理信息化的基础工作是从纸质档案转化为电子档案，这个环节的工作量较大，需要使用计算机、扫描仪等专业设备。一旦资金投入不足，设备采购环节困难重重，无法保证设备的性能和质量，在实际工作中经常出现故障，就会影响实际工作效率。同时，打造完善的档案信息化平台，要求档案管理人员熟练掌握计算机、互联网、数据挖掘等技术，部分档案管理人员的技术能力有限，对系统平台的操作不熟练，会影响档案数据的真实性。另外，软件、硬件在使用过程中，需要定期维护保养，一旦保养不及时、维护不到位，也会影响档案管理工作的开展。

3大数据背景下推进档案管理工作的思路和举措

3.1加强隐私保护

首先，制定明确的隐私政策是至关重要的。组织应明确收集、使用、存储和共享个人信息的原则，确保隐私政策符合法规要求，并向用户明示个人信息的处理方式。这有助于用户了解自己的权益，同时也有助于组织遵守法律法规，避免因违规行为而面临法律风险。其次，采用数据匿名化和脱敏技术是降低个人信息被泄露风险的有效手段。对于不需要直接关联个人身份的数据，通过技术手段对其处理，使其无法被识别出个人身份。这样可以减少个人信息被恶意攻击者利用的可能性，保护个人隐私安全。此外，加强数据安全措施也是必不可少的。组织应采用加密、访问控制、身份验证等技术手段，确保只有授权人员能够访问敏感档案信息。这样可以减少数据被恶意获取的可能性，保障个人信息的安全。

3.2加快技术设施建设

首先，档案管理数字化转型，在档案资料的分类、整理、存储、利用等环节，配置专业的硬件和软件。在硬件设施方面，以计算机、扫描仪等为代表，结合档案管理需求、特点，制订科学的设备采购清单，兼顾经济性和实用性。在软件设施方面，以互联网为依托打造档案管理信息化平台，不断拓展管理功能模块，发挥大数据技术的优势。其次，建立档案数据库，为档案资源的分析利用打下基础。档案数据库的建设，要结合档案资料的使用需求形成良好的用户界面，功能模块要完善，存储空间要充足。在档案文献检索上，充分利用人工智能技术，采用关键词查询、编号查询、时间查询等方式，提高检索效率。最后，加强顶层设计，实现档案资源信息互联互通。这就要求档案管理部门结合实际要求，提高档案资源的归集共享程度，实现数据应接尽接、共建共享，提高数据的匹配性、及时性，确保档案利用更加精准。

3.3加强培训和教育

人是建设和使用信息化系统的主体，没有良好的培训和教育，再先进的技术和系统也无法发挥其应有的作用。因此，对于档案管理人员，需要进行系统地培训和教育，使其掌握相关的知识和技能，理解并熟练使用信息化系统。同时，也需要对全体员工进行基础的档案管理和信息技术教育，让他们明白档案管理的重要性和信息化系统的使用方法。具体来说，培训内容应包括档案管理基础知识，如档案的收集、归档、存储、检索等；信息技术知识，如电子档案管理系统的使用，云计算和大数据的应用等；以及相关的法律法规和政策。

结束语

通过深入分析和思考，旨在为档案管理者提供有益的指导，帮助他们更好地应对数字化浪潮，推动档案管理工作朝着更为现代化、智能化的方向迈进。在大数据时代，档案管理不再只是历史的记录者，更是未来信息社会的智慧管理者。

参考文献

[1]冯海生.新时代食品药品检验档案管理工作创新对策研究[J].文化产业，2023，No.259（06）：4-6.

[2]张静.国有企业档案管理工作高质量发展路径研究——以陕西钢铁集团有限公司档案事业发展为例[J].陕西档案，2023（01）：51-53.

[3]杨文，姚静.档案学科建设与人才培养的数字转型——基于图书情报与档案管理一级学科更名为信息资源管理的思考[J].图书情报工作，2023，67（01）：99-107.