数字化技术背景下企业档案管理创新路径探讨

数字化技术背景下企业档案管理创新路径探讨

刘福军

呼和浩特市托克托县新营子镇综合执法局

内蒙古呼和浩特市010200

摘要：档案管理工作是事业单位的一项基础性工作，但其重要性不容忽视，其开展意义在于为企业保存各类数据资料，确保能够为企业决策人员提供完整、准确的参考依据。在档案管理中应用数字化技术，不仅可以帮助工作人员更高效地完成档案的管理，而且还可以提高对档案的利用率，有利于发挥档案的作用与价值，改善档案管理工作质量。基于此，文章阐述数字化技术背景下创新企业档案管理模式的实际意义，分析企业档案管理工作现状，并研究了数字化技术背景下企业档案管理创新路径，以供参考。

关键词：数字化技术；档案管理

引言

在数字化技术支持下，现代企业档案管理实现了电子化、网络化、智能化和可持续发展。数字化技术可以有效解决传统纸质档案管理面临的问题，并带来诸多优势，如节约空间、提高检索效率、保障档案安全、促进信息共享和协同办公等。因此，深入研究现代企业档案管理的数字化技术应用，探索其优势、挑战和解决方案，具有重要的理论和实践价值。

1数字化技术背景下创新企业档案管理模式的实际意义

①优化档案管理流程。依托纸质档案资料开展的传统档案管理工作具有工作流程复杂、工作难度大等特点，企业要想推进内部档案管理工作，实现进一步发展，就必须结合实际情况将数字化技术合理地融入其中，将大量的档案资料以电子信息的形式上传至云数据库中，以此优化企业内部档案管理流程，优化资源配置，减轻相关工作人员的工作压力。②确保档案资料安全。传统纸质档案资料上的字迹会随着时间的推移变得模糊不清，纸张本身也会随着时间的推移变得脆弱或发生破损。以上情况都会对档案资料的完整性造成负面影响。依托数字化技术开展的信息化档案管理工作，只要做好档案相关的安全防护措施与维护工作，以电子信息形式存储的企业档案资料就不易出现丢失、破损等情况。③节约档案管理资源。基于数字技术创新档案管理工作模式，能够帮助企业节约成本，降低在档案管理工作方面投入的资源比重，只需配备少量的工作人员和互联网设备，即可促进企业在节约成本的前提下实现经济效益的提升。

2企业档案管理工作现状

2.1档案管理的制度不健全

企业档案管理信息化建设的主要目的是规范档案管理工作，将信息技术融入档案管理工作中，提高档案管理的效率和质量，进而实现档案资源的共享和利用。然而，许多企业虽然进行了档案管理的信息化建设，但制定的相关管理制度或是缺乏明确的规定和标准，实用性不足，无法满足信息化发展的要求；或是管理人员的实践未能严格按照制度的规定进行，导致档案的归档、整理、查阅、保管等环节存在很大的随意性和不确定性。

2.2配套基础设施不完善

企业干部人事档案信息化建设需要配备满足项目开展的设备、人员、场地等，如果硬件、人员和经费投入不足，也难以实现档案信息化，更无法展现人事档案信息化建设的作用和效果。另外，完善的网络建设和计算机人才也是影响企业人事档案信息化的重要因素。例如，某企业因为未开展档案数字化，导致部分人偷换档案材料，严重破坏档案的真实性，使得档案信息的可信度大打折扣，档案的安全无法得到保证，进而影响干部人事档案的利用效果。

2.3专业档案管理人才缺失

在企业档案管理工作中，还存在专业档案管理人才缺失的问题。由于历史和现实的原因，许多企业缺乏专业的档案管理人才。现有的档案管理人员往往身兼数职，缺乏足够的时间和精力投入档案管理工作中，导致档案管理不规范，数字化进程缓慢。同时，由于缺乏配套的福利待遇，导致专业的档案管理人才不愿加入基层档案管理队伍。

3数字化技术背景下创新企业档案管理工作的路径建议

3.1健全信息化档案管理制度

完善的信息化档案管理体制度是规范企业档案管理信息化建设的重要步骤，对促进档案管理工作的规范化和高效化具有重要作用。健全和完善信息化档案管理制度，首先需要政府充分了解和掌握企业档案管理工作的具体特点和实际要求，以此为依据，出台档案管理信息化建设的相关政策和法规，明确建设目标和任务，确保企业的档案管理信息化工作有章可依。其次，企业应根据国家相关法律法规，并根据自身实际情况，制定和完善档案管理信息化制度，明确档案管理信息化的各项工作要求和流程，确保档案管理信息化建设有序进行。

3.2技术与设备的更新与维护

随着科技的迅速发展，档案管理所需的数字化技术也在不断更新，为了确保数字化档案管理系统地正常运行，企业需要跟进最新的技术趋势，并及时更新使用的软件和硬件设备。技术更新方面，企业应关注新兴的数字化档案管理技术，例如基于云计算的档案管理平台、人工智能在信息分类与检索中的应用等，这些新技术能够提供更加高效和智能化的档案管理解决方案，帮助企业更好地组织、存储和利用档案信息。此外，硬件设备的更新与维护至关重要，例如存储设备需要具备足够的容量和稳定性，以应对日益增长的数字档案数据量。同时，计算设备的性能也应保持在一个合理的水平，以支持快速的数据处理和检索操作。为了保持数字化档案管理系统的可靠性和安全性，企业还需要进行定期维护和升级，包括软件更新、安全补丁的安装、数据库的备份与恢复等工作。

3.3推进高素质人才队伍建设

提高档案管理队伍专业化水平，首先要加强对档案管理人员的培训。通过定期举办培训班、邀请专家学者授课等形式，提高档案管理人员的数字化意识和技能水平。培训内容应涵盖档案管理数字化的基本理论、技术手段、操作技能等方面，以全面提升档案管理人员的专业素养。其次，提供相关的学习资料和在线课程，引导档案管理人员自主开展学习，不断更新知识结构，掌握最新的档案管理技术和方法。另外，应建立合理的激励机制，对在档案管理数字化方面取得突出成绩的人员给予表彰和奖励，以激发工作人员的工作热情和创新精神。最后，要花大力气聘请一批能熟练掌握计算机运行管理和维护的专业人才，并大力引进档案管理专业人才。总之，档案管理部门必须认识到，加强档案数字化管理人才队伍建设是推动档案数字化管理发展的重要举措。只有建立一支具备数字化知识和管理技能的专业人才队伍，才能够确保档案数字化管理的顺利进行，实现档案信息的高效利用和价值最大化。

3.4创新管理模式，建立数字化管理方式

利用计算机、网络等技术建立档案信息库，是推进机关档案数字化建设的主要手段。传统的以手工为主的管理方式工作效率低、劳动强度大，而这些问题通过信息技术可以很好地解决。首先，加快数字化管理方式创新，运用现代信息技术，辅助科学、合理、高效的档案管理方法，可提高档案管理水平和效率，如基于数字化的人工智能档案分类方法和智能检索方法。智能档案分类主要是指基于机器学习、自然语言处理等智能技术对档案进行分类和排序的智能处理，对档案进行分组和收集，以实现高效、标准化的实体档案分类的目的；智能档案检索主要是指借助OCR识别、语音识别、图像识别、机器学习和自然语言处理技术，提高档案检索的实时性和准确性，促进档案资源的获取。

结语

数字化技术的应用为档案管理带来了更多便利，在网络化背景下发挥数字化技术的优势不仅要考虑档案数字化的技术要求，还要理性分析网络发展所面临的挑战。档案管理工作应该顺应网络化背景的要求，借助数字化技术的优势搭建更加科学、高效率的管理系统，档案管理人员帮助更好地完成档案管理工作，加快档案管理数字化进程。

参考文献

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[3]薛红伟.数字化技术背景下企业档案管理创新途径[J].电脑采购,2020(20):58-60.