论档案管理的重要性

论档案管理的重要性

弓慧

准格尔旗政务服务局 010300

摘要：事业单位档案管理是事业单位管理中的重要组成部分，它关乎着事业单位组织结构的完整性和管理效率。随着信息化时代的到来，事业单位档案管理也面临着新的挑战和机遇。事业单位档案管理的发展不仅关系到事业单位自身的运行效率和管理水平，也直接影响到公共服务的质量和效果。档案管理也叫做档案工作，主要是档案管理相关部门对于接收到的档案信息进行管理和整理的过程，是国家档案事业的基础组成部分。档案管理工作经历了由最初的简单人工管理到现在复杂的计算机档案处理基础的转变，证明档案管理工作一直都在进步的过程当中。基于此，本研究以事业单位为背景，展开了针对档案管理工作的研究与分析，重点讨论分析了事业单位档案管理工作的重要性与主要目的，并展开分析了事业单位档案管理工作的困境，对于现有困境，提出了几点对策措施，希望本研究能够为事业单位的档案管理工作的创新开展提供一些帮助建议。

关键词：事业单位；档案管理；重要性

一、事业单位档案管理工作的重要性与目的

（一）事业单位档案管理的重要性

档案是历史的真实记录，它详细记录了事业单位的发展历程、重大事件、人员变动等重要信息。通过档案管理，可以确保这些历史信息的完整性和真实性，为后人了解事业单位的历史和发展提供可靠的依据[1]。另外，档案中包含了大量的数据和信息，通过对这些信息的分析和挖掘，可以为事业单位的领导层提供决策支持。例如，通过对历年的人事档案进行分析，可以了解员工队伍的结构、能力、流动情况等，为人力资源决策提供依据。

对于事业单位而言，档案管理可以对事业单位的各类档案进行分类、整理、归档，使得档案信息更加清晰、有序。在需要查阅档案时，可以快速找到所需信息，提高工作效率。同时，档案管理还可以避免档案的丢失和损坏，减少因档案问题带来的工作失误和纠纷。档案管理还可以对事业单位的各类档案进行分类、整理、归档，使得档案信息更加清晰、有序。在需要查阅档案时，可以快速找到所需信息，提高工作效率。同时，档案管理还可以避免档案的丢失和损坏，减少因档案问题带来的工作失误和纠纷。

（二）事业单位档案管理的目的

事业单位在我国的社会经济结构中占有举足轻重的地位，它们不仅是国家基础单位企业的重要组成部分，也是推动社会发展的重要力量。在这些事业单位中，档案信息是其发展历程和运营状况的重要记录，蕴含着宝贵的历史价值和发展潜力。档案管理，作为事业单位运营管理中不可或缺的一环，其主要目的不仅是为了维护档案的完整性和安全性，更是为了服务于档案的利用[2]。通过有效的档案管理，事业单位可以更加便捷地开展基本档案利用活动，如信息查询、资料汇编、数据分析等，为单位的决策制定、业务开展和改革创新提供有力的信息支持。

二、事业单位档案管理的困境

（一）管理理念与管理模式僵化

从目前的档案管理工作情况来看，档案管理工作具有一定的社会价值，对于个人以及单位都有非常重要的作用，特别是对于事业单位而言，但是目前来看，许多事业单位仍然沿用传统的档案管理理念，认为档案管理仅仅是保管和存储档案的工作，缺乏对档案信息价值的深度挖掘和利用。这种观念已经无法满足现代信息化社会对档案信息的需求[3]。另外，许多事业单位的档案管理模式单一，缺乏灵活性和创新性。例如，档案的分类、编目、存储等流程往往遵循固定的模式，缺乏与时俱进的管理策略。这种僵化的管理模式不仅影响了档案管理效率，也限制了档案信息的利用价值。这些都导致了事业单位档案管理工作的困境和问题，无法适应当下的档案管理要求。

（二）档案的完整、客观存在短板

由于事业单位长期沿用传统的档案管理模式，这在一定程度上导致了档案完整性的挑战。传统的档案管理方式往往依赖于纸质文档，存在着许多固有的问题。首先，传统的档案管理模式缺乏系统性和规范性，很多档案在收集阶段就没有得到充分的整理和分类。这导致了一些重要的文件、资料散落在各个角落，甚至被遗忘在某个抽屉或文件夹中。随着时间的推移，这些珍贵的档案信息可能因为各种原因而丢失，无法被完整地保存下来。其次，传统的档案管理模式在归档过程中也存在很多不足。由于缺乏有效的技术手段和流程管理，一些档案在归档过程中可能会因为操作失误、疏忽等原因而丢失。这不仅造成了档案信息的缺失，也给事业单位的工作和管理带来了很大的不便。

（三）档案管理工作程序冗长

事业单位档案管理面临着众多挑战，其中最为显著的是档案管理工作程序的冗长。这种情况不仅影响了档案管理的效率，还可能导致档案信息的丢失和价值的降低。档案管理工作程序冗长的问题源于传统的管理模式和流程。在很多事业单位中，档案管理往往采用手工操作的方式，缺乏自动化和数字化的支持。这导致档案从收集、整理、装订到归档的每一个环节都需要耗费大量的时间和人力。而且，由于各个环节之间缺乏有效的衔接和协调，很容易出现工作重复、信息不一致等问题，进一步增加了工作程序的复杂性。

三、事业单位档案管理工作的优化对策

（一）优化更新管理理念和管理模式

随着信息技术的快速发展和事业单位管理需求的不断提升，传统的档案管理理念和管理模式已经无法满足现代档案管理的需求。因此，优化更新管理理念和管理模式成为事业单位档案管理工作的重要措施，在事业单位的档案管理活动中，要树立全局的观念，档案管理不仅是档案部门的工作，更是整个事业单位的重要工作。应树立全局观念，将档案管理纳入事业单位整体管理体系中，实现档案管理的全面优化。另外，在档案管理活动中，档案管理应始终以用户需求为导向，强化服务意识，提高档案利用效率，满足用户对档案信息的需求。还需要制定完善的档案管理制度，明确档案管理的工作流程、职责分工、档案分类、保管期限等，为档案管理工作提供制度保障。

（二）补齐档案完整度，提高客观管理成效

档案完整度是档案管理工作的重要指标，它直接影响到档案的使用价值和保存意义。提高档案完整度不仅可以保证档案的真实性和准确性，还能为事业单位提供更全面、深入的信息支持。同时，提高客观管理成效也是档案管理工作的重要目标，这要求我们在档案管理过程中更加注重规范化和标准化，确保档案管理的科学性和有效性；事业单位要加强档案的采集工作，也就是建立完善的档案采集机制，确保档案来源的广泛性和多样性。对于重要事件、活动等，应及时进行档案采集，确保档案信息的完整性和准确性。同时也要制定详细的档案整理规范，明确档案分类、命名、编号等标准。在档案整理过程中，应严格按照规范进行，确保档案信息的清晰度和易查性。明确档案保管责任，加强对档案保管人员的培训和监督。对于损坏、丢失的档案，应及时进行修复或补充，确保档案信息的完整性和连续性。也要重视档案管理流程的优化，对档案管理流程进行优化和重构，确保档案管理工作的规范化和标准化；加强档案管理与其他业务部门的协同配合，形成档案管理与业务工作的良性互动，通过补齐完整度的方式，可以有效的客观提高管理的成效。

（三）简化档案管理工作程序，应用现代化管理技术

在事业单位的档案管理工作中，精简流程也是非常重要的，对档案管理的各个环节进行精简，去除冗余步骤，可以使档案管理流程更加简洁高效，在档案管理工作中，可以制定标准化的档案管理操作规范，减少人为错误，提高工作效率，或者引入自动化工具，如扫描仪、OCR技术等，将纸质档案快速转化为数字档案，减少手动输入和错误；利用现代信息化技术，如电子档案管理系统，实现档案的数字化、网络化管理，提高档案管理的效率和便捷性；引入现代化管理模式以后，就是要引进专业的人才，积极引进具有现代档案管理经验和技能的专业人才，为事业单位档案管理工作注入新的活力。这将为事业单位的发展和管理提供更加高效、准确、便捷的信息支持和服务保障。

四、总结

综上所述，档案管理在事业单位的工作中具有举足轻重的作用。事业单位对档案管理工作的认识是否到位是能否对员工保障的重要体现。档案管理工作中主要是指统一管理和标准化管理，将这两部分做好，然后再解决编研和现代化管理上的问题，制定一个标准比较高的规划，将管理工作做到最好。

参考文献：

[1]刘海英.浅谈人事档案管理在事业单位工作中的重要性[J].科技创新导报, 2022, 19(5):163-165.

[2]高艳梅.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].兰台内外, 2023(8):3.

[3]张敏.谈机关事业单位档案管理的优化措施[J].黑龙江档案, 2022(2):198-200.

作者简介：弓慧 1987年11月3日 女 内蒙古鄂尔多斯市准格尔旗沙圪堵镇 蒙古族 本科 专业技术人员（档案馆员） 研究方向：档案管理