单套制背景下企业科研档案管控工作研究

单套制背景下企业科研档案管控工作研究

王红娟

山东电力工程咨询院有限公司  山东省济南市  250013

党的二十大报告指出，必须坚持科技是第一生产力、人才是第一资源、创新是第一动力，深入实施科教兴国战略、人才强国战略、创新驱动发展战略，开辟发展新领域新赛道，不断塑造发展新动能新优势。自2016年起，国家档案局定期组织企业电子文件归档和电子档案管理试点工作，各行各业积极申请电子档案单套制归档试点并有多个单位通过验收。企业科技档案管理部门也必须紧跟单套制归档的大趋势，研究科研档案单套制管理的新思路和新模式。

一、加强企业科研档案管控工作必要性和意义

科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。企业是科技创新的主体，科研档案是企业档案的重要组成部分，是企业的核心信息资源。加强单套制背景下科研档案管理、提升科研档案管理水平，对于提升企业核心竞争力具有重要价值和意义。

    1.国家层面高度重视科研档案及科研数据管理。2020年，国家档案局、科技部令第15号发布《科学技术研究档案管理规定》，将科学数据纳入科研文件材料归档范围。2021年，首次以中办、国办名义印发的《“十四五”全国档案事业发展规划》明确提出围绕创新驱动发展战略，强化科研项目档案工作监督，大力推动科学数据与科研档案协同管理，积极推进各类别电子档案单套制管理。

   2.加强科研档案高效管控，提高科研档案工作效率。近年来，由于国家对科技创新的重视，企业的科研项目和科研档案数量激增，造成档案馆藏空间比较紧张。档案库房占据了科研院所较多办公空间，运营成本较高。库房的紧张及信息技术的发展，亟待推进科研档案单套制归档。单套制归档可实现科研业务管理系统中形成的文件，直接通过系统接口向档案管理系统传递归档。避免了科研人员为归档打印纸质文件，节省科研人员时间，提高档案人员工作效率。

二、加强企业科研档案管控的组织保障

完善、健全的科研档案管理组织体系是实现科研档案高标准、高效管控的基础和保障，应该从组织体系、管理系统和归档清单等几个方面进行加强。

1.建立健全科研档案管理体系。完整的科研档案管理体系是科研档案规范化管理的基础和保证。通过管理制度理清管理职责，明确管理流程。建立科研档案归档、整理、组卷以及单套制归档实施细则，为科研和档案人员归档提供指导。

2.开发并优化科研和档案管理系统功能。由于信息化的发展，各单位基本都已配备科技及科研档案管理信息系统，应根据科研档案单套制归档的管理要求，不断优化业务系统到管理系统归档接口，完善科研档案的统计和利用功能，确保科研电子文件完整、可用、系统、安全。

3.建立针对不同类别科研档案归档清单。根据项目类别细化不同类型科研项目档案归档清单，明确科研项目档案归档方式、归档范围及保管期限等。确保各类别、类级别科技项目档案归档的齐全和完整。

三、单套制背景下企业科研档案管控工作具体措施

2017年8月，美国国家档案馆宣布2022年底前将停止接收各联邦机构移交的非电子档案，未来的美国国家档案馆将演变为单套制数字档案馆。2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》，要求加强电子文件归档和电子档案移交接收。电子文件单轨制归档是文档管理未来发展的大趋势。企业科研档案也应该根据大趋势发展要求，不断探索单套制背景下科研档案管理的新思路。

1.加强科研数据与科研档案的系统管理。2018年3月，国务院办公厅印发《科学数据管理办法》，对科学数据管理工作提出原则性要求。科学数据是科学技术研究活动中取得并用于科学研究活动的原始数据及其衍生数据，是国家科技创新发展和经济社会发展的重要基础性战略资源。科技创新越来越依赖于大量、系统、高可信度的科学数据，是支撑国家科技创新的重要科技资源。科研档案是科学技术研究和管理活动中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等。要强加科学数据和科研档案的协同管理，为领导决策和企法发展保存核心信息资源。

2.建立科研数据领导驾驶舱，为领导决策服务。在科研系统建立“领导驾驶舱”，通过图表、图形等形式对科研项目的申请、立项、中间检查、进度计划等进行监督、统计。对各年度、各类别科技项目输出的成果比如论文、专著、标准等进行对比分析，为科研项目奖励、奖项级别评定、科技人才培养等提供参考。同时，通过打通业务和档案管理系统的接口，实现科研档案归档情况的实时统计分析，根据与归档文件清单的对应关系，统计科研档案的归档情况。

3.积极推进电子档案单套制归档管理模式，实现科研档案单套制归档。单套制是未来各类档案归档的基本趋势，科研档案管理部门应积极响应国家政策要求，通过电子签名、XM封装、“四性”检测等技术，确保电子档案全过程的标准化管控。

3.1打通业务系统和档案管理系统的接口。运用XML电子文件封装技术，实现电子文件和元数据的封装。XML独立于任何编程语言，允许人们按接收者容易解析的方式，对复杂数据进行编码。XML技术具有以下特点：可用于本地计算的数据、可为用户提供正确的结构化数据视图、允许集成不同来源的结构化数据、描述来自多种应用程序的数据、通过粒度更新来提高性能。XML技术的这些特点，是实现电子文件和元数据的封装，保证电子文件完整和真实的重要技术手段。应用XML封装技术，实现电力文件在业务系统封装，确保进入档案管理系统的科研文档完整、准确、系统，元数据齐全。

3.2研究电子签名和电子签章在科研系统中的应用。为保证电子档案真实、完整、可用、安全，要选择经公安部认证的电子签名产品。电子签章系统采用PKI 证书体系作为签署人身份认证的基础，采用二进制数据绑定的技术确保用户签名和电子文件紧密绑定，一旦电子文件内容被非法篡改，经验证后签名将显示失效。系统可识别电子文件签署者的身份，具有不可抵赖性，保障文件的完整性和可靠性。任何经过系统签字、盖章的电子文件，一旦发生改动，签章立即显示失效。    

3.3实施电子文件四性检测，确保电子文件“四性”。在业务系统和档案管理系统分别配置四性检测方式，确保电子文件“四性”电子文件全过程管理需要进行定期和不定期多次检测，制定电子文件检测策略；在实施检测时，依据预先设定的检测策略执行。原则上每两年对长期保存的电子档案进行一次全面检测，每季度对长期保存的电子档案进行抽检，抽检比例不低于5%。电子档案所有的操作都应该留有记录，并补充到电子档案的元数据中，在检测时优先检测变化的元数据信息。

4.建立以用户为中心的利用流程体系，提高利用服务水平。从单方面的提供档案检索到主动为用户提供知识，构建档案资源共享体系，需要使档案资源在业务系统之间互联共享，在符合保密要求的前提下，尽力满足档案利用的需求。突破档案人员管理数字档案资源的惯性思维，打破形式固化的局限，最终形成多方需求融为一体的开放性的科研档案管理和利用平台。积极开展档案利用效果评估工作，收集利用者对档案部门工作的满意度评价。通过用户反馈，不断丰富和优化提供利用的服务方式，提高服务效率和水平。

5.提升科研档案人员素质和能力。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出档案队伍结构更加合理、素质更加优良、作风更加过硬，职业认同感、自豪感明显提升。国家档案局局长陆国强指出“引导企业将大数据、人工智能、区块链等新一代信息技术在档案工作中跨界融合并成熟应用”。大信息技术的升级，对科研档案工作产生了巨大影响，迫切需要与时俱进，档案人员不断提高信息技术的使用能力。一是不断加强档案基础理论的学习，二是要不断提高信息化能力，培养信息化思维，不断改进提供服务和信息共享的能力，三是积极参加信息与档案管理的综合性培训，提升综合素质和能力。

参考文献

[1] 企业档案管理工作数字化转型路径研究[J]. 焦洁.城建档案,2021(12)
[2] 大数据背景下企业档案管理工作思考[J]. 卢秀丽.黑龙江档案,2022(03)