电子签章技术在办公业务信息化系统中的应用研究

电子签章技术在办公业务信息化系统中的应用研究

姜文峰

中原油田分公司天然气产销厂，河南省濮阳市457001

摘要：本文聚焦于电子签章技术在企业管理平台中的应用实践，特别是通过集成电子签章功能，成功实现了从线上申请、审批到归档的全流程信息化管理。这一举措显著提高了业务信息化水平，极大简化了审批流程，同时强化了数据安全性和完整性，有效降低了操作风险。本研究不仅为本企业的数字化转型提供了有力支持，也为国内其他企业在办公业务信息化方面提供了宝贵的借鉴和启示。

关键词：电子签章技术；办公业务信息化；数字化转型

0引言

随着办公业务信息化平台的上线，为了满足业务线上化的需求[1]，确保电子签章与签名的合法性和有效性，开展了电子签章功能的应用研究。这一研究旨在推动电子签章在实际业务中的应用，提升工作效率，确保业务操作的合法性和安全性。通过电子签章功能的应用，能够为厂内的业务流程提供更加便捷、高效的支持，进一步推动数字化转型的进程。

1需求分析

传统的纸质文件和手工签名已经无法满足企业高效、安全、规范的管理需求。因此，研究电子签章技术在办公业务信息化系统中的应用显得尤为重要。主要从业务需求、管理需求和安全需求三个方面进行深入的需求分析。
1．1业务需求

办公业务需要实现流程的线上化、自动化和规范化。生产办公主要需求实现包括：文件签发、请假申请、文件批示等流程的电子化，以及线上签署、盖章、流转等操作。通过电子签章技术，可以实现快速、简洁、高效、准确、透明的业务处理，提升工作效率，降低成本。

1．2管理需求
信息化系统的需求还来自于管理的需要。传统的纸质文件签署方式容易造成签署过程不透明、签署数据无法统一管理等问题。而电子签章技术能够实现签署过程透明化管理，签署数据集中存储，便于企业对签署过程进行监控和管理，从而提高签署管理的效率和规范性。
1．3安全需求

数据安全和隐私保护也是企业在选择信息化平台时关注的重点。电子签章技术能够提供数据加密、数字签名等功能，保证数据的机密性和完整性，有效防止数据被篡改或泄露，从而保护企业的核心利益和用户隐私。

2设计架构
2．1总体架构

为了满足上述的需求，对市场上的电子签章产品进行了严格的筛选，并最终选择了中石化电子签章系统。该系统已为石化内部多个系统提供了安全、便捷的电子签章解决方案。

在此系统中，所有电子签章服务均由CA进行统一管理。这种集中式的管理模式确保了电子签章服务的安全性和一致性，避免了因多头管理可能导致的安全风险。

应用系统通过集成电子签章系统，无需在本地安装任何客户端软件。用户只需在系统中向签章管理模块使用企业统一账户提交电子签章权限申请。一旦申请获得批准，用户可以将所需的公章和个性化签名上传至签章发布模块进行绑定。

为了确保公章的安全性，电子签章必须配合统一配发的OTP（动态密码）硬件设备使用。这种硬件加密的方式进一步增强了公章的安全防护，有效防止了未经授权的访问和篡改。

总体而言，该系统通过集中管理、便利的申请流程和安全的使用方式，为用户提供了高效、安全的电子签章服务，满足了办公业务线上化的需求。

2．2关键技术
2．2．1数字签名和数字证书

数字签名是利用加密算法对电子文件进行加密，并生成一个数字摘要，以确保电子文件的完整性和真实性。它采用私钥对文件进行签名，公钥用于验证签名，从而保证文件在传输过程中未被篡改。数字签名技术是电子签章的核心，为电子文档提供类似于纸质文档的签名功能，以提高数据的安全性和可信度[2]。

数字证书则是由权威的证书颁发机构（CA）颁发的一种身份认证机制，用于确认签署者的身份。数字证书包含用户的身份信息、公钥和其他相关信息，通过验证数字证书的真伪，可以确认签署者的身份，防止伪造和冒充[3]。数字证书在电子签章中起到身份认证的作用，是实现电子签名的必要条件。

通过使用企业自建CA证书系统的证书，可以确保电子签章的安全性和可靠性。这不仅提高了企业内部业务数据的安全性，也增强了与外部合作伙伴之间的信任和合作。同时，这也体现了企业在数字化转型方面的积极探索和创新，为其实现更高水平的办公效率和管理水平提供了有力支持。

2．2．2版式文档处理与数据安全

版式文档处理是指将原始文档转换为固定布局的格式。办公业务信息化平台限定需签章文件的格式为PDF。这种处理方式可以确保文档的格式和布局在传输和存储过程中保持不变，使得电子文档可以像纸质文档一样清晰可读。在电子签章中，版式文档处理是将数字证书信息、印章图片和版式文档三者合一的过程，为电子文档提供完整性验证和真实性验证。这需要技术手段来确保印章图片能够正确地嵌入到版式文档中，并且不影响文档的原始格式和布局。

数据安全是电子签章技术的另一个重要方面。在电子签章的应用中，数据的安全性涉及到多个层面。需要确保待签文件在传输和存储的安全性。哈希算法可以对文件内容进行唯一性校验，如果文件内容发生变化，哈希值也会随之改变。通过比较文件的哈希值，可以快速检测出文件是否被篡改。

同时，存储数据的服务器和应用系统也应采取相应的安全措施，如访问控制和数据备份等，以防止数据被非法访问或损坏。一旦检测到文件被篡改，系统会在加盖的印章上显示相应的作废标识。这可以起到警示作用，提醒用户文件已经不完整或不可信。

除了在印章上显示作废标识外，系统还提供其他措施来增强数据安全性和可追溯性。例如，可以对电子签章进行时间戳记录，确保签章的时间准确可靠。此外，系统支持对签章历史记录的查询和追溯，以便及时发现和处理潜在的安全风险。

3应用效果

在办公业务信息化平台中，工作量清单模块是电子签章技术应用的另一个重要功能。通过在模块中集成电子签章功能，员工可以快速完成工作量清单的编制和审批工作。通过线上录入相关信息，系统根据模板自动生成工作量清单PDF文件，并提交审批流程。这简化了审批流程，减少了等待时间，使得工作量清单更加准确和及时。

对于一些非常规业务盖章需求，电子签章技术同样发挥了关键作用。为此定制开发了非常规业务盖章页面，用户可以快速上传待盖章文件，审核人员及时收到提醒并处理这些业务盖章请求，确保了业务处理的及时性和准确性。这大大提高了非常规业务审批的工作效率，降低了人工干预的成本。

4结束语

电子签章技术的应用在本文的研究中得到了深入的探讨。可以看到电子签章技术在工程项目资质审核、工作量清单、非常规业务盖章以及人员流动台账等关键模块中的具体应用，以及这些应用如何提高效率、简化流程和确保数据安全。

参考文献

[1]郭国智，郭湘杰.基于云端安全的数字签名技术研究与应用[J].无线互联科技，2020，17(15):2.

[2]张桂鹏，匡振曦，陈平华．一种采用签名与哈希技术的云存储去重方案[J]．计算机工程与应用，2020,56(1):76-82.

[3]李广桥,乔运华,周文坤,等.区块链下合同协同管理系统的设计研究[J].制造业自动化,2022,44(4):145-149.