档案标准在档案信息化建设中的作用研究

档案标准在档案信息化建设中的作用研究

郑戈

湖北长江路桥有限公司  湖北省武汉市  430000

摘要：随着信息技术不断发展，档案信息化建设已经取得了阶段性成就，成为现代档案管理的重要发展方向。同时随着国家对档案事业的不断重视，围绕档案信息化建设也形成一系列档案标准，这些档案标准对于档案信息化建设至关重要。然而目前部分档案管理部门在推动档案信息化建设过程中，对于档案标准重视程度不足，在具体档案标准落实过程中还存在数据标准不统一、信息安全隐患等问题。

关键词：档案标准；档案信息化；管理作用

1档案信息化建设的背景及必要性

一是在政策方面，自党的十八大以来，国家制定了一系列推动建设网络强国、数字中国和智慧城市的战略部署，对于加快各行各业数字化发展做出了远景规划。档案资源作为极为重要的信息来源，其实现数字化建设、信息化管理势在必行。二是在技术方面，大数据、云计算、区块链、机器学习等技术的发展，为档案行业未来的模式优化、业务转型、工作改革、高效管理、广泛应用带来了极大可能性，各部门单位可利用数字化技术将纸质档案文件转变为电子数据，并进行在线传输利用，不仅拓宽了档案资源挖掘方式，更是提升了档案行业的社会认知度和影响力。

2档案信息化建设中存在的问题

2.1信息化技术应用不足

在档案信息化建设过程中，有些单位对现代信息技术的应用尚不充分，从而阻碍了档案数字化、网络化、智能化的进程。具体表现在两个方面。第一，数字化设备落后。部分单位的数字化设备陈旧，无法满足档案数字化处理的需求。这不仅影响了档案数字化工作的效率，也降低了档案数字化成果的质量。第二，缺乏专业软件支持。部分单位未采用专业档案管理软件，导致档案信息化管理效率偏低。

2.2科学化管理体系不完善

此问题主要在于制度制定不完整，标准化体系建设不够完备。一是缺乏统一标准，档案的信息化管理在宏观层面上缺少统一的标准规范，部分档案信息化发展是“无头苍蝇”，没有明确的发展方向，给信息时代档案管理工作开展造成严重了阻碍。二是缺少制度支撑，大多的档案工作往往沿用《中华人民共和国档案法》《全国档案系统信息化建设实施纲要》等顶层设计层面上的相关法律法规，没有针对自身工作实际情况优化工作细节、细化业务流程，参考的政策制度文件与实际工作脱钩情况严重，科学性、针对性不够，无法充分发挥档案管理信息化的效能。三是缺失人才资源，大多档案管理人员大多为即将退休的职工或者新进员工，大多未进行档案业务岗前培训便直接上手工作，单位对于档案管理员的继续教育与后期培训力度较小，使得整体综合素养水平始终处于较为低级的状态，难以适应时代发展需求，导致档案事业发展动力严重不足。

2.3信息化安全保障不足

在档案信息化建设的过程中，信息安全问题日益凸显。信息安全问题不仅对档案数据的完整性、保密性构成威胁，也会对档案事业发展造成严重影响，部分单位在信息安全方面存在不足，亟须引起高度关注。首先，安全意识相对薄弱。在档案信息化建设过程中，对信息安全的重要性认识不足，仅关注档案数据的采集、整理和存储，忽视了信息安全的重要性，加大了档案数据泄露的风险，一旦遭受网络攻击，档案数据可能遭受严重损失。其次，安全保障措施不够完善。在信息化建设过程中，未能构建健全的信息安全防护体系，信息安全防护能力较弱，档案数据更容易受到网络攻击。一旦被攻击，档案数据有可能会被窃取、篡改或泄露，给档案工作造成难以估算的损失。

3档案标准指导下档案信息化建设的着力点

3.1紧跟时代潮流，及时转变思想

这就要求各相关同志及时更新管理理念，逐渐深化对档案管理信息化建设的认知，以积极的态度适应社会发展新形势、新趋势，将档案信息化工作切实纳入本年度重点议事日程和规划之中，制定档案信息化建设的规划方案，明确建设目标、路径、周期等事项，切实在顶层设计层面加大财政资金、人力资源、制度政策等方面的支持力度，将档案管理工作推上一个新的发展阶段。与此同时，要加强对档案工作的宣传，定期召开档案工作专题会议，将相关政策、发展趋势、档案管理的意义及必要性进行深入讲解，利用微信公众号、展板、网站等方式线上线下宣传档案管理知识、科学技术内涵、管理注意事项等理论，将“档案信息化、档案规范化、档案科学化”的理念深入人心，营造良好的工作氛围，也为今后部门间协同开展档案工作打下良好基础。

3.2规范档案管理流程

建立完善的档案收集制度对档案资料的管理与保护具有重大意义，不仅有助于确保档案资料的完整性、精确性与时效性，同时也能提升档案管理工作的效率。因此，需要制定严格的规章制度，明确档案资料的范畴、标准及时间节点，确保档案管理工作的针对性和准确性。强化与各职能部门的沟通与协作，并对档案收集工作进行监督与引导，促使档案管理人员全面、精确地获取所需信息，避免遗漏和失误，从而提高档案资料的质量，确保档案管理工作顺利进行。制定科学合理的档案分类标准同样具有重大意义。实用且可操作性强的档案分类标准不仅能够确保档案分类的科学性，还能提升档案管理工作的效率。档案分类标准的关键内容在于明确各类档案的归档范围、保管期限及存储要求。这有助于实现档案的有序管理，确保档案的完整性与易查性。同时，还需关注档案分类标准的实时性与灵活性，以便根据实际情况进行调整与优化。

3.3加强信息安全保障

在档案信息化建设过程中，信息安全至关重要。因此，应当增强档案管理人员的信息安全意识，使其明确信息安全的重要性，针对不同工作岗位，开设相应的信息安全培训课程，使档案管理人员了解信息安全的基本知识和防范措施。为了确保档案信息安全，必须制定完善的档案管理制度，明确信息安全责任人并定期信息安全管理制度，以适应信息时代发展，信息安全管理制度应当涵盖资产、系统、人员和活动的管理等各方面。要制订有针对性的制度，完善组织架构，明确各部门职责，建立激励机制，加强培训和交流。要制定严格的标准和流程，确保档案资源的安全性。要实施有效的防护措施，包括网络安全、数据备份等。要制订应急预案和演练方案，提高档案管理人员的应对能力。要紧跟国内外发展趋势，开展风险评估，加强跨部门协作和沟通，确保制度更具针对性和可操作性。在数字化时代，档案管理信息系统的安全至关重要。为保护档案数据，需采用先进的网络安全技术，通过引入防火墙、入侵检测系统等，定期进行安全检查和漏洞修复，确保系统的安全稳定运行。需采用先进的技术加固系统，防范外部攻击。部署防火墙是保障网络安全的重要手段，能阻止未经授权的访问和恶意攻击，确保内部数据安全。入侵检测系统能够实时监测日志和网络流量，可以及时发现可疑行为并发出警报。

结论

在档案信息化建设过程中档案标准在保障档案信息安全、提升档案利用效率、提高档案管理质量方面发挥着重要作用。因此，有必要在主观上重视档案标准价值，结合档案信息化建设的实际需要对相关档案标准进行完善和优化，形成更为完备的档案标准体系，为档案信息化相关工作开展提供依据，规范档案信息化建设的工作流程，提升档案管理效率和服务质量。

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