新形势下工程档案整理归档的流程化、标准化路径分析

新形势下工程档案整理归档的流程化、标准化路径分析

熊澄橙

重庆国际投资咨询集团有限公司，重庆 400020

摘要：随着经济社会的不断发展和社会的不断进步，公路建设、水利建设工程项目与日俱增，工程档案的标准化建设与规范化治理越来越受到相关部门单位、企业、社会公众重视，对于工程档案收集、整理、分类、归档、存储、利用等环节，在新时代新形势下也提出了新的要求，文章围绕新形势下工程档案整理归档的流程化、标准化路径，从特征及意义、存在问题、优化路径进行全面分析，并提出可行性较强的建议、策略，以实现对工程档案的高效、安全、规范管理。

关键词：新形势；工程档案；流程化；标准化

1 新形势下工程档案流程化、标准化管理的特征及意义

1.1 工程档案流程化、标准化管理的特征

工程档案流程化、标准化管理具有明确的标准和规范，包括文件命名规范、文件存储结构规范、审批流程规范等，确保档案管理的一致性和规范性。将档案管理过程划分为不同的环节和步骤，并按照一定的顺序和规定进行操作，形成具有流程性的管理模式，包括档案的归档、检索、借阅、销毁等流程。借助信息技术手段，将工程档案数字化、电子化，实现信息的快速获取、传递和共享，提高档案管理的效率和便捷性。建立和实施一套统一的标准和规范，包括档案的格式、编码、分类、存储设施等，确保档案管理工作符合一定的标准要求，提高管理水平和质量。档案管理过程公开、透明，便于监督和评估，确保档案管理工作的公正性和合规性。

1.2 工程档案流程化、标准化管理的意义

通过流程化、标准化管理，可以明确档案管理的操作流程和规范要求，减少重复劳动，提高工作效率，降低管理成本。规范的管理流程和标准化的操作要求可以有效保障档案的安全性，防止档案丢失、损坏或被篡改，确保档案信息的完整性和可信度。标准化的档案命名和存储结构使得档案检索更加方便快捷，减少了寻找所需信息的时间和精力，提高了档案利用效率。信息化的档案管理系统可以实现档案信息的共享和交流，不同部门、单位之间可以共享档案资源，促进信息的共享与合作。工程档案流程化、标准化管理有助于规范管理行为，提升管理水平，为工程建设提供更加可靠的依据和支持，提高服务质量和市场竞争力。标准化的档案管理模式符合国家法律法规的要求，保障了档案管理工作的合规性和合法性，降低了管理风险。

2 新形势下工程档案流程化、标准化管理存在问题及挑战

2.1 档案管理意识简单化

一些单位对档案管理的重要性认识不足，将档案管理视为简单的存储和整理工作，忽视了档案管理对于工程建设全生命周期的重要作用。缺乏足够的档案管理意识会导致档案管理工作的草率和马虎，可能造成档案遗失、损坏或篡改，影响工程建设的质量和安全。

2.2 档案管理体系表面化

一些单位建立的档案管理体系存在形式主义倾向，只注重表面程序的建立，而忽视实际的执行和监督，导致管理体系的实效性不高。表面化的管理体系难以真正落实到实际操作中，容易导致档案管理工作的混乱和失控，影响档案管理的效率和质量。

2.3 档案管理队伍业余化

档案管理人员缺乏专业知识和培训，工作经验不足，导致档案管理队伍的业余化现象比较严重。业余化的档案管理队伍难以胜任复杂的档案管理工作，容易造成档案管理的混乱和错误，影响档案管理工作的质量和效率。

2.4 档案管理方式滞后化

一些单位仍然采用传统的人工管理方式，缺乏信息化手段和技术支持，导致档案管理方式滞后于时代发展的要求。滞后的档案管理方式难以满足信息化和数字化管理的需要，影响了档案管理的效率和便捷性，增加了管理成本和风险。

3 新形势下工程档案流程化、标准化管理未来优化路径

3.1 增强工程档案管理意识

宣传档案管理的重要性，开展档案管理的宣传教育活动，通过会议、培训、讲座、宣传资料等方式向相关人员传达档案管理的重要性，引导他们树立正确的档案管理观念。组织档案管理的案例分享和经验交流活动，邀请成功案例单位分享档案管理的经验和做法，鼓励其他单位借鉴学习，增强档案管理的实践性和针对性。制定档案管理宣传计划，明确宣传目标、宣传内容、宣传对象和宣传方式，确保宣传工作的有序开展和有效实施。在单位内部建立档案管理的奖惩制度，根据档案管理工作的完成情况和效果给予奖励或惩罚，激励单位和个人积极参与档案管理工作。领导机关和领导干部要发挥表率作用，亲自参与档案管理工作，积极推动档案管理工作的落实和完善，树立正确的档案管理导向。建立档案管理工作的监督和评估机制，对档案管理工作进行定期评估和检查，及时发现问题并加以解决，确保档案管理工作的有效开展。

3.2 健全工程档案管理体系

结合实际情况，制定适合单位的档案管理规范和流程，明确各类档案的管理要求、存储方式、检索流程等，建立起完善的档案管理制度。明确各级各部门的档案管理责任分工，明确档案管理员的职责和权限，确保档案管理工作有序进行。建立健全档案管理的监督检查机制，包括定期检查、专项检查等方式，对档案管理工作的执行情况进行监督和评估。加强对档案管理人员的培训和教育，增强其档案管理意识和专业水平，确保档案管理工作能够按照规范要求进行。建立档案管理档案，记录档案管理工作的各项内容和结果，为监督检查提供依据，同时也为今后的工作提供参考和借鉴。推广信息化档案管理手段，实现档案的数字化、电子化管理，提高档案管理的效率和质量。

3.3 优化工程档案干部队伍

制定完善的档案管理人员培训计划，包括基础知识培训、专业技能培训、案例学习等内容，提高档案管理人员的综合素质和专业水平。组织内部培训和外部培训相结合，既利用单位内部资源开展专业培训，又邀请行业专家和学者开展外部培训，丰富培训内容和形式。建立档案管理人员导师制度，由具有丰富经验和专业知识的资深档案管理人员担任导师，指导新人成长和提升。针对工程档案管理的需要，积极引进具有专业知识和经验的档案管理人才，提升档案管理队伍的整体水平和能力。建立科学合理的绩效考核机制，将档案管理人员的培训情况和工作表现纳入考核范围，激励其不断学习和提升。鼓励档案管理人员之间的交流与合作，组织定期的经验交流会议和学术研讨活动，促进经验共享和互相学习。

3.4 打造工程档案管理平台

开发或引进适合单位需求的工程档案管理信息化平台，包括档案管理系统、数据库、文档管理系统等，实现档案的数字化、电子化管理。将传统纸质档案进行数字化转换，建立电子档案库，实现档案信息的电子化存储、管理和检索，提高档案管理的效率和便捷性。建设基于云计算的工程档案管理平台，实现档案信息的云端存储和管理，提高档案信息的安全性和共享性，方便多地点、多部门间的协同工作。在工程档案管理平台上建立信息共享机制，实现档案信息的共享和交流，促进各部门、单位之间的信息互通和协同合作。加强工程档案管理平台的安全保密措施，采用多层次的权限管理机制，保障档案信息的安全性和保密性。根据用户需求和实际情况，持续优化工程档案管理平台的功能和性能，提高用户体验和管理效率。

4 结语

综上所述，应对档案管理的问题和挑战，需要加强档案管理的宣传和培训，提高档案管理人员的专业素养和工作水平；加强对档案管理体系的建设和执行，注重管理体系的实效性和监督机制的建立；积极推进档案管理的信息化和数字化，提高档案管理的效率和质量。同时，还需要加强对档案管理工作的监督和评估，及时发现问题并加以解决，确保档案管理工作的顺利进行。

参考文献

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[2] 工程档案编写对档案管理重要性的探讨[J]. 高利娟.陕西档案,2020

[3] 重点工程档案与工程建设同步管理问题探讨[J]. 钱丽铭.企业改革与管理,2021

[4] 基层公路工程档案开发与利用探析[J]. 赵冬梅.黑龙江档案,2021