新常态下加强医院办公室团队建设的实践

新常态下加强医院办公室团队建设的实践

李俊芳

南宁市红十字会医院 办公室 广西南宁市 530012

摘要：医院办公室作为综合协调部门，在全院工作中特别是行政管理中具有核心地位，体现医院管理的水平与形象。为了促进医院办公室行政管理效能的提高，需要不断优化和改进行政工作。该文首先对医院办公室工作职能开展了分析，然后对目前医院办公室团队建设面临的问题进行了探讨，最后提出新常态下加强医院办公室团队建设途径，以期突出医院办公室的重要作用，提高医院的整体行政管理水平。

关键词：医院；办公室；团队建设

引言

作为医疗单位，医院最根本的任务是抓好医疗质量建设。作为医院综合事务的管理者，医院办公室的工作内容十分复杂，除了履行好自己的工作职责外，做好医院的秘书工作，还要配合领导工作，当好领导的参谋助手，切实推进行政管理工作。总之，需要对医院工作的各个方面进行合理的调整，因此办公室工作的质量和效率直接影响到医院工作的整体水平。
一、医院办公室工作职能
1、对外交流职能

作为一个医疗机构，科室是一个非常重要的外部信息平台。要想获得更高层次的监督，以及与其他单位的沟通与合作，都要由院方来做，或者是配合部门的工作。在医院举行重大会议时，还应配合有关部门，做好会前准备、会场布置、会议服务、会议结束后的总结[1]。同时，还承担着群众来信、来访、解决矛盾、树立良好的社会形象等方面的职责，确保了医院的正常运转。其他的事情有：员工因工作原因出国，出国证明等都要经过院方。
2、协调服务职能
    医院的行政工作各个部门相互交织，共同推动医院高效运转，医院办公室连接着医院的上层决策与基层实践，它的综合协调服务职能对于维护医院的和谐与秩序，确保医院的高效运转，具有不可或缺的作用。医院办公室不断收集着来自四面八方的信息，同时又将这些信息迅速准确地传递出去，实现“上情下达”与“下情上达”的完美融合[2]。它为医院各部门领导和基层工作人员搭建了一个良好的沟通平台，使得工作的专业性得以保障，工作效率得以提高。当院领导将任务交给医院办公室时，根据领导的指示，对任务进行精心的科学规划，然后分工给相关科室。当科室在执行任务的过程中遇到困难时，医院办公室会及时伸出援手，给予必要的帮助和支持，确保每一项任务都能按时、按质、按量地完成。总的来说，医院办公室在医院的行政管理中扮演着至关重要的角色，既是信息的汇聚中心，也是任务的执行枢纽，更是医院和谐运转的守护者。通过医院办公室的不懈努力和无私奉献，医院的各项工作才能得以顺利进行，为患者提供更加优质的医疗服务。
3、参谋助手职能
    作为与管理者联系最密切的部门，医院办公室一方面了解任务的工作思路和目标，另一方面，作为文件处理部门，更深入地了解医院的指导方针。这使得医院办公室和工作人员能够发挥领导作用，这意味着在开始任务之前在整个医院进行全面而详细的检查，制定切实可行的实施计划，并确保在实施过程中及时进行监测。
4、行政管理职能
    办公室是一个管理部门，对所有的部门都是开放的。负责会议管理与指导，做好会前准备、会议记录、会后督导等工作。对公文的接收、登记、批复；承办、监督、管理。负责医院行政管理文件的起草、审核、发布。起草医院规章制度、工作计划、发展规划、工作报告等。做好工作资料的收集、整理、反馈。做好医疗文件的收集，整理，借阅和保管工作。负责医院印章及法人印章的管理与运用[3]、合同管理、机要、值班、院务公开，应急处置等工作。
二、目前医院办公室团队建设面临的问题
1、辅助决策对行政协调机制的影响
    医疗改革的推进对医院办公室的参谋特性也提出了更高的要求，其行政工作不仅是公文收发、信息收集和筛选，还需要动态掌握事态发展，为医院决策层提供有效的信息。医院办公室发挥行政参谋作用的同时，还需要做好协调工作，部分医院办公室行政管理缺乏沟通，导致面对复杂工作时效率较低。同时，上级部门对于下级部门需要协调的事项缺乏重视，主办部门对同级协办部门缺乏协调意识，不能快速地完成工作任务。即使主办部门可以主动协调，有时也存在协办部门缺乏重视，导致信息获取不准确，不能充分发挥医院办公室行政的参谋特性。
2、工作难度大，任务重
    工作的内容和医院办公室的类型决定了工作的难度。每个人都有自己的工作分工，但了解管理团队中其他员工的工作并在必要时随时解决问题也很重要。办公室员工需要从传统人才库转变为单一人才库，实现技能多元化。因此，员工培训是长期的，需要不断更新工作的进度，以及对管理层工作的全面了解。这需要加强员工之间的沟通，以促进不同业务流程的有效协调。不同科室之间的综合协调是医院的一项艰巨任务。在协调过程中，不仅要了解其他部门的基本工作领域，还要有较强的协调和沟通能力。如果出现问题，应跨部门采取灵活行动，使用适当的沟通渠道，并为管理服务提出切实可行的建议。同时，要总结各部门的进展情况，向管理层报告，向管理者提出建议，促进任务的高效执行

[4]。
三、新常态下加强医院办公室团队建设途径
1、搭建多渠道双向沟通平台
    结合临床工作，期望医院中层干部能巧妙利用“院长接待日”这一机会，搭建起沟通的桥梁，提供周到细致的协调服务，确保每一项议题都能得到妥善的后续关注，确保每一项决策都能得到切实地执行和及时地反馈。此外，医院办公室邀请院领导参与科室的会议与活动，热切期盼院领导能为办公室的工作提供宝贵的改进意见和建议，同时也为医院的未来发展描绘出宏伟的蓝图。通过这种近距离地接触，将深入领会领导的思想精髓，在日常工作中灵活运用，从而更好地贯彻医院的办院理念和发展思路。为了进一步畅通沟通渠道，医院办公室将积极发挥中层干部会议的重要作用，院领导就医院发展的目标和方向等核心议题进行专题讲解。通过这样的方式，让医院中层干部尤其是临床科室负责人和学科带头人能够深入了解医院的现状，准确把握发展脉络，设立提问交流环节，激发全院职工参与医院管理的热情和活力。
2、完善医院内部协调机制
    医院需要简化管理流程，明确职责，引入资源共享制度，建立协调的管理模式，使不同部门的员工不仅能做好本职工作，还能实现密切合作，提高医院管理效率，实现医院发展的总体目标。第一，是协调方式从被动协调向主动协调的转变。在管理层，所有员工都应该能够成为主要的协调机构，使他们能够在任何情况下进行有效地沟通和协调。第二，一些行政问题需要下放权力和授权，以提高各协调机构的能力。定义一个特定的管理层，以挖掘不同管理层员工的潜力，避免横向和纵向协调，以解决医院办公室协调不足的问题。第三，利用非正式沟通的作用。各单位在内部协调中应有一定比例的以人为本的非正式沟通管理，与正式沟通相辅相成，能有效提高医院沟通效率，节约沟通协调成本。
3、优化办公室管理计划及业务流程
    医院需紧密结合实际，构筑一套完善的管理体系，以提升办公室管理的效率，进而强化其工作的影响力与针对性。在优化医院业务流程的道路上，塑造一支卓越的管理队伍，激发他们的团队协作精神。每一项任务，都应设定明确的管理目标，并借助科学的管理方法，提出富有洞察力的管理意见。医院办公室应恪守自身职责，积极提升干部的责任感，为了打造一个充满活力的创新管理环境，需要加强部门间的紧密合作，共同构建一个创新管理的总体规划。此外，提高业务人员的业务水平同样不容忽视，通过建立工作责任制和合理的部门分工，可以确保每个成员都能在适合自己的岗位上发光发热。定期的轮岗培训和全体人员的学习活动，将有助于提升管理队伍的整体素质和管理质量。致力于培养医院办公室人员的综合能力，建立一套全面的目标体系和规章制度，不断优化经营管理方法[5]。
4、加强人员配备，提高工作人员综合素质
    作为一家医院，对于工作人员的整体能力有着很高的需求，因此，要想提升部门工作人员的整体能力，就必须从强化办公室人力资源的管理入手，在平时的工作中，首先，充分利用老人传帮带，帮助新员工尽快地习惯于高负荷的工作，提高员工应对紧急情况的能力；其次，注重对本部门员工的专业、创新能力的培训，并进行院内定期的进修与交流，以达到相互借鉴的目的；提升员工的管理水平，通过培训和精细的管理来提升员工的工作能力和整体素养。最后，要重视医务工作者的职业道德建设。应具有较强的职业道德，遵纪守法，严守格保密，履行职责；要把自己全身心地投入到医疗事业中去，要养成一种好的心态，在遇到困难时，可以沉着地进行分析，找到问题的突破口；在压力大的情况下，可以很好地调整自己的状态，不夹杂任何私人感情。
5、建立科学的考评体系，增强督导检查作用
    一是[1][2]首先，医院的重要决策和医院需要设定截止日期，管理者可以基于部门内容管理来补充问题和意见的内容。在项目开始时，。其次，在事项立项时，需要确认项目编号和注册，填写监测要素表，并对医院办公室进行监测和跟踪。，在案例结束时，有必要对材料进行审查和总结。符合实施标准的事项将立即通知责任经理。如果不符合实施要求，应提出纠正建议，或要求负责修改案例内容的部门进行更改。，所有材料必须发送给审查经理汇报给分管院领导。[3]此外，医院办公室的管理应人性化和制度化，并建立科学的评估机制，以激发医院工作人员的积极性。每个任务都由个人负责，一旦目标实现，就应该制定适当的激励措施。
结束语
    在国家大力推进创新的政策下，医院办公室也在不断延伸工作路径，通过类比的管理模式，逐步形成由点到面的体系。在新形势下，医院办公室充分发挥管理核心作用，探索医院办公室管理的相关规章制度。应提出科学地改进措施，加强医院办公管理方式创新，应用精细化管理模式，有效推进医院管理决策，提高医院办公管理的质量和效率。
参考文献
[1]马润娟,王韶平,蔡卫政,等.运用多种方法提高医院办公室行政管理效率[J].管理观察,2019(35):178-179.
[2]王熙.探析加强医院办公室管理工作的有效策略[J].办公室业务，2020（14）：15+24.

[3]刘冬梅.实现办公室行政管理精细化的思路和策略研究[J].中国卫生标准管理，2021，12（11）：19-21.
[4]周祖琼，杨修凯，黄雅婷，等. 目标管理在医院办公室管理中的应用[J]. 办公室业务，2018(06):10-11.
[5]李力恒.医院精细化管理实施中的问题与对策分析[J].商业观察，2021（34）：66-68.

[1]没有二是

[2]

[3]该段看不明白想表达的意思，医院没有责任经理、审查经理