档案数字化建设与企业档案管理的策略探讨

档案数字化建设与企业档案管理的策略探讨

张映雪

武汉市江夏城投集团有限公司  湖北武汉  430200

摘要：随着我国近几年信息技术的快速发展和应用，数字化已经成为企业档案管理的新趋势。数字化视域下的档案管理不仅可以提高档案管理效率，还能够更好地保护人们的隐私与安全。对此，本文对代企业档案管理数字化建设中存在的问题和相关策略进行研究，供参考。

关键词：档案管理；数字化；策略

引言

随着社会经济的发展与互联网技术的普及，档案管理工作也进入了数字化转型时期。档案管理工作数字化转型不仅为档案管理与利用工作提供了新的发展机遇，也为实现档案管理事业高质量发展奠定了基础。基于此，本文旨在深入探讨企业档案管理工作数字化转型的必要性、面临的挑战以及改进的策略，以期为相关工作的开展提供参考和借鉴。

1现代企业档案管理数字化建设的重要性

档案属于一种原生的信息资源，对于现代企业发展有着重要的作用。档案直接体现企业的发展历史和现状。企业管理人员可将档案作为决策的依据，做好企业未来规划，推动企业持续稳定发展。由于现代企业发展规模不断扩大，档案数量也逐渐增加，需要组建专业的数字化档案管理团队，加强档案管理中信息技术的应用，用现代化的手段开展档案管理工作。现代企业档案数字化建设是一个长期的过程，企业需要投入较多人力资源和物力资源，才能够保证档案数字化管理水平获得提升。现代企业档案数字建设有助于提升档案管理工作质量，将传统的纸质档案转变为电子档案，在提升企业档案利用效率的基础上，突破传统档案管理存在的局限性，促进档案开发和利用。同时，还能够转变档案管理部门职能，让档案管理部门从封闭状态转变为开放状态，为企业各个部门提供档案信息服务。档案数字化建设改变企业传统档案保存形式，纸质档案在保存过程中可能会出现破损、丢失等问题，数字化保存的档案不仅传输效率快，还能够避免企业出现档案损坏、丢失的情况。现代企业档案管理数字化建设符合企业发展需要，可提高企业档案利用效率。

2现代企业档案管理数字化建设中存在的问题

2.1档案管理机制不完善

长期以来，由于企业档案管理部门以纸质档案为主，很多企业并不重视档案工作数字化，档案数据库建设不充分，档案数字化管理系统运行不畅，影响了档案管理整体效能。目前许多企业档案管理缺乏统一的标准，包括文件命名规范、电子文件格式标准、权限管理标准不统一等，导致档案管理工作流程不畅。同时，不同部门、不同系统之间存在着不同的管理体系，难以实现信息的互通与共享。

2.2档案安全工作存在不足

一是档案安全意识淡薄。一些基层单位对档案的数字化、信息化工作较为重视，但在档案的收集、整理、编研和开发利用的同时，忽视安全工作。二是部分单位未严格落实安全管理制度，档案安全管理工作存在不少漏洞。三是缺乏经常性的安全检查。一些设施出现故障、不能正常运作，也未能及时发现和修复，从而引起灾害事故。

2.3资金投入不足

在企业档案管理工作的数字化转型过程中，资金不足可能引起技术、人力、管理和长期维护等方面的一系列问题。例如，在硬件设施方面，资金不足可能导致相关部门无法购置或更新必要的数字化设备，如高清晰度扫描仪和专业存储设备，一定程度上妨碍了数字档案管理和使用的流畅进行；在软件和技术平台方面，资金不足可能导致档案管理部门无法及时升级档案管理系统，不仅影响数字档案的存储和检索效率，还可能存在数据安全风险。在人力资源方面，资金不足可能导致档案管理人员缺乏必要的数字化培训和教育，而这些专业知识和技能对于有效地进行数字化档案管理工作至关重要。

3现代企业档案管理数字化建设策略

3.1建立统一的企业档案数字化管理制度

通过统一的数字化档案管理规章制度，规定各部门在数字化档案管理中的职责和权限，明确各个岗位的责任界定、分工以及数字化档案的收集、整理、存储、传输和使用等方面的操作流程，确保数据的有效交流和利用。企业应制定统一的数据标准和格式，包括电子档案的存储格式、数据交换格式和数据接口标准等。另外，制定数据共享策略，及时与企业信息有效对接，并实现信息资源共享。明确哪些档案数据可以共享，包括但不限于患者信息、医疗记录、诊断信息、治疗方案等。确定共享给哪些部门或人员，如其他科室、企业、科研机构以及患者家属等。企业应根据自身需求选择合适的档案管理系统，确保系统能够满足数字化档案管理的各种需求，如数据存储、检索、备份、权限管理等。企业还应建立重要的档案管理体系，根据国家的发展政策，并针对现代企业在市场的发展情况，建立具备个性化、稳定的档案管理体系，并做到责任到人，使企业档案管理者能够重视档案管理，并积极开展企业档案数字化管理。

3.2提高档案信息安全性

现代企业档案数字化建设过程中，应遵循档案管理工作安全与保密原则，提高企业电子档案的安全性，处理好档案开发利用和安全性之间的关系。将《档案法》作为法律依据，保证企业机密档案不泄露的基础上，实现档案电子信息资源共享。档案管理人员要根据企业各个层级设置档案查阅权限，同时设置电子文件操作的自动启动日志，具备权限的人才能够打开相关电子档案，可以有效避免电子档案泄露的情况。做好企业档案管理系统安全建设，使用技术防范手段阻挡病毒入侵计算机，保证电子档案的安全性。档案室内应配备监控系统、自动灭火设备、计算机的检测系统，发现异常后能够及时发出警报，从而提高企业电子档案的安全性。档案信息管理平台中应设置不同的权限，如企业员工不能浏览平台电子的档案浏览记录、限制员工电子档案下载次数，每个员工每天下载次数应不超过3次，如果员工有特殊工作需要应向档案部门提交申请。登录企业档案信息平台时需要输入工号和密码，下载档案时要对用户进行身份识别，保证企业档案不会丢失。

3.3加大资金投入

企业档案数字化管理的资金投入是确保数字化档案系统高效、安全运行的基础。企业需要在预算中合理规划并适当增加对数字化档案管理的资金投入，以推进数字化档案管理的发展，提高工作效率和信息安全性。首先，硬件设备设施升级是数字化档案管理的基础，企业需要投资购买高性能的服务器、存储设备和计算机等，以支持大规模档案数据的存储和处理。同时，企业还需要定期对硬件设备设施实行维护和更新，确保系统的稳定性和正常运行；其次，软件系统采购和维护也是数字化档案管理所必需的。企业需要选择适合自己需求的档案管理系统，包括购买相应的授权、订阅服务或合作开发等。同时，企业需投入资金对系统实施全面维护，包括更新版本、修复漏洞、保持与相关系统的兼容性等，以确保档案管理系统始终处于一个高效、安全的状态。最后，建立风险预防机制也需要资金投入。企业需要投入资金来购买高效的防火墙、安全软件和监控系统，以保护档案系统的安全。此外，还需定期开展安全检测和评估，投入资金来改进和加固系统的安全性，防止黑客入侵和信息被泄露等风险。

4、结束语

综上所述，数字化时代档案管理信息化建设价值在于提高档案管理效率、降低档案管理成本、实现档案信息共享、保障档案信息安全以及促进档案管理的科学化和规范化。这些策略的实施可以有效提高档案管理工作的效率和服务质量，推动企业档案管理工作的现代化进程，为数字化时代的发展提供有力的支持。

参考文献

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