档案数字化过程中的风险及策略研究

档案数字化过程中的风险及策略研究

戴军库

中国石油化工股份有限公司华北油气分公司采气二厂  陕西 咸阳 712000

摘要：随着信息技术发展和普及，档案数字化已经成为现代档案管理不可或缺的一部分，而档案数字化过程中风险也逐渐凸显出来，给档案管理工作带来一定的挑战。本文旨在探讨档案数字化过程中存在风险，分析其影响因素，并提出相应策略有效应对此风险，以提高档案管理工作效率和质量，为相关单位在档案数字化工作中提供一定的参考和帮助。

关键词：档案数字化；数字化过程；风险及策略

前言：随着信息技术不断进步和发展，传统的档案管理方式已经无法满足日益增长的信息管理需求和数字化环境下挑战，如数据丢失、信息泄露、不完整性等问题，此风险可能会影响档案管理工作正常进行和档案安全性。档案数字化作为一种现代化档案管理方式，对提高档案管理工作效率、优化资源利用、促进信息共享和保障档案安全具有重要意义。

一、档案数字化过程中的风险

（一）数据丢失风险

档案数字化是现代档案管理中关键过程，它提供许多好处，如提高可访问性、可搜索性和有价值文件的保存，就像任何数字化转型一样，其中也存在着固有风险。档案数字化过程中主要风险之一是潜在的数据丢失，数据丢失可能由于各种因素而发生，如人为错误、硬件故障、软件损坏或网络攻击。如果不及时和有效地处理，数据丢失可能会产生严重后果，包括有价值的历史记录、法律文件或其他关键信息的丢失。

（二）信息泄露风险

信息泄露是各组织在档案数字化过程中所面临重大风险，该风险可能导致未经授权披露敏感或机密信息，导致潜在的声誉损害、经济损失和法律影响。在档案数字化过程中，信息泄露风险无处不在，可能在数据传输、存储或访问的任何阶段发生，如果安全措施不足，黑客可能会侵入系统，窃取或篡改重要信息，内部疏忽，如员工无意中将敏感文件发送至错误邮箱，或者在不安全的设备上存储机密数据，也可能引发信息泄露。

（三）不完整性风险

档案数字化过程中不诚实或不准确风险对数字化档案记录的完整性和可靠性构成重大威胁。不准确数字化会导致错误、信息缺失或不正确的数据解释，从而影响数字化档案真实性和可用性，不完整性风险源于技术缺陷，扫描设备的低质量可能会使原始文件某些部分无法清晰读取，或者文件格式不兼容可能导致信息在转换过程中丢失，如果数字化过程中的元数据记录不充分，可能会对未来搜索和引用造成困难，影响档案的可检索性。

二、档案数字化过程中的策略

（一）健全管理制度，加强档案管理规范化

制定明确档案管理指导方针和程序，确保所有工作人员都意识到自己的职责，并遵循记录编目、存储、检索和处理的标准化流程。定期对参与档案管理员工进行培训和研讨会，确保其具备必要的技能和知识，以有效地处理和维护档案资料，对档案管理实践进行定期审计和检查，以确定任何需要改进或不符合既定标准领域。利用现代技术和软件工具进行数字归档和记录保存，以提高档案管理过程的效率和准确性。

设立专门档案管理部门，配备足够的专业人员，如某拥有1000名员工公司，可能需要10-15名专业档案管理人员，制定详细档案管理规定，包括100条以上的操作指南和流程，涵盖档案创建、收集、分类、编码、存储、检索、利用、鉴定、销毁等全过程。采用先进电子档案管理系统，如DMS（文档管理系统）或ERP（企业资源规划系统），每年投入数字化设备和软件升级费用可能占总预算的10%。数字化处理所有纸质档案，每年处理的档案数量可能达到10万份以上，数字化率保持在95%以上。对档案进行定期备份和安全检查，如每季度进行一次全面的数据备份，每月进行一次安全检查，设立档案保存期限，根据法规和公司政策，不同类型档案保存期限从1年到70年不等。档案利用情况统计，如每年的档案查询次数达到5000次以上，档案利用率达到60%以上，对不符合规定档案管理问题进行及时整改，确保问题解决率达到100%。

（二）强化基础建设，保障安全管理无隐患

定期维护和检查档案仓库内所有设备和设施，包括灭火器、烟雾报警器、供暖管道等安全设备，任何问题或故障都应及时识别和解决，以防止潜在的危害。实施全面安全管理计划，包括定期安全演习，对工作人员进行应急程序的培训，以及处理潜在安全事故的明确规程。

每季度进行一次全面设备检查，包括检查100个灭火器日期和压力，确保100%的设备在有效期内，安装200个烟雾报警器，分布在仓库关键位置，每年进行一次功能测试，确保所有报警器正常工作。检查和维护500米的供暖管道，防止因管道破裂导致火灾风险，每年进行4次安全演习，所有员工必须参与，确保其熟悉应急程序。对100名员工进行安全培训，确保每人每年接受至少8h的安全教育，定期进行风险评估，平均每年识别并解决20个潜在安全隐患。投资500,000元进行基础设施升级，包括安装新自动灭火系统，升级10,000m2照明和通风设备，增强仓库结构的稳定性。制定并更新应急计划，包括应对火灾、洪水、地震等10种可能灾害情况，为安全管理预算分配10%的年度运营成本，用于维护、更新和升级安全设施，确保所有重要档案都有电子备份，以防止物理损坏导致的数据丢失。

（三）开展重点项目，促进档案工作数字化

建立全面数字化计划和时间表，将物理档案转换为数字格式，该计划应优先考虑经常访问或有恶化风险文件，并为完成数字化过程设定明确的目标，投资于高质量的扫描设备和软件工具，以确保档案材料准确和有效数字化。

优先处理的物理档案数量可能占总档案30%，如10,000份文件中的3,000份，此文件优先级基于过去五年内访问频率和文件的物理状态。购买一台高质量商业级扫描仪可能需要约$10,000，而专业级软件工具的许可证可能在$5,000到$10,000之间。为50名员工提供数字化处理和文件管理培训初始成本可能在$5,000到$10,000，包括内部研讨会和在线课程，建立安全的文档管理系统可能需要$20,000到$50,000的初始投资，包括硬件、软件和IT支持，每年的维护和更新费用在总成本10%到15%。确保数据安全可能需要投入额外$5,000到$10,000，包括加密技术、定期备份和访问控制，如果选择外包，每1,000份文件的数字化处理可能成本在$0.50到$1.00，取决于文件大小和复杂性。实施元数据策略可能需要额外$10,000到$20,000，以创建和维护有效的搜索和检索系统。设置定期（如每季度）项目审查，每次审查可能需要$1,000到$2,000，以确保项目按计划进行。

结束语：综上所述，档案数字化是当前档案管理领域发展趋势，但在数字化过程中不容忽视是潜在的风险与挑战。望通提出风险和策略，引起相关单位的重视，做好风险预防和管理工作，提升档案管理现代化水平，确保档案数字化工作的顺利推进。让数字化档案管理成为提升信息管理效率和保障档案安全重要手段，为社会发展和进步提供强有力的支持。

参考文献：

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[2]李长敏.标准化视角下档案服务信息安全风险及防护策略探析[J].大众标准化,2023(21):14-16.

[3]王庆,陈静.基于云时代背景的档案数字化管理及其应用策略分析[J].办公室业务,2020(17):181-182.