房产档案管理信息化的意义及改进策略探讨

房产档案管理信息化的意义及改进策略探讨

侯宇

（北京无线电测量研究所　北京　100039 ）

（中国长峰机电技术研究设计院　北京　1000392）

摘要：市场经济的快速发展，使房地产行业受到了高度关注，在房产行业管理中，档案管理具有非常重要的意义，对房产行业未来发展会产生极大影响。因此房产档案管理信息化建设水平受到了高度关注，必须有效找到管控体系，将其落到实处，才能满足时代发展要求。本文针对相关内容进行了综合性的讨论与分析，首先阐述了房地产企业档案及其特殊性，其次列举了房产档案管理信息化的意义，探讨了档案管理信息化建设的特点，最后提供了房产档案管理信息化的改进策略。希望针对有关内容的探讨，能够使方程档案管理信息化得到有效优化。

关键词：房产；档案管理；信息化

前言：房产企业在开展档案管理工作中，需要基于传统管理模式找到更加有效的管理体系，按照当前发展要求制定出完善的管控策略。因此管理信息化已经成为房产企业建设优化的重点，信息化管理能够使企业实现管理创新，利用多元化的方式储存信息数据，生动形象的展示房产信息，保证管理人员能够利用更加真实的数据进行信息共享。从房产企业档案管理工作的实际情况可知，为了提高信息化建设的整体水平，必须认识到信息管理的意义。当前，这一工作还有非常大的进步空间，对于信息化管理并不关注，使其很难发挥出实际效果，因此房产档案管理就成为当前讨论的重点。

一、房地产企业档案及其特殊性

相较与其他行业企业的档案管理来讲，房产档案管理对于专业性要求更高，在日常活动之中形成的文件、资料、合同、文章、图纸等都属于房产档案的一部分，不仅拥有统一格式与完善的行为准则，还会涉及一些专业性的词汇。在房产开发中会形成大量合同，大多数的活动都需要通过签订合同来实现，能够有效优化管理水平，这也进一步证明合同在房产企业管理工作中具有非常重要的意义。因此在房产档案管理工作中，必须开展合理与规范的档案管理工作，才能够使发展企业处在正常建设与发展的之中。房产档案相对于其他企业的档案来讲，拥有极强的综合性，企业也要从这一角度出发，使其能够得到有效优化。

二、房产档案管理信息化的意义

（一）提高档案管理效率和质量

房产企业需要储存大量的档案资料，如果依然使用传统方式储存数据信息，不仅会占用大量的物理空间，而且还需要浪费更多的人力与物力进行管理工作。档案管理工作中，需要积极的进行档案资料的整理归纳与管理，这些工作都会消耗大量的人力资源和时间成本，而且也容易带来各种问题。信息化建设能够进一步提高档案管理的整体水平，实现数字化发展，利用网络化的方式进行信息的储存、传递与共享。数字化管理的搜索性和便捷性能够使档案管理更加科学规范，降低管理人员的压力，提高管理工作的整体质量与效率。

（二）方便查询和利用档案信息

在档案管理工作中，如果没有实现信息化发展则会使档案查询与利用受到较大程度的影响[1]。每一份房产档案都拥有不属于资产的价值，如果没有实现信息化管理，需要翻阅大量的档案才能找到自身想要的信息，档案储存位置不方便检索也会消耗更多的时间。通过房产档案信息化管理工作能够使档案资料实现数据化，利用搜索引擎和档案管理体系可以快速地找到自身想要利用的档案资料。此外，信息化发展下能够积极地进行档案资料的智能化分析，找到其中所蕴含的价值，更加便利的获取与整理档案资料，使其能够发挥出更加积极的作用。

（三）保障档案安全和保存

档案管理的安全性和有效性是管理工作中的重点。在传统的管理模式下，房产企业档案非常容易出现纸张破损或者是资料外泄的情况。数字化档案管理背景下，通过使用数字签名、网络加密等方式开展管理工作能够提高其安全性，避免档案被他人随意获取和恶意修改。档案的备份与恢复借助信息化管理方式也更加简单，档案管理部门可以开展远程控制共享与备份工作，快速的进行维护和修复工作，提升档案管理储存的有效性。

三、档案管理信息化建设的特点

（一）安全性

在档案管理工作中，安全性是非常重要的因素，因为房产企业档案资料精密性不断提高，使其安全性受到了高度关注。在传统管理工作中，因为人工管理方式的效果并不是非常好，很容易出现档案丢失等问题。在信息化建设背景下，利用网络技术能够有效提高档案数字化储存水平，提升档案信息管理效果，例如通过权限控制可以规定所有用户的查询权限，借此保证档案数据不会出现外泄的情况。

（二）高效性

借助信息化管理能够有效提高档案管理的水平，实现高效化发展。传统的档案管理模式下，需要通过手动查找档案，但是会消耗大量的时间，而且容易出现各种问题。档案管理信息化能够有效解决相关问题，实现自动化发展，进一步提高管理水平，符合档案管理要求。利用人工智能技术能够为其提供创新发展动力，使档案管理实现自动化建设，获取其中更具有价值的内容，借此使企业可以借助这些信息制定后续的发展决策。

（三）创新性

档案信息化为企业管理工作提供了创新思维，例如，信息档案管理能够使数据可视化。借助数据可视化可以将档案信息制作成图表或者是思维导图，使工作人员能够直观地获取档案信息。利用这一模式能够帮助企业创新管理模式，基于以往数据找到自身存在的问题，并制定出创新管理体系，保证企业能够在数据的帮助下，改变自身的工作模式，优化日常管理体系，借此提高企业管理水平。此外，档案信息化还可以利用大数据和AI等技术开展数据挖掘、分析和预警等，使企业能够在这一基础上制定出更加科学的决策。

四、房产档案管理信息化的改进策略

（一）积极进行档案信息化建设

房产企业在发展中会形成大量信息，传统管理模式已经无法满足当前的实际发展要求。因此在档案管理中，必须制定更加积极有效的管理体系，优化管理水平，打造完善有效的管控措施。首先是开展数字化处理。简单来讲就是，利用多媒体和数字化技术将原本的知识文件转变为信息数据，使纸质档案转变为数字化档案，利用数据库进行储存，开展多元化的保护与管理工作，借此为后续利用提供动力。在这一工作中需要建立统一化的管理模式，提高数据库的规范性与安全性，不受时空的束缚。其次是打造数字化平台，在管理工作中，可以从实际情况出发，设置多元化的管控体系。很多地区的房产企业已经开始房产档案的信息化建设，但仍然会受平台与管理模式的限制，发展效果并不是非常好，非常容易出现各种问题。因此在开始这一管理工作过程中，就需要优化工作规范性，降低其中出现问题的可能。再次是在获取数据的过程中，需要仔细设置目录，保证其能够满足的管理要求，如档案的分数、页数都必须做好备份。最后是注重细节，比如要从具体工作角度出发设计前台交互界面，保证工作人员能够更好地利用档案信息。后台设计则要关注数据处理流程，在数据录入后及时归档，使用户能够在更短的时间内找到自身想要数据。

（二）构建完善的档案信息平台

伴随着信息技术的快速发展，信息共享水平受到了高度关注。房产档案管理工作同样要从这一角度出发开展平台建设，为行业发展提供动力，保证管理人员能够对其形成更加深刻的理解，为后续管理工作提供帮助。开展房产档案信息平台建设具有以下几方面的价值：首先是可以打造出完善的管理目标，并将其有效落实。其次是能够促进沟通，形成深度交流，不受信息屏障的限制，为行业发展提供动力。最后是能够为信息获取提供帮助，无论是信息查询还是办理工程手续，都可以在平台开展，避免出现虚假信息或上当受骗等情况。管理部门需要基于实际情况打造完善的管理体系，利用先进技术促进各个部门之间的沟通，而且还要将平台融入到企业发展规划，建立完善的管控体系，设置信息接口，与国家统一管理体系有效融合建设，提升房产档案管理工作的整体性，使其能够发挥出更好的效果。

（三）注重档案管理软件的升级

在信息时代下，房产档案信息化建设已经成为行业发展的重要基础。然而为了实现这一建设要求，就需要借助管理软件开发为软件升级提供动力。开发技术软件的过程中，需要基于实际情况提升本行业内部的统一性，展现与其他行业之间的差别。首先是建立完善的数据库，建立数据库能够提升信息共享效果，优化管理体化水平，保证房产行业的整体化建设。因为在房产行业中形成了多种不同的档案，涉及各种各样的目录，因此管理软件就要有兼容性和扩展性。其次是在信息建设之中，使其功能更加完善，提高用户在使用过程中的满意度。最后是在档案管理软件发展与优化的过程中，还要拥有独立性，基于工作环境的改变进行优化升级，不受相关因素影响。在行业发展中，提高技术水平后容易出现数据迁移的情况，因此要提升数据的独立性，提前做好备份，避免出现数据错乱的情况，为发展行业的稳定发展奠定基础。

（四）进行档案管理安全化建设

档案信息化管理数字化建设能够提高行业管理水平，对于房产行业的发展，具有非常重要的意义[2]。开放性的信息化时代非常重要的特点，可能带来各种安全隐患。从档案管理系统属于复杂系统的一种，在利用中会涉及到多个组成部分，例如数据传输、数据处理和数据储存等内容。在管理工作中，如果没有制定出完善有效的管理措施，可能对其产生不良影响，使企业发展受到严重限制。在建设工作中需要从实际情况出发，加强安全管理水平，保证档案信息的稳定性与准确性。有关工作人员需要注重规范化管理，保证系统能够正常运行。首先是需要利用正版软件，并根据实际情况不断升级，及时下载补丁，基于安全管理及时进行变更与审查，例如密码更新、服务器维护等工作都非常重要。其次是提升系统建设水平，关注数据库信息的安全。所有安全工作都是为了提高档案数据信息的真实性与完整性，避免其受到不良因素影响，例如可以利用防御层增加、转码、权限设置等方式开展处理工作，使其能够拥有更高的水平。

（五）注重打造专业化人才队伍

在新时期背景下，房产档案管理信息化已经成为其发展的重要要求，因此有关管理人员必须打造出完善的管理体系，根据实际情况提高自身的专业能力，有效应对档案信息化管理的实际要求，提高人员培训效果，积极进行宣传，提升管理人员的综合素养，为房产档案管理工作提供保障。首先是管理人员要主动学习，在日常中提高信息技能，积极参与各种培训，借此满足房产档案管理信息化建设的需求。其次是有关部门要获取更加优秀的外部人才，使企业档案管理拥有更强的进步动力，还需要提高现有人员的培训水平，例如开展讲座、研讨会等，使工作人员能够提高自身的综合素养。最后是管理部门需要调整薪资福利待遇，提高人员工作能力，优化工作效率。

五、结论：

综上所述，在时代发展背景下，社会中各个行业都出现了极大变化。房产企业档案管理如果无法满足社会发展要求，就会使企业建设水平明显下降。因此在房产档案进行建设过程中，必须找到合理有效的优化措施，提高自身的管理水平。对于房地产企业档案管理信息化来讲，也必须建立完善的体系，建设信息管理平台，重视管理软件的优化升级，开展安全建设，打造专业团队，借此为信息化管理提供动力。在管理工作中要认识到信息化管理的价值，合理优化管理模式，制定完善的管理方案，使房产档案管理信息化能够得到有效优化。

参考文献：

[1]李国强.“互联网+政务服务”背景下房地产档案数字化管理的探索与应用——以日照市智慧房产信息化建设应用为例[J].中国建设信息化,2022,(21):53-55.

[2]张波,刘潮渤,关鑫.高等学校公用房产信息化建设研究——以齐齐哈尔大学为例[J].理论观察,2022,(10):76-79.

[3]陈晓旭.依据房产档案的特点建设房产档案管理信息化体系[J].山东档案,2016(5):57-58.

[4]胡春荣.关于新时期构建房产档案管理信息化平台的研究[J].决策与信息（中旬刊）,2016(3):228.

[5]邓苏梅.关于房产档案信息化管理技术的应用研究[J].消费导刊,2017(5):35.

[6]宋晓婷.房产档案信息化管理特点及应对措施探讨[J].办公室业务,2016(17):57-57.