优化乡镇机关文书档案归档流程的实用技巧

优化乡镇机关文书档案归档流程的实用技巧

何晓红

平昌县青云镇人民政府便民服务中心  四川巴中  636480

摘要：文中从明确文书档案的归档范围和要求、规范档案资料收集整理、加强内容和形式审核等三个方面，探讨了优化乡镇机关文书档案归档流程的实用技巧，旨在为基层档案管理工作提供策略参考。

关键词：文书档案；乡镇机关；归档流程；实用技巧

文书档案是机关事业单位在履行管理职责和业务工作开展、加强日常管理过程中所形成的重要资料，也是记录基层机关事业单位事业发展成效的历史记录。近些年来，随着乡镇政府职能不断增加，基层工作业务范围不断扩大，形成的各类文书档案资料日益增多。如何规范收集、整理、归档文书档案，成为乡镇档案管理工作中急需解决的现实问题。实践证明，科学、规范的文书档案归档流程不仅能确保档案的完整、准确和安全，还可以提升档案管理工作效率，方便文书档案的开发和利用。为此，本文将结合乡镇实际，就优化文书档案归档流程的实用技巧展开探讨。

1明确乡镇机关文书档案归档范围和要求

乡镇机关文书档案涵盖了机关日常管理与服务过程中形成的具有保存价值的各类文件材料，包括规范性文件、工作计划总结、会议纪要、重要事项请示报告、重大项目文件、大事记、台账等。不同类型的文书档案资料，其归档的范围、保管期限、归档要求也有所差异。因此，明确文书档案的归档范围和要求是做好文书工作的前提。一般来说，乡镇文书档案资料的归档范围主要有：规范性文件、重大会议纪要、重要请示报告、大事记等具有永久保存价值的文书档案，要做到应归尽归，确保归档完整、准确；对于工作计划总结、一般性会议记录、日常事务性文件等，可根据其保管期限和价值，也应进行归档；其他具有保存价值的稳住档案资料也要归档。同时，要明确归档的文书档案资料的质量要求，如一份文件材料应当完整准确（上级来文的文件传阅处理签；自己发文的草稿、发文处理签等）、整洁有序，装订规范，文件是否加盖公章；文件是否符合中办、国办关于公文的格式要求等。通过明晰归档范围、保管期限、质量标准，可为后续文书档案的收集、整理、归档等工作提供基本遵循。

2规范乡镇机关文书档案收集和整理

2.1及时收集各类文书档案材料

文书档案材料的收集是文书档案归档的基础性、前提性工作。乡镇机关的档案管理人员要根据机关文书档案资料的归档范围和要求，及时收集各部门形成的各类文书档案资料。资料收集过程中，各部门单位要明确专人负责，定期收集文书档案资料，并移交给档案管理人员；利用现代办公系统、通讯系统（微信、QQ）收集非涉密文书档案资料；对纸质文书档案，在传阅不努力完毕后，有关部门和人员要及时送交档案管理人员保存，做到及时准确报送；乡镇业务部门要与机关档案人员加强工作联系和沟通，及时移交文书档案，做到及时归档，不遗漏；对于重大事项形成的文书档案，要在事项办理过程中同步收集整理，让文书档案的收集成为一项常态化、制度化的工作，切实消除档案收集的盲点和漏洞。

2.2对文书档案材料进行分类和筛选

文书档案涉及的内容广泛，形式多样，对收集到的档案材料要进行分类和筛选，这有利于后续归档整理工作的开展。分类可根据文书档案的内容、形成部门、载体形式等要素，区分出不同的类别，如根据内容分为规范性文件、请示报告、会议资料、日常公文、简报、通讯、公告、通报，等等；根据形成部门分为党务类、政务类、事业类、群团类等。在此基础上再对材料进行筛选，剔除不需要归档的材料或归类不当的材料，并对归档材料按照类别进行归置。通过科学分类和筛选，既可以保证归档的针对性和准确性，又能为后续编目、整理、利用奠定良好基础。

2.3对文书档案材料进行整理和编目

文书档案的整理编目是提高档案管理质量和利用效率的关键。整理时，要严格按照档案工作的相关标准和规范，对档案进行分类组卷，同类文件归于一起，保持其前后联系和内容衔接；要对文件进行系统排列，确保文书档案形成的时间顺序配列，每件文书档案的要件齐全、结构完整、顺序合理；要填写归档文件目录，方便今后查阅。编目是对档案形成“身份证”的过程，通过录入文件的题名、文号、责任者、日期、页数、编号、保管期限、密级等基本特征，可快速识别和检索所需档案。采用科学规范的整理编目方法，能够极大提高档案开发利用的针对性和效率。

3加强乡镇机关文书档案的形式和内容审核

3.1严格文书档案的形式审核

形式审核是文书档案审核的第一道关口，主要是对文书档案的外在要素进行全面细致的检查，确保归档文件在格式、结构、要件等方面符合相关标准和规范。着重审核文件是否采用了规范的公文格式。公文是机关单位行使职权、处理公务的具体表现形式，正式公文应当符合国家有关公文格式的标准要求。如公文的标题、主送机关、正文、落款、签发人、印章等要素必须齐备，符合中办、国办公文格式要求，如：各要素的位置、字体、字号等要规范统一；公文版面的色彩、留白、页码设置等也要符合排版规范。公文格式是国家法定要求，也是文书档案规范化管理的基本要求，决不能降格以求、随意而为。严格审核文件材料是否完整，文书档案通常由一系列相关文件材料组成，缺一不可。以会议类材料为例，完整的归档材料应当包括会议通知、议程、签到表、记录、纪要等，缺少任何一项都是不完整的。再如调研类材料，应当包括调研方案、访谈提纲、现场照片、调研记录、总结报告等，确保调研过程和成果的完整记录。如果文件材料残缺不全，就无法真实再现事件的来龙去脉，也难以发挥档案的凭证作用。认真审核文件的附件是否齐全，很多文书档案都含有附件，附件与正文相辅相成、不可或缺

[1]。在审核时，要严格比对附件与正文在内容上是否相互印证，能否形成完整的逻辑体系；在编号、序号上是否与正文一一对应；在页数、页码上能否做到准确统一。如发现附件缺失、附件与正文内容不符、编号顺序错乱等，都应当予以补充和纠正。确保附件的规范完整，是文书档案高质量归档的应有之义。

3.2认真开展文书档案的内容审核

内容审核是文书档案审核的核心环节，主要是对文书档案所记录的内容信息进行客观公正的审查和鉴别，重点把关其真实性、准确性、合法性、完整性等，最大限度地杜绝失实档案和问题档案流入档案库房。审核文件内容是否真实可靠，文书档案的价值在于真实记录机关工作和社会活动，其内容必须以客观事实为依归。审核中要通过调阅相关资料、了解掌握实际情况来佐证文件内容，对发现的收集到文书档案资料与实际文件资料不符合的，决不允许归档，要进行重新核实，查找文件的原件，以此确保文书档案的内容真实可信，能确保档案的权威性和公信力。审核文件中涉及的统计数据资料是否准确，统计资料是反映机关事业发展状况的重要依据，关系到决策的科学性和工作的效能[2]。对文件材料中出现的数据，要通过采集渠道、统计口径、计算方法等多个维度进行细致的复核，确保其来源清晰合法、口径一致、计算严谨准确，做到数出有源、算出有据。对发现的统计数据与实际不符、前后矛盾的，要及时要求材料形成部门查明原因，重新核算、修正或重报。唯有确保数据的精准翔实，才能为机关科学决策、评估绩效提供可靠依据。

3.3对审核出的问题及时处理和反馈

文书档案审核过程中发现的问题，要采取针对性措施，及时处理和反馈。对于形式不规范的，要及时告知形成部门按规定格式重新制作，对于内容存疑的，要提请形成部门进行核实澄清。对于内容残缺的，要提请形成部门补充完善相关材料。对于不真实、违法违规的，坚决不予归档，并向相关部门通报，对于审核中发现的共性、倾向性问题，要及时向机关主要领导报告，提出改进工作的意见建议，通过审核把脉问诊，有的放矢解决问题，不断提升文书档案的归档质量，为后续文书档案的整理和开发利用夯实基础[3]。

4结语

总之，做好乡镇文书档案的归档整理工作，是提高乡镇档案管理工作效能的有效措施，同时对推进乡村治理体系和治理能力现代化的具有重要的促进作用。统筹运用好乡镇文书档案的归档整理的各项实用技巧，能有效推动乡镇机关文书档案管理工作更加规范化、精细化、高质量，为乡镇经济社会持续健康发展提供坚实的档案支撑。

参考文献

[1] 李国泉.关于加强乡镇卫生院文书档案管理工作的几点思考[J].幸福生活指南， 2023(30)：0115-0117.

[2] 闫建强.如何提高基建工程档案归档的规范性研究[J].区域治理， 2023(5)：0283-0286.

[3] 李金讯，冯永青，郭玮，等.基于多模态关键校验算法的档案归档完整性研究及应用[J].电力大数据， 2023， 26(7)：76-83.