机关事业单位档案管理信息化建设探讨

机关事业单位档案管理信息化建设探讨

吴志良

涟源市市场监督管理局 湖南 娄底 417100

摘要：随着信息技术的不断发展，各行各业的发展都有着先进的资源介入，有效提升相关单位的工作效率。档案管理工作为机关事业单位日常工作的重要组成部分，其中的内容不仅涵盖了人力资源档案、日常财务档案、相关业务档案、单位规划档案以及其他机密文件等内容。通过信息化的档案管理能够有效确保这些档案内容得到有效的创新，有效提升机关事业单位人员的工作质量和工作效率，同时，也能确保档案存储的稳定性与安全性，为机关事业单位工作提供了极大的方便。本文主要阐述机关事业单位档案管理信息化的意义，并且提出具体的实施策略，以供参考。

关键词：机关事业单位；档案管理；信息化建设

档案为某个主体对已经发生的事件进行物质化留存的过程，其中的信息具有重要的价值。一个单位的通过高效的档案管理工作，可以将过去发生的事件进行留存，并且根据档案为将来的发展做好更为全面的规划。在时代的不断发展下，我国已经进入了信息化的时代，传统的纸质化存贮档案方式已经不能面对现代机关事业单位发展的需要，相关工作人员应该积极应对时代的发展加快步伐，构建贾暖的信息化档案建设模式，从而全面推进事业单位档案管理水平。

一、机关事业单位档案管理信息化的意义

（一）提升单位档案管理工作的效率

信息技术的不断深入让事业档案的档案管理信息化建设得到全面发展，极大程度的提升了档案管理工作人员的效率。传统的纸质化档案管理已经不太适应档案管理模式的发展，存在着查找困难、存贮不易、后续信息更新较为困难等负面因素。因此，相关技术人员需要通过信息化技术将实施合理的档案管理系统，将档案的电子化存储和快速存储进行应用，以此减轻人工干预的流程，强化档案管理工作的安全性与便利性。同时，信息化的档案管理有着庞大的互联网资源为支撑，能够打破传统档案管理工作的时间与空间限制，相关工作人员仅需通过联网设备即可登录档案进行一系列操作，有效强化档案管理效率。

（二）弥补传统档案管理中的不足

传统的档案管理工作中没有专业的档案管理人员，大部分都是由本单位其他工作人员兼任档案管理工作，导致工作人员没有良好的专业性，容易被其中繁乱的内容所影响。同时，在工作中往往会出现档案归档不准确、立卷不全面的情况出现。同时，事业单位的工作对于社会发展有着巨大的影响，如果档案类的工作出现问题，会影响到未来决策的有效性。同时，传统的纸质化档案易损坏、信息难以共享、数据安全性低等问题。档案管理信息化通过数字化和网络化手段进行有效弥补。信息化档案存储可以防止档案的物理损坏，延长档案的保存期限；网络化管理则支持多用户访问和实时共享，增强了信息的流通性和利用率。此外，信息化系统通常具备完善的权限管理和备份恢复功能，能够保障档案数据的安全和完整，防止数据丢失或泄露。这些改进不仅提升了档案管理的质量，也使得档案的使用更加便捷和高效。

（三）创新档案管理全新作用

机关事业单位全面进行档案信息化管理，可以有效优化传统档案管理中的功能。档案管理工作原来只是单纯的对档案进行归档与分类，在需要的时候能够及时找到即可，这种档案管理模式并没有全面发挥出档案管理工作的效能。相关工作人员应该借助信息化技术最大程度的发挥档案管理工作的价值。如，信息化系统能够实时监控档案的使用情况，提供数据分析和统计功能，帮助管理人员及时了解和掌握档案管理的动态和趋势，从而更好地优化和改进档案管理工作。

二、机关事业单位档案管理信息化的策略

（一）研发档案信息化管理体系

现阶段大多数事业单位都积极将档案管理工作朝向信息化不断发展，并且根据本身单位的主要性质开展了一系列的档案管理体系，使得档案管理功能在信息化的管理下得到更快的发展。首先，相关事业单位需要协同档案管理工作人员明确本单位工作开展要点，并且在此基础上制定详细的规划和实施方案。其次，选择合适的软件开发商或合作单位，进行档案管理系统的设计与开发。对于每个事业单位必须的功能，如人力资源档案管理、财务管理、业务信息档案管理进行独立划分，以此减少档案管理工作人员的工作量。同时，将其他事业单位共同对接的功能进行划分，构建充满联系的信息化管理体系，以便随时调用关键的档案信息。最后，该档案管理系统还需具备良好的扩展性和兼容性，以便未来能够与其他信息系统无缝对接，实现数据的共享和综合利用。通过研发完善的信息化管理体系，单位能够有效提升档案管理工作的效率和质量。

（二）强化档案管理人员的专业能力

档案管理人员的素质一定程度上决定着机关事业单位档案管理工作的上限水平，因此，事业单位需要对现有的档案管理人员的工作能力、工作态度以及工作质量进行全方位的评估，并且找到他们工作上的薄弱环节，进行专项培训，从而保证档案管理工作人员能够适应信息化的发展，为本单位的档案管理工作贡献自身的力量。首先，机关事业单位需要定期组织培训活动，帮助档案管理人员掌握现代信息技术和档案管理系统的使用方法。这些培训内容应包括信息化系统的基本操作、数据录入与维护、信息安全管理等方面。同时，单位还应鼓励档案管理人员参加外部的专业培训和行业交流，如，邀请业界专业信息化专家开展指导活动，以此提升其业务水平，扩展业务视野。再次，信息化下的档案管理工作不仅仅在于收集、分析、归类这几项工作，而是需要积极了解本单位不同业务部门的要求，为其设计良好的档案资料。

总的来说，事业单位通过提升档案管理人员的专业能力，可以确保信息化管理体系的有效运行，并能迅速应对在实施过程中遇到的各种问题，进一步推动档案管理工作的现代化和高效化。

（三）提升档案信息化管理的硬件设备

机关事业单位档案信息化建设不仅需要相关人员的技术与软件技术支持，同样也需要与之适应的硬件设备。部分事业单位的档案管理人员认为档案信息化管理只要能够将档案进行良好的存储与信息采集即可，对于计算机的硬件设备管理有所忽略，他们甚至采用的是多年前的信息存储设备，这对与信息化档案管理工作的效率起到了一定的影响。因此，事业单位应投资购买和更新必要的硬件设备，包括高性能的服务器、存储设备、扫描仪、计算机以及网络设备等。这些设备应具备高效的处理能力和可靠的安全性能，以支持大规模数据的存储和处理。

（四）做好纸质档案与信息档案的协同配合

纸质档案在档案管理中具有较为重要的位置，为了切实保证机关事业单位档案管理工作的成效，应构建纸质化档案与信息化档案共存的档案管理制度。一般信息化档案管理同样也离不开纸质化档案，档案管理工作人员通常需要将纸质化档案通过信息系统进行录入，形成电子化档案，以便在信息化管理系统中进行统一管理。对于尚未电子化的纸质档案，单位应建立完善的管理制度，确保其与电子档案的同步更新和协调利用。在具体操作的流程中，档案管理人员应严格按照标准和流程，进行档案的数字化处理和元数据录入，确保电子档案的准确性和完整性。此外，单位还应考虑纸质档案的长期保存需求，配备专业的档案保存设施，防止档案的损坏和丢失。

结束语：综上所述，信息化档案管理对于机关事业单位今后的发展具有重要的意义，也是稳步促进机关事业单位档案管理事业发展的重要举措。机关事业单位应该全面认识到，档案管理信息化是一项长期性、系统性的工程建设，不仅要对管理制度、管理模式以及管理多个方面进行创新改革，而且也要对本单位技术专业人员进行全方位的培养，保证档案工作持续发展。