房地产企业档案管理与开发利用

房地产企业档案管理与开发利用

王欣然

天津住宅集团津城置业有限公司，天津市  300000

摘要：房地产企业档案作为记录企业历史变迁与成长轨迹的宝贵资料，在社会经济发展中起着举足轻重的作用。在数字化浪潮的推动下，纸质档案逐渐被电子档案取代，成为房地产企业信息管理的新趋势。为了顺应这一变革，深入发掘企业档案价值，促进房地产企业工作的高效运转，已成为档案管理的重要课题。下面本文就房地产企业档案管理与开发利用进行简要探讨。

关键词：房地产企业；档案管理；开发利用

1房地产企业档案管理与开发利用的必要性

1.1提升企业档案管理水平

企业档案是记录房地产企业历史和发展的重要文献，包括组织架构、经营管理、技术创新、产品研发等方面的信息。通过合理开发和管理档案，可以更全面、准确地了解企业内部运作和发展历程，为房地产企业的决策和战略规划提供重要依据。同时，科学规范的档案管理能够确保档案的安全完整，避免档案的遗失或篡改，提升企业信息的可靠性和可利用性。房地产企业档案价值，有助于实现企业信息化管理。建立和完善档案管理系统可以将企业内部的文件、资料和信息有效分类、归档、整理和保管，解决传统纸质档案管理带来的烦琐和耗时问题。此外，信息化管理还能够显著降低档案丢失、损坏和泄漏的风险，确保房地产企业业务运行的连续性和安全性。

1.2增强企业竞争力与可持续发展能力

房地产企业档案价值、服务中心工作，可以有效促进企业内部信息的共享。企业档案中记录了企业各个经营活动的全过程、决策依据和创新成果。这些档案具有重要的历史记录和战略参考价值，对房地产企业来说至关重要。因此，通过科学规范的档案管理，房地产企业能够更好地管理和利用自身的知识和信息，提高工作效率和决策水平，进而增强房地产企业的竞争力。通过开发企业档案价值，企业可以构建健全的管理体系与高效运作机制。同时，规范企业档案管理流程，能够确保各项工作有序推进。例如，房地产企业可借助档案管理系统实现文件的分类、整理与检索，提高工作效率和资源利用率。此外，档案管理还能够协助企业守护重要信息、遵循相关规定，确保房地产企业运营的合规性和规范性，进而增强房地产企业的可持续发展能力。

2 房地产企业档案管理与开发利用策略

2.1 树立档案利用思维

首先，在大数据时代，房地产企业档案管理人员应充分了解大数据时代信息的特点，及时捕获有价值的信息，树立“大数据”“大档案”意识，以档案单轨制出台为契机，采取电子档案管理模式。房地产企业档案管理人员要用发展的眼光正确看待档案信息资源整合与开发利用问题，根据时代发展树立档案信息资源整合与开发利用新思维，做好电子档案的使用与分享。其次，房地产企业档案管理人员要加大档案信息资源整合与开发利用力度，提高档案的使用价值。同时，房地产企业管理层与档案管理人员要树立超前服务理念，全面分析档案信息，科学预测对房地产企业发展产生影响的潜在因素，提前预警，为满足这一要求，房地产企业档案管理人员要加强学习，全面提高自身素质。一是了解房地产企业的实际发展情况，二是及时了解国家新出台的政策，对国际形势作出正确判断，从而确保信息预测的科学性，为房地产企业生产经营与管理提供科学的信息保障。最后，房地产企业档案管理人员要树立服务意识。为保障档案的顺利使用，要全面提升工作责任感，改善传统的档案管理模式，尽量提供不同层次、不同渠道、不同形式的档案服务，同时根据档案的具体内容，利用大数据等信息技术选择适当的档案编目形式，确定形式丰富的档案使用新方向。

2.2 构建档案管理系统

房地产企业档案部门要结合房地产企业特点，合理规划设计，构建科学、合理、切实可行的档案应用系统，以丰富档案信息、精确快速的检索方式、实用并方便为标准，着重建设档案应用系统利用率最高的检索功能，设计实用性强、多功能的档案应用系统检索工具，尽量减少档案检索时间，提高档案信息的查全率、查准率，促进档案服务质量的提升，建议按以下几点设计：其一，突出档案应用系统的检索功能入口。根据收集到的档案信息，同时分析房地产企业用户思维习惯，以此进行设计，一般情况下要单独设置，将其设置在左边偏上的位置。其二，检索方式多样化。检索方式关系到档案检索与利用效率。建议设置为一级、二级或组合式高级检索方式，并结合档案用户要求，选择相应的检索方法，并对检索文件进行筛选、排序，如按文件形成时间、责任者和检索文件的关联程度等做好筛选、排序。其三，检索内容要准确、详细。房地产企业涉及项目多、类别多、阶段多，检索系统的开发要完善、简洁，从而提高用户体验度和利用率。同时，应根据房地产企业的特点，构建逐步分类的目录树，结合档案规范、归档形式、分类标准等项目开发并完善目录树，并结合房地产企业的党群工作、经营管理、会计档案和人事档案等进行著录项设计，各个著录项的著录要表述准确，从而提高档案信息的查全率、查准率。其四，拓宽检索后的多渠道反馈机制。开通多渠道检索利用效果的反馈机制，就用户在检索中存在的问题及时优化服务。如用户体验档案检索服务后，系统自动弹出用户满意度调查问卷。其五，在线指导模块要简单易懂，可配备检索操作手册，内容以动画或直观图的形式代替文字，并在系统内设置自动或人工在线检索指导。其六，及时做好系统的安全升级工作，为避免发生信息丢失、损坏或泄密事件，系统必须设置漏洞扫描、自动预警及系统修复等功能，并做好系统升级及数据维护，确保系统安全与稳定。

2.3 做好档案普及与宣传工作

房地产企业档案部门要做好档案的普及与宣传工作，档案工作范围扩展到哪里，普及与宣传工作就要落实到哪里。大数据时代，随着网络技术的发展，档案宣传渠道与方法更加多样化，房地产企业应本着满足用户需求的原则，充分利用媒体融合在交互、时效及生动性等方面的优势，采取线上、线下同步结合的方式，做好档案普及与宣传工作。房地产企业可在重要纪念日、重要活动或国际档案日等特殊时间，利用公众号、短视频等平台，以知识竞答、展板等形式开展档案普及与宣传工作，做到宣传形式与内容的多元化。在档案普及与宣传过程中，房地产企业要利用音视频档案独特的强空间与时间感等优势，生动展示房地产企业内涵，为企业的发展助力。

2.4 加强人才队伍建设

对于房地产企业来说，档案和房地产企业的生产经营与管理息息相关，房地产企业可分期、分批引进高层次、高学历的档案管理人才，同时强化对现有档案管理人员的培训教育。根据档案管理人员的构成适当增加专职档案管理人员的比例，通过改进档案管理机制、激活队伍活力等手段，培养具有创新精神、勤于思考、善于观察的高素质档案管理人才，打造一支熟悉档案法律法规、精通档案关联业务、熟练操作档案应用系统的人才队伍，利用先进的网络、信息技术破解档案管理与利用难题，丰富档案工作理论与实践，提高档案利用质量。

2.5 加强档案安全防护

大数据为房地产企业档案管理提供了技术与平台支撑，但同时也使得房地产企业档案信息面临着更加多样的风险，对此，房地产企业档案部门必须加强档案的安全防护，谨防档案信息丢失。一方面，应及时备份档案信息，利用磁盘存储、网络存储、云存储等途径备份档案信息，同时也要运用加密软件防止档案信息的泄露；另一方面，档案管理人员要定期检查硬件设施的运行情况，定期维护保养，及时更换有问题的硬件设施，确保硬件设施的安全运行。此外，要严格管理档案设备间的周围环境，严防不相关人员的进出，定期更新系统防火墙，及时修复系统漏洞，建立健全安全保障制度，确保涉密档案的安全。

3结束语

总之，档案资源是房地产企业的信息库，在房地产企业生产经营与管理过程中发挥着重要作用，对于传承与培育房地产企业文化、发扬房地产企业精神有重要作用。房地产企业档案管理人员要深刻理解档案信息资源整合与开发利用的重要作用，分析其蕴含的文化价值，积极开发档案应用系统，使档案更好地为房地产企业建设服务，促进企业社会责任档案的形成，为房地产企业的持续发展奠定基础。

参考文献：

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[2]张艳文.大数据背景下档案管理与利用服务创新途径[J].黑龙江档案,2023(01):158-160.

[3]于丹丹.房地产企业档案信息资源整合与利用[J].电脑校园,2020(06):500-501.