iLabPlus智慧实验室系统在科研型实验室管理中的应用探讨

iLabPlus智慧实验室系统在科研型实验室管理中的应用探讨

宋丹妮

华中科技大学同济医学院附属同济医院   湖北武汉   430030

[摘要] 目的 通过应用信息化管理系统对实验室进行系统管理，提高实验室仪器和试剂耗材使用效率，保障实验室安全运行。方法：登录iLabPlus智慧管理实验室建立系统账户，根据科研中的用途对各种试剂耗材进行分类，对实验室仪器进行登记管理，同时完成相关人员信息的维护，利用软件对仪器使用和耗材领取进行统计。结果：初步建立了科研型实验室信息化管理流程。iLabPlus智慧实验室系统的应用规范了实验室仪器的使用，对实验室内科研试剂耗材做到精细化管理，节约了人力成本和时间成本，同时提升了整个实验室的信息化水平。结论：科研型实验室对仪器和试剂耗材的信息化管理可提高工作效率，降低管理成本和试剂耗材损耗，保障实验室的质量和安全。

【关键词】：iLabPlus智慧实验室；科研型实验室；信息化管理

Discussion on the application of iLabPlus intelligent laboratory system in the management of scientific research laboratories,

Dani Song，Yin Lyu. Tongji Hospital,Wuhan 430030,Hubei Province,China

[Abstract] Objective To explore the application of iLabPlus intelligent laboratory system to manage the laboratory, then improved the efficiency of laboratory instruments and reagent consumables.Ensure the safe operation of the laboratory.Methods Log in to the iLabPlus system and establish a system account, classify various reagent consumables according to the use in scientific research.To register and manage laboratory instruments. Complete the maintenance of relevant personnel information.Using software to make statistics on instrument use and consumables collection. Results The information management process of scientific research laboratory has been initially established. The system standardize the use of laboratory instruments, improved the work efficiency, reduced labor cost and time cost, increased the refinement and information levels. Conclusion The informationized management of instrument and reagent consumables in the scientific research laboratories can improve the work efficiency, reduce management costs, and ensure the quality and safety of the laboratory

[Key words] iLabPlus intelligent laboratory system; Scientific research laboratories; Informationized management

随着国家近年来高校研究生规模的不断扩大，越来越多的教学型实验室需要承担科研型实验室的任务[1] 。科研型实验室涉及实验室仪器设备、试剂耗材和危化品等多个管理项目，管理质量直接影响到科研进度和成本损耗[2]。本实验室前期采用纸质登记的方法进行管理，纸质记录不易保存且容易出现人为误差，同时对试剂的数量，有效期预警等无法掌控，整理和数据统计需要耗费大量时间。因此为了提高实验室信息化管理，自2019年开始采用iLabPlus智慧实验室管理系统，目前已经取得一定的管理成效。

1 iLabPlus智慧实验室系统

1.1 系统设置

该系统主要包含采购，库存，仪器，供应商。统计和文档几个功能模块。我们实验室按照试剂管理办公室的招标目录进行实验室试剂耗材的采购，试剂经由订购系统下单，经费负责人审核，试剂商经试剂管理办公室验货后再送至实验室，然后利用该系统对订购的试剂进行库存管理。见图1.

图1 iLabPlus智慧实验室操作界面

Fig1 The operating interface of iLabPlus intelligent laboratory system

1.2 人员管理设置

该系统支持设置管理员、库管员、采购员等多种不同实验室角色协同工作。系统管理员掌控人员调配和维护的主要任务，同时系统管理员对实验室信息进行基本维护和核对。通过邮件方式邀请成员登录账户并设置不同的人员类别，给予不同的权限。同时工作人员可通过该软件的微信公众号进行实时信息同步。

1.3 仪器设备信息维护

可以在该系统中添加实验仪器设备比如流式细胞仪，生物安全柜，荧光显微镜，冰冻切片机等。按照规定要求在系统中导入仪器的图片、名称、品牌、存放地等相关信息。用户登录该界面后可以进行仪器使用预约。见图2.

图2 iLabPlus智慧实验室仪器信息及预约界面

Fig2 The instruments and appointments interface of iLabPlus intelligent laboratory system

1.4 试剂耗材信息管理

该系统对试剂耗材录用有不同的方式，试剂耗材可以在系统中采用单条信息录入维护，这个可以针对单次订购的试剂入库；同时也可以通过导入Excel模板进行批量的试剂耗材信息维护。按照系统要求的维护信息包括试剂名称、试剂品牌、供货商、试剂规格、价格、CAS号、货号、有效期等进行批量的试剂耗材导入。

1.5 实验室文档管理

实验室成立多年有很多的纸质版文档，可以通过扫描将信息全部传输到系统中长期保存并方便实验室成员查看。比如实验室已有的试验方案、实验动物信息、液氮罐细胞冻存信息等一系例信息上传到该系统中，实验室成员可以共享相关的实验资料。

2 实验室试剂耗材管理

2.1 入库管理

根据实验室试剂耗材管理规定，对通过试剂管理办公室查验合格的试剂耗材进行入库处理。登录iLabPlus智慧实验室管理系统，采用单条信息入库或者批量入库的方式对试剂耗材进行入库管理，保证入库信息的完整性与正确性。

2.2 二级分类管理

根据实验室的耗材和试剂的用途[3]和试剂的特点，可以对试剂耗材进行二级分类，方便不同实验组成员对试剂耗材的查找。比如抗体可以分为流式抗体和普通的抗体进行分类，也可以根据试剂储存温度的不同进行分类。耗材等可以分为普通耗材和细胞间专用耗材，其他的试剂也可根据具体信息进行二级分类，见图3.

图3 试剂耗材分类设置界面

Fig3 The classification operating interface of reagent consumables

2.3 出库审批和管理

当用户需要使用仪器和申领耗材试剂时，可以登录iLabPlus智慧实验室账户，在公共库存中进行申请，管理员收到申请审批后可通过电脑端口或者微信小程序对申请进行审批，如遇特殊情况，审批可添加备注信息后再审批。

2.4库存预警管理

库存预警分为过期预警和缺货预警两种形式。管理员可以根据试剂耗材管理要求自主设置预警时间或者预警数量，普通耗材消耗速度快，可以用数量作为预警；抗体等试剂使用效期长，可以用过期天数进行预警。当试剂耗材达到预警数值时，系统界面中预警的项目名称后面会显示预警符号，同时利用微信小程序也会推送预警信息，见图4。

图4 预警界面

Fig4 The operating interface of forewarn

2.5 统计管理

进入统计管理页面，可以对入库、出库、金额和数量等几个方面进行统计。通过导出EXCEL表格，定期对试剂耗材进行盘点，与实际现有库存量进行核对，确保库存数据一致性、

2.6 信息安全管理

该系统为邀请原则，只有接到管理员邀请的用户才能够进入到该系统内。同时该系统有自动DDoS防护、木马查杀功能。系统加密、传输加密、实时备份等确保服务的可用性和安全性。

3、使用效果评价

自本实验室使用iLabPlus智慧实验室管理系统后，改变了原有的纸质化管理登记模式，原有的纸质登记工作繁杂，统计难度大，导致每年汇总都会耗费大量的人力时间，特别是在仪器使用这一块，由于非工作时间不能够进行审批，导致学生的实验延后，耽误了实验进度，也不能对仪器使用情况进行良好的统计。纸质化的登记数量不易统计，常用耗材消耗量大，没有预警会导致试剂订购不及时导致延误实验。同时每到年底就会有大批量的数据需要统计计算，翻阅和重新统计纸质记录需要耗费大量的时间，纸质记录也不易保存，常有丢失等情况导致统计结果不准确，造成实验室管理混乱的现象，不仅影响了实验进度，同时也造成了科研经费的浪费。

通过使用该系统后，在系统中可以清晰的看到实验室仪器的使用情况，仪器预约的时间，顺序，使用时长等信息数据清晰，可以很明确的通过该统计对使用多的仪器进行维护和保养，见图5

图5 2023年度仪器预约统计表

Fig5 The instrument reservation statistics table about 2023

同时该系统对于入库的试剂耗材也有良好的统计，通过直接金额统计可以对订购货物进行核对，也可以通过图表的形式了解实验室内花费，可以为实验室预算经费提供参考，并且减少了纸质登记带来的误差。见图6

图6 2024年度入库金额统计

Fig6 The Statistical table of instrument reservation in 2024

4.讨论

高校实验室是培养创新型人才的重要实验基地[4]，目前大学内基本上都是以教学型的实验室为主，近些年科研型实验室逐渐增多，但是由于管理体制的不健全，运行机制的不完善，管理流程不规范等一系列的问题导致科研经费的浪费现象[5]。实验室的仪器大多价格不菲，如不能充分利用就浪费了仪器的价值，但在使用过程中需要对仪器进行良好的维护，保障仪器长久的使用。同时对实验室试剂耗材管理不规范也容易导致生物试剂环境污染等一系列的问题，近年来实验室安全管理也是十分重要的，试剂中的危化品等更加需要严格管理，杜绝一切危险情况的发生。

就目前大部分的实验室，基本上是利用纸质表格对实验室的仪器使用和耗材领取。纸质档记录容易错记漏记，同时纸质表格大部分过于繁琐，也不利于长期备份存档。所以智慧型实验室管理软件应运而生，也是实验室信息化发展的必然趋势，利用信息化管理可以很好的做到随时对仪器和试剂耗材的管控，同时也可以减少人工误差或者记录丢失带来的损失。软件提供的线上审核功能可以做到随时审批，这样不仅提高了工作效率，同时也不再受纸质化固定办公的影响[6]。

我们实验室是综合型科研型实验室，实验室内仪器多，耗材试剂繁杂，自从应用了iLabPlus智慧实验室管理系统后。学生可以在非工作时间段对仪器使用提出申请，通过线上审批后学生可以及时使用仪器完成实验，缩短了实验时间，线上预约也可以看到相关预约顺序，避免仪器使用冲突，仪器使用的时长统计给我们对仪器的保养维护效率提供基础数据，保证仪器长久有效的运行。同时该系统对试剂耗材进行分类管理，根据学生使用情况及时提前订购试剂耗材，保障实验的顺利进行，也可避免试剂耗材的浪费。通过系统统计可以清晰核对实验室试剂耗材的出入库情况，可以让管理员良好把控整个实验室的经费支出，账目清晰明了。

应用iLabPlus智慧实验室管理系统是对信息化实验管理的一种尝试，也是现在大数据时代下的一种发展趋势。在使用过程中还需要进行更多改进，可以将系统更加完善化。后续实验室可以根据实验室的特点，建立一个有实验室特点的管理系统，使系统使用更加智能，充分建立完善的信息化管理实验室。

参考文献

[1] 刘光辉. 高校教研型实验室的安全管理浅析[J],现代职业安全，2022（07）

[2] 王艳彬，韩卫，张慧贤，等. 京津冀血站血液筛查实验室检测试剂应用现状及分析[J],中国输血杂志，2017，31（10）：1114-1118

[3] 周晓萍，杨梦婕，钱春燕，等. 浅谈实验室非试剂类耗材分类及其管理[J],实验室研究与探索，2016，35（12）：273-276

[4] 李亚丽，修江帆. 基础医学实验室数字化管理系统的设计与实现[J].中国医学教育技术，2024，38（04）

[5] 许鹏，王文娟，廖连莹. 应用型本科院校实验室管理体制探索[J].化工管理，2024（20）

[6] 秦洪伟，石菲菲，王小霞，等. iLab智慧实验室系统在输血科试剂耗材管理中的应用探讨[J]. 中国医疗管理科学，2022，12（03）