数字化转型背景下企业档案管理策略

数字化转型背景下企业档案管理策略

文见琛

身份证号：430102198801230020

摘要：近些年来，在我国科学技术不断进步的背景下，我国迎来了崭新的数字化时代。数字化技术迅猛发展的同时，为国内诸多领域的发展与转型奠定了坚实的基础。在企业档案管理工作中，数字化技术的应用已经成为新的发展趋势。文章首先针对企业档案工作数字化转型的概念界定进行了阐述，然后分析了数字化转型背景下企业档案管理策略。

关键词：数字化转型；企业档案；管理策略

引言

数字技术的普及推广与数字思维的全面渗透，使诸多传统行业逐渐朝着数智方向转型，即利用数字技术及数字思维，对具有应用价值的优质数据进行处理，提炼有效信息，并且作用于原有工作体系中。在数字环境下，人们对于档案信息及服务的需求呈现不断上升的趋势，传统档案治理模式的局限性随之显露，因此，有必要在充分改革现有工作思维和方法的基础上，搭建现代化档案治理范式，激活数据的生产要素功能，不断驱动传统档案治理模式转型升级。

1企业档案工作数字化转型的概念界定

企业档案工作数字化转型伴随企业数字化转型而产生，是国家经济社会发展对档案工作的必然要求。企业档案工作数字化转型是指企业将档案工作的管理对象、管理手段等由传统向数字化转变并依此提升档案管理水平和效益的过程。这一概念包括如下含义：一是档案数字化转型主体是企业而不是以往认为的企业档案部门或档案人员。二是转型的内容包括管理对象和管理手段，即从传统载体档案（如纸质档案、照片）转变为电子档案（包括档案数字化成果），从重整理保管向重收集利用转变。三是转型的目的是提升档案管理水平和服务能力，发挥档案价值，创造经济效益或社会效益。四是转型不是一蹴而就的，是一个相对漫长的过程，是伴随企业数字化转型工作而逐步展开的，是企业数字化转型工作的重要组成部分。

2数字化转型背景下企业档案管理策略

2.1构建健全的数字化管理体系

针对档案管理流程烦琐的问题，企业可以基于档案数字系统设计不同的功能模块，包括档案录入模块、档案保密模块等，以实现各模块的独立运行，从而减轻档案管理人员的工作量，确保档案管理人员始终保持工作活力。针对不同类型的档案，企业进行分类管理，这不仅有助于实现档案数据的快速检索，更能显著提升档案管理的效率和准确率。企业应要求档案管理人员定期对档案数据信息进行维护、更新，以确保档案数据信息的完整性、正确性。健全的数字化管理体系，不仅可以满足员工的查阅需要，更能使档案管理与企业发展需求契合，进而成为企业持续稳定发展的重要支撑。

2.2全面开发科学化系统平台

（1）加强企业档案数字资源建设。大力推进“增量电子化”“存量数字化”，基于安全管理手段、电子文件处理技术以及网络运行机制，在行业内选择口碑良好、专业性强、具有涉密资质的外包服务公司，紧跟档案电子文件标准的创新步伐，扎实开展数字化加工工作，建设属于企业专有的档案目录数据库。同时定期开展企业电子档案文件归档工作，利用互联网在线传输功能，将每天产生的档案信息资料录入数据库，并实时更新。（2）加快完善管理系统平台体系。企业要划拨专项资金开展档案信息化建设工作，及时优化更新系统平台软硬件设施，并根据工作发展和实际需求不断完善平台管理功能与日常运行维护，进而为档案高效管理与数据信息的职能检索提供平台支撑。

2.3引进科学方法理念，实现知识创新治理

鉴于科学知识理念在数智时代的智慧创新功能，应在不断引进科学方法理念的基础上，催生知识聚合与动态呈现效应，使之转化为新的创新治理动力。一要档案数据知识化开发与社会生活方式、生产方式的变革紧密相关，可通过提取档案数据中隐含的知识细胞、知识元素，绘制结构完整的知识地图，一方面用于提高对下一阶段的知识需求预测准度，另一方面用于创新档案知识智慧化功能，将潜在知识微粒汇聚成系统化的知识源泉，形成知识转化、传播与增值的动能。二要开发集多元智能服务于一体的档案信息智能管理系统。参考上海、浙江等地区在智能档案服务方面的探索经验，尝试推行AI辅助档案鉴定、电子文件全流程自动归档检测等智能管控方案，为档案信息的管理者与使用者提供更高效便捷的互联互通平台，以科技力量带动档案服务效能的提升。三要完善智慧决策创造体系。根据地区档案治理现状，打造一体化档案信息智慧决策咨询体系，设计包含语义关联、智能分析等技术在内的数据研报系统，有针对性地分析不同专题内数据信息间的潜在关联，运用数据挖掘、机器学习、自然语言处理等技术对档案数据展开深度挖掘，借助于智能化手段进行档案信息的自动化分类、标注等，在此基础之上形成治理方案创新依据，促进档案治理决策体系不断优化。

2.4全面提升安全防护管理水平

（1）在硬件方面。企业要设置档案资源安全防护管理专项资金，用于采购安全设备、应用杀毒软件、更新升级配置等安全工作，在系统运行环境方面全面筑牢安全防线，不断提升系统的安全性能。（2）在利用方面。通过颁布《企业档案开发利用条例》等安全管理规范，及时弥补档案管理制度、安全保密制度的漏洞，实现档案数据的精细化管理，扎实开展开放鉴定工作，优先对利用较高的系统数据进行严格审核与脱敏处理，及时删除敏感信息，在流转过程中对信息进行加密，防止社会不法分子在数据传输过程中窃取档案。（3）在服务方面。进一步加强安全防范，利用入侵检测、身份验证、密钥管理、工作日志等安全防护手段全流程监督记录档案利用过程，构建完善的档案信息化安全利用监督机制，提升可追溯性，真正做到全方位、无死角的安全防护。（4）做好备份工作。有计划、有组织地对档案数据、日志文件进行异地异质备份，防止因地震、洪涝等自然灾害造成的信息丢失或不可恢复，为企业档案数字资源库的完整提供有力保障。

2.5加大档案管理复合型人才培育

企业的档案管理人员是否重视管理工作，对档案管理质量和企业发展有着直接关系。随着信息化的不断发展，对档案管理人员的综合工作能力和素养要求更高，加大档案管理复合型人才的培育是提升档案管理质量的核心任务。一是引入专业水平和综合素质较高的全面型、专业性管理人才，加强人员配置的科学性与合理性，取消管理人员兼职，专业的事交给专业的人。只有这样，才能提高档案管理工作人员的工作效率，帮助档案管理工作更加自动化、数字化，大幅减轻工作人员负担；二是要给档案工作人员提供学习平台，定期对他们开展专业培训和思想宣讲，加强管理人员对新知识、新方法的学习，夯实他们的专业技能，增强他们的责任感，激发他们的创新力，确保煤炭企业档案管理更加科学、高效；三是建立健全档案管理人员考核机制，在现代档案管理机制的指导下，使管理队伍树立责任意识和安全意识，高效、规范、精准地完成档案管理工作。

结语

综上所述，在信息时代，加强档案信息建设是企业现代管理的关键。数字化、智能化的档案管理提高了工作效率，信息安全保障了企业利益，而团队素质的提升则增强了内部协作能力。只有通过档案信息的精细化管理，企业才能做出明智决策，实现可持续发展。因此，要加强档案信息建设，引领企业迈向更加智能、高效、安全的未来。

参考文献

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[2]范恩风.企业档案管理应注意几个问题的研究[J].经济技术协作信息,2023(01):58-60.

[3]邹璇.基于现代化管理手段和服务方式的档案管理研究[J].机电兵船档案,2023(04):40-43.