信息时代机关后勤档案管理创新与发展研究

信息时代机关后勤档案管理创新与发展研究

侯  涛

内蒙古自治区人民检察院   内蒙古自治区呼和浩特市 010010

摘要：随着信息技术的飞速发展，我国机关后勤档案管理工作面临着前所未有的机遇与挑战。本文从创新与发展的角度，分析了当前机关后勤档案管理工作中存在的问题，提出了相应的解决措施，并对未来发展进行了展望。

关键词：信息时代；机关后勤；档案管理；创新与发展

机关后勤档案管理工作是我国机关事务管理工作的重要组成部分，关系到国家安全、社会稳定和公众利益。在信息时代背景下，传统的档案管理方式已经无法满足日益增长的管理需求，档案管理工作需要进行创新与发展。

一、信息时代机关后勤档案管理现状分析

1.1 机关后勤档案管理存在的问题

当前，机关后勤档案管理存在的问题主要包括以下几个方面：1. 档案管理制度不完善，缺乏系统性的规范和标准，导致档案收集、整理、保管、利用等环节存在不规范现象。2. 档案信息化程度低，传统档案管理手段仍占主导地位，档案数字化、网络化、智能化水平不高。3. 档案管理人员素质参差不齐，缺乏专业知识和技能培训，难以适应信息化、智能化档案管理要求。4. 档案安全与保密意识不强，档案安全管理制度不健全，存在档案丢失、泄密等安全隐患。5. 档案资源利用率低，档案信息资源未得到充分挖掘和利用，难以满足机关后勤工作需求。

二、机关后勤档案管理创新策略

    2.1 创新档案管理理念

随着信息技术的飞速发展，机关后勤档案管理也面临着前所未有的机遇和挑战。创新档案管理理念是推动机关后勤档案管理现代化的关键。为解决上述问题，机关后勤档案管理理念应进行以下创新：1. 强化档案管理意识。通过加强档案管理宣传、培训和教育，提高机关后勤部门对档案管理工作重要性的认识。2. 实施档案管理现代化。积极推进档案管理信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。如某地市机关后勤部门引入档案管理信息系统，实现了档案的电子化存储、检索和共享，提高了档案管理效率。3. 注重档案资源整合。打破档案管理壁垒，实现档案资源共享。4. 强化档案安全与保密。加强档案安全与保密意识，建立健全档案安全管理制度。

    2.2 构建信息化档案管理体系

在信息时代背景下，机关后勤档案管理的信息化建设势在必行。构建信息化档案管理体系的目标是：实现档案管理流程的自动化、档案信息的数字化、档案资源的共享化以及档案服务的智能化。具体措施如下：1. 优化档案管理流程：以《机关档案管理规定》为依据，结合机关后勤档案管理的实际情况，对档案收集、整理、鉴定、归档、保管、利用等环节进行优化，提高档案管理效率。2. 推进档案数字化：采用扫描、录入等方式将纸质档案转化为电子档案，实现档案资源的数字化存储。3. 建立档案数据库：利用数据库技术，将档案信息进行分类、整合，构建机关后勤档案数据库，为档案查询、统计、分析提供有力支持。4. 实现档案资源共享：通过内部局域网或外部网络，实现档案资源的跨部门、跨地区共享，提高档案资源的利用价值。5. 提高档案服务智能化水平：运用人工智能、大数据等技术，实现档案查询、归档、保管等环节的智能化。

    2.3 提高档案管理人员素质

当前我国机关后勤档案管理人员素质普遍偏低，存在专业知识不足、服务意识不强、业务能力有待提高等问题。为提高档案管理人员素质，建议采取以下措施：1. 加强专业知识培训。定期组织档案管理人员参加专业知识培训，如档案学、文献学、信息管理等，提高其专业素养。2. 实施岗位技能考核。建立完善的岗位技能考核制度，对档案管理人员进行定期考核，促使他们不断学习新知识、新技能。3. 强化职业道德教育。通过举办职业道德讲座、开展职业道德实践活动等方式，提高档案管理人员的职业道德素养。4. 建立激励机制。对表现优秀的档案管理人员给予表彰和奖励，激发他们的工作积极性。5. 优化人员结构。引进高学历、有经验的档案管理人才，优化人员结构，提高整体素质。

    2.4 加强档案安全与保密工作

随着信息技术的飞速发展，机关后勤档案管理面临着前所未有的挑战。在信息安全日益严峻的背景下，加强档案安全与保密工作显得尤为重要。例如，部分单位档案安全意识薄弱，存在档案资料泄露的风险；部分档案管理人员对信息安全知识掌握不足，导致档案管理过程中出现安全隐患；档案存储介质老化、损坏，数据丢失风险较高。针对上述问题，以下提出加强机关后勤档案安全与保密工作的策略：1. 完善档案安全与保密制度。建立健全档案安全与保密制度，明确档案管理人员职责，制定严格的档案查阅、借阅、销毁等流程，确保档案安全。2. 提高档案管理人员素质。加强档案管理人员的专业培训，提高其信息安全意识和保密意识，确保档案管理人员具备处理档案安全与保密问题的能力。3. 加强档案信息化建设。运用信息技术手段，实现档案数字化、网络化，提高档案管理的效率和安全性。采用数据加密、访问控制等技术，确保档案信息安全。

   三、机关后勤档案管理发展路径

    3.1 适应新时代发展的档案管理模式

    随着我国社会经济的快速发展，机关后勤档案管理面临着新的挑战和机遇。为适应新时代的发展需求，机关后勤档案管理模式需进行创新与优化。以下将从以下几个方面进行论述：据统计，我国机关后勤档案管理工作涉及的人员数量逐年增加，档案管理质量与效率直接影响着广大机关工作人员的工作效率。因此，在档案管理模式创新中，应注重提高档案管理人员的服务意识，关注他们的工作需求，以满足机关工作人员对档案信息的需求。机关后勤档案管理模式应注重信息化建设。因此，在新时代，机关后勤档案管理模式应进一步加强规范化建设，建立健全档案管理制度，规范档案收集、整理、保管、利用等环节。

    3.2 推进档案管理信息化建设

  随着信息技术的迅猛发展，机关后勤档案管理的信息化建设已成为当务之急。为实现此目标，以下为推进档案管理信息化建设的主要内容：加强信息化基础设施建设：1. 建设高速稳定的档案信息网络，实现档案资源的互联互通，提高档案检索效率。2. 引进先进的档案存储设备，保障档案数据的长期安全保存。3. 完善档案信息系统的安全防护措施，确保档案信息的安全可靠。推进档案数字化：1. 对现有档案进行数字化处理，实现档案资源的电子化存储和利用。2. 建立档案数据库，实现档案信息的集中管理、统一检索和便捷共享。3. 开展档案数字化培训，提高档案工作人员的数字化技能。

     3.3 实现档案管理智能化

     随着人工智能技术的飞速发展，机关后勤档案管理智能化成为必然趋势。

通过引入自然语言处理技术，实现档案内容的自动分类和检索。例如，我国机关后勤管理部门引入了基于深度学习的自然语言处理模型，对档案进行自动分类和检索，有效提升了档案检索效率。运用图像识别技术，实现档案图像的自动识别和归档。如档案馆利用深度学习技术，对馆藏档案进行图像识别和归档，实现了档案图像的智能处理。利用大数据分析技术，挖掘档案信息价值。结合物联网技术，实现档案管理的实时监控和预警。未来，随着人工智能技术的不断进步，档案管理智能化将发挥更大作用，为机关后勤档案管理工作提供有力支持。

结语

在今后的工作中，我们需要不断探索与实践，加强档案管理工作的创新与发展，为我国机关后勤档案管理工作提供有力支持。

参考文献

    [1] 刘婷婷. 信息化背景下机关后勤档案管理创新研究[J]. 档案管理，2022（3）：28-31.

    [2] 王丽丽. 浅谈机关后勤档案管理工作的创新发展[J].档案管理，2021（12）：106-108.

    [3] 黄晓峰. 基于大数据的机关后勤档案管理创新探析[J].  档案与史学，2022（5）：142-145.