医院人事档案管理探讨

医院人事档案管理探讨

盛鹄琼

(上海市普陀区利群医院  200333)

【摘要】随着国家医疗事业的快速发展，医院人事档案管理作为医院管理的重要组成部分，其重要性日益凸显。作为医院员工日常重要资料的记录，人事档案是组织部门考察、了解干部的重要依据，在医院人力资源配置、干部行政管理、人才选拔等方面发挥着重要的导向作用。本文旨在探讨当前医院人事档案管理的现状进行分析并提出相应优化措施，以期为提升医院人事档案管理工作提供参考。

【关键词】医院；人事档案管理；优化

医院人事档案管理是医院人事工作中的关键环节，它涵盖了员工从入职到离职的完整周期信息，包括基本信息、教育背景、工作经历、职称评定、政历情况、奖惩记录、职务任免等。高效、规范的人事档案管理对于优化人力资源配置、激励员工潜能、提升医院整体竞争力具有重要意义。在信息化技术迅速发展以及医院管理现代化的背景下，医院人事档案管理也面临着新的挑战和机遇，传统的人事档案管理模式已难以满足医院发展需求，亟需进行创新与优化。

一、医院人事档案管理现状分析

1.1传统管理模式占主导：目前，医院人事档案管理模式仍然以纸质档案为主，存在档案存储空间大、管理效率低下、纸质材料易丢失损坏等问题。同时，纸质档案更新不及时，难以反映员工最新动态，影响医院人事决策准确性和时效性。

1.2 信息化程度不高：虽然医院已开始尝试人事档案的信息化建设，但存在系统不完善、数据共享性差等问题，档案信息化建设推进缓慢。

1.3 个人档案意识薄弱：职工本人对人事档案管理的重视程度不够，在个人档案填写的过程中不够认真，内容填写不规范，致使前后信息记载不一致。这直接影响了人事档案管理的质量和效率，制约了医院人力资源的有效开发和利用。

1.4 管理技能待提升：随着医院人事档案管理的复杂性增加，对管理人员的专业素质也提出了更高的要求。档案管理人员缺乏先进的管理手段，信息收集渠道单一，管理理念较传统，侧重档案的保管与储存。

二、医院人事档案管理存在的问题

2.1 人事档案收集不完整：由于信息收集渠道不畅或重视程度偏低，早期档案材料归档缺乏必要约束，受各因素影响形成材料制式不一致或材料缺失，无法补办，且材料内容填写缺乏规范性，致使医院的人事档案存在信息失真、材料不完整的问题，难以全面反映员工的真实情况。

2.2 档案利用率低：人事档案作为医院人才资源信息的重要载体，其利用价值不容忽视。传统的档案管理方式侧重于档案的保管和存储，忽视了档案的利用价值。导致大量有价值的档案信息被束之高阁，未能充分发挥其在人力资源配置、人才选拔培养等方面的作用。

2.3 信息安全风险大：人事档案信息涉及个人隐私和医院机密信息，人事档案信息化建设缺乏统一标准和规范，随着信息技术快速发展，人事档案信息的安全问题日益凸显，数据泄露等安全风险严重威胁着医院人事档案的安全性和保密性。

三、医院人事档案管理的优化措施

3.1 借助信息技术，加快档案信息化建设：在信息化技术飞速发展的时代，将纸质人事档案电子化是必然趋势，利用信息技术手段满足人事档案发展需求。可通过计算机和扫描仪等设备将纸质材料输入计算机，平时可多查阅电子档案，减少纸质档案受损。建立数据共享平台，确立共享标准和规范，促进医院各部门之间的信息互通和共享，提升档案利用。同时在局域网内加强网络安全防护，采用加密技术、访问权限控制等手段保护人事档案信息的安全性和保密性。

3.2 健全人事档案工作制度：拓宽信息收集渠道，建立多渠道信息收集机制，实施动态管理，定期对人事档案进行更新和维护，确保人事档案全面性、准确性。健全人事档案的收集、整理、保管、利用等各个环节的职责和流程，明确管理职责和权限，确保人事档案管理的规范化和制度化。

3.3 提升管理人员综合素养：定期对档案管理人员进行专业培训，推动业务知识更新，加强与相关工作单位的合作交流，提高其专业能力和管理技能。

3.4 加强档案工作宣传：学习利用现代媒介手段，开展档案宣传，营造档案意识，提高职工及医院各部门对档案的重视度，加强人事档案内容完整性，提升医院人事档案质量。

四、结语

医院人事档案管理是医院人事工作的重要组成部分，是医院现代化管理水平、人才资源与核心竞争力的体现。其优化与创新对于提升医院整体管理水平、促进医院高质量发展具有重要意义。在信息化时代下，医院应积极推进档案信息化建设、健全档案管理工作制度、提升管理人员综合素质、创新档案利用方式等措施，加强与其他档案机构的交流与合作，推动医院人事档案管理工作发展。

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