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摘要:数字化时代发展背景下,充分凸显出电子档案管理的重要性,这就需要相关人员积极创新电子档案管理措施,完善相关管理制度,提高电子档案管理质量和效率。但是,电子档案管理中容易受到多种因素的影响,依然存在一些管理质量和安全问题,难以有效保证电子档案管理质量。基于此,本文主要对档案管理中的电子档案管理进行深入分析,以期为相关人员提供有效参考。
关键词:档案管理;电子档案管理;创新措施
电子档案管理逐渐成为新时期信息管理的核心环节,面临着较大的挑战。各行各业迅速发展中,数据量持续增长,对电子档案管理提出了更高要求。因此,电子档案管理中应采取多样化措施,增强其适应性,充分体现出工作的创新性和有效性,从而有效应对信息环境的复杂性,提高电子档案管理效率。
一、档案管理中电子档案管理面临的困境
(一)电子档案管理人才匮乏
档案管理人员的专业能力和素养在很大程度上决定了工作质量。但是,我国数字化技术不断创新发展,增加了档案管理难度,信息量迅速增多,为档案管理工作带来较大挑战。而管理人员的信息化素养有待提高,对先进的技术和软件工具的应用能力不高,难以高质量开展电子档案管理工作,不利于电子档案管理的创新发展。
(二)相关法律法规缺失
电子档案管理在各行各业发挥着至关重要的作用,需要引起相关人员的高度重视。但是,对于电子档案而言,我国相关法律法规体系有待进一步完善,相关管理标准不统一,精细化程度较低。电子档案管理随着先进技术的创新不断进行改革,而法律法规从修订到实施需要一段时间,难以及时跟进,造成电子档案管理工作缺乏针对性的法律约束,存在一些不规范行为,直接影响电子档案信息的安全可靠性。
(三)管理制度不完善
电子档案管理工作开展需要制定完善的规章制度,规范人员行为,并对工作开展提供有效的参考,确保各项细节工作开展的合理规范性。但是,结合实际情况进行分析,电子档案管理制度不完善是普遍存在的问题,从而频繁出现实践操作不当、安全管理不到位等各项问题,使得关键信息丢失、篡改,产生较大的损失。
(四)档案信息安全性有待提升
电子档案储存管理的过程中,容易受到黑客恶意攻击、网络病毒入侵、人员操作不当等多种因素的影响,直接威胁档案信息的安全可靠性。在实践中,部分管理人员的电子档案安全管理意识薄弱,缺乏先进加密技术的应用,造成信息传输和储存中存在较多安全隐患。
(五)技术应用滞后
电子档案管理中,经常存在信息化基础薄弱的现象,造成电子档案创建、分类、储存和应用等多个环节存在较多问题。同时,在电子档案管理系统研发的过程中,存在功能不完善,技术应用滞后等问题,缺乏电子档案管理的智能化、数字化工具,无法自动化进行文本分析和录入等,降低了电子档案管理效率。此外,在AI、云计算、大数据等先进技术的应用方面,经常出现资金投入不足,人才缺失等问题,使得电子档案信息之间缺乏较强的关联性,各类信息数据无法实时共享,难以发挥电子档案信息的最大应用价值,整体共建共享水平相对较低。
二、档案管理中电子档案管理的有效措施
(一)加强管理人才培育
在电子档案管理创新改革中,就需要相关单位加强人才的培育,转变发展理念,紧跟时代发展步伐,创新档案服务意识,统筹规划,投入更多资金,提高人才队伍建设质量。在电子档案管理人才培育过程中,可以优化培训方案,增加先进技术应用要点、软件工具操作注意事项、法律法规、职业素养等多方面的培训内容,培养更多复合型人才,更加满足电子档案管理的多元化需求。此外,相关企事业单位和高校可以加强合作,共同培育更多电子档案管理人才,充分发挥多方的优势资源,助力电子档案管理的创新发展[1]。
(二)完善相关法律法规
电子档案管理创新发展中,政府部门应当结合实际情况,不断完善相关法律法规,营造较为严格的法律环境,提高电子档案管理的合规性。电子档案管理系统实现合规性建设,保证各类档案信息的合规合法性,包含其具体来源、内容和格式,严格遵守各项政策要求,并定期进行检查,确保电子档案信息的合规合法性。同时,相关部门加强电子档案管理的监督,避免出现一些违规行为,提高档案资料的利用率,确保电子档案管理工作的合规性。
(三)建立健全管理制度
电子档案制度化管理十分关键,能够进一步提高电子档案管理服务水平。因此,相关人员应当建立健全电子档案管理制度,规范管理模式,要求相关部门定期上传档案文件,满足档案信息的查阅需求,为人们提供更加优质的档案服务。同时,制定相应的监督制度,提高各项规章制度的执行水平,使得制度落实在实践工作中,优化电子档案管理流程,确保其内容的完整性与可靠性。同时,增强电子档案数据库建设,大规模安全储存各类电子档案,创新管理方式,促进档案更加安全、快速地传输[2]。此外,制定完善的责任制,并确保其落实落地,调动人员的工作积极性和创新性,主动遵守各项规章制度,规范开展电子档案管理工作。
(四)提高档案信息安全性
为了有效提高电子档案信息的安全性,就需要相关人员合理应用安全技术措施。1.加密技术具有显著的应用优势,可以对传输和储存的电子档案进行加密处理,避免出现信息被篡改、丢失等现象。2.采用访问控制、身份验证机制,对于关键、敏感的电子档案合理设置相关人员的访问权限,确保只有授权的用户才能访问。3.采用防火墙、网络病毒入侵检测技术等,避免出现黑客攻击,定期进行电子档案管理系统的安全扫描、修补漏洞,使得系统安全稳定地运行,更好地应对档案信息安全威胁。4.数据备份、灾难恢复计划十分重要,能够在数据丢失、电子档案管理系统瘫痪时,迅速恢复数据,保持系统正常运行,提高电子档案信息的安全可靠性。
相关管理人员还应当优化电子档案安全管理体系,明确各岗位的安全责任,优化操作流程,确定操作规范,强化内部管理,增强人员信息安全意识,避免出现内部数据泄露、滥用等现象。此外,优化档案安全风险评估机制,做好定期评估和审查工作,及时发现并排除安全隐患。
(五)提高技术应用水平
在电子档案管理中,相关人员应全面提高技术应用水平,优化系统功能,为各项细节工作开展提供有力的支持,确保工作开展质量。例如:软硬件一体化建设,加强AI、计算机和物联网等先进技术的应用,装载AGV机器人等硬件设备,智能化处理电子档案的创建、分类整理、录入、使用、共享,全面提高管理质效。此外,构建完善的电子档案管理系统,加强数字化技术的应用,实现电子档案数字化处理,并增强系统的兼容性,统一管理不同来源、格式的电子档案资源,保证系统之间有效衔接,实现数据共享。同时,相关管理人员可以结合云储存创新开展电子档案管理工作,对用户针对性分析,定制服务方案,提高服务的个性化水平,从而得到更多用户的高度认可[3]。
结语:电子档案管理工作的创新具有十分重要的意义,需要相关单位加强复合型人才的培育,并创新电子档案管理理念和模式,使得该工作开展与时俱进。同时,在电子档案管理中,管理人员应高度重视信息的安全管理,提高先进技术应用水平,使得电子档案智能化发展,更加满足用户的多元化需求,促进电子档案管理创新发展,更好地为人民服务。
参考文献:
[1]袁小梅.浅议新形势下电子档案管理及档案信息安全建设策略[J].兰台内外,2024,(23):19-21.
[2]董玉.浅谈大数据时代电子档案管理的挑战与对策[J].黑龙江档案,2024,(03):235-237.
[3]支雪梅.电子档案管理工作面临的问题及对策[J].兰台世界,2024,(03):63-65.