电子档案的安全保障机制研究

电子档案的安全保障机制研究

梁智坚

佛山市城市规划设计研究院有限公司

摘要： 随着信息技术的飞速发展，电子档案在各个领域的应用日益广泛。然而，电子档案面临着诸多安全威胁，如网络攻击、数据泄露、系统故障等。本文深入研究电子档案的安全保障机制，分析电子档案安全面临的挑战，从技术、管理、法律法规等多方面探讨保障电子档案安全的有效策略，旨在提高电子档案管理的安全性和可靠性，促进电子档案的健康发展。

一、引言

电子档案是信息技术与档案管理相结合的产物，它具有存储方便、传递快捷、共享性强等优点。在当今数字化时代，政府部门、企业、科研机构等都大量使用电子档案进行信息管理和决策支持。但是，电子档案的安全问题也随之而来，一旦电子档案的安全得不到保障，可能会导致重要信息的丢失、泄露，给组织和个人带来严重的损失。因此，构建完善的电子档案安全保障机制具有重要意义。

二、电子档案安全面临的挑战

（一）网络安全威胁

1. 网络攻击
   1. 黑客攻击是电子档案面临的主要网络威胁之一。黑客可能通过恶意软件、病毒、木马等手段入侵存储电子档案的系统，窃取、篡改或删除档案数据。例如，一些黑客组织可能会针对企业的商业机密电子档案发动攻击，以获取经济利益。
   2. 分布式拒绝服务（DDoS）攻击也会影响电子档案系统的正常运行。大量的虚假请求会使服务器瘫痪，导致合法用户无法访问电子档案，同时也可能会造成数据传输过程中的损坏。
2. 网络漏洞
   1. 操作系统、数据库管理系统、网络应用程序等都可能存在漏洞。如果这些漏洞没有及时修复，就会被攻击者利用。例如，老旧版本的操作系统可能存在安全漏洞，容易被攻击者找到入口，从而危及电子档案的安全。

（二）数据管理风险

1. 数据存储问题
   1. 电子档案的存储介质如硬盘、磁带等可能出现物理损坏，导致数据丢失。同时，存储设备的兼容性问题也可能影响档案数据的读取和恢复。例如，随着技术的发展，一些早期的存储介质可能无法被新的设备识别，从而造成电子档案无法访问。
   2. 云存储虽然提供了便捷的存储方式，但也存在数据安全风险。云服务提供商的安全措施是否到位，数据在云端的存储位置和隐私保护等都是需要考虑的问题。
2. 数据备份与恢复
   1. 不及时、不完善的数据备份策略可能导致电子档案在遭受破坏后无法有效恢复。例如，如果备份周期过长，在两次备份之间发生的数据丢失或损坏将无法恢复。而且，备份数据的完整性和可用性也需要进行有效的检测和验证。

（三）人员管理隐患

1. 内部人员风险
   1. 内部员工可能由于疏忽、违规操作等原因对电子档案造成损害。例如，员工误删除重要的电子档案，或者在未遵循安全规定的情况下将电子档案传输给未经授权的人员。
   2. 恶意的内部人员可能为了个人利益故意泄露或篡改电子档案。他们往往具有合法的系统访问权限，这使得他们的行为更具隐蔽性，更难以防范。
2. 人员安全意识不足
   1. 很多组织中的员工缺乏足够的电子档案安全意识，对安全政策和操作规范不了解。例如，他们可能会使用弱密码，容易被破解，从而增加了电子档案系统被入侵的风险。

三、电子档案安全保障的技术机制

（一）加密技术

1. 对称加密与非对称加密
   1. 对称加密算法如 AES（高级加密标准），加密和解密使用相同的密钥。这种加密方式运算速度快，适合对大量电子档案数据进行加密。例如，在企业内部网络中，对一般性的电子档案文件进行加密时，可以采用对称加密算法。
   2. 非对称加密算法如 RSA，使用公钥和私钥对数据进行加密和解密。公钥可以公开，私钥则由所有者保存。这种加密方式主要用于数字签名和密钥交换等安全需求。例如，在电子档案的传输过程中，发送方可以使用接收方的公钥对档案进行加密，只有接收方使用自己的私钥才能解密，从而保证了传输的安全性。
2. 加密技术的应用场景
   1. 在电子档案的存储环节，对存储在本地硬盘、服务器或云端的档案数据进行加密，可以防止数据在存储介质被盗或丢失的情况下被非法获取。
   2. 在电子档案的传输过程中，无论是在局域网内还是通过互联网进行传输，加密技术都可以保证数据不被窃取或篡改。

（二）访问控制技术

1. 基于角色的访问控制（RBAC）
   1. RBAC 根据用户在组织中的角色来分配访问权限。例如，在一个企业中，档案管理员具有对所有电子档案的管理权限，包括查看、修改、删除等操作；而普通员工可能只有查看与自己工作相关的电子档案的权限。这种访问控制方式可以有效地限制用户对电子档案的非法访问。
2. 多因素认证
   1. 多因素认证结合了多种身份验证方式，如密码、指纹、令牌等。例如，用户在登录电子档案管理系统时，不仅需要输入正确的密码，还需要通过指纹识别或输入动态令牌生成的验证码。这种方式大大提高了身份认证的安全性，防止未经授权的用户访问电子档案。

（三）防火墙与入侵检测技术

1. 防火墙
   1. 防火墙是网络安全的第一道防线，它可以阻止未经授权的网络流量进入或离开电子档案系统。例如，企业内部网络与外部互联网之间设置防火墙，可以根据预设的规则，允许合法的网络连接，如员工访问互联网上的公开信息，同时阻止外部的恶意攻击流量。
2. 入侵检测技术
   1. 入侵检测系统（IDS）可以实时监测电子档案系统中的网络活动，识别出可能的入侵行为。例如，当有黑客试图通过异常的端口扫描或恶意软件注入来攻击电子档案系统时，IDS 可以及时发现并发出警报，以便管理员采取相应的措施。

四、电子档案安全保障的管理机制

（一）安全管理制度建设

1. 制定完善的安全政策
   1. 组织应制定明确的电子档案安全政策，包括安全目标、安全责任、安全操作规范等。例如，规定员工不得私自下载未经授权的软件到存储电子档案的设备上，明确安全事故发生后的责任追究机制等。
2. 建立安全管理流程
   1. 安全管理流程应涵盖电子档案的整个生命周期，从档案的创建、收集、整理、存储、传输到销毁。例如，在档案传输过程中，规定必须采用加密和安全的传输协议，并且要对传输的档案进行完整性检查。

（二）人员安全管理

1. 人员安全培训
   1. 组织应定期对员工进行电子档案安全培训，提高员工的安全意识和操作技能。培训内容可以包括安全政策解读、密码安全、数据备份与恢复操作等。例如，通过案例分析的方式，让员工了解电子档案安全事故的严重性以及如何在日常工作中防范。
2. 人员安全考核
   1. 建立人员安全考核机制，将安全操作规范纳入员工的绩效考核体系。对违反安全规定的员工进行相应的处罚，对严格遵守安全规定的员工给予奖励，以激励员工积极维护电子档案的安全。

（三）应急管理

1. 应急预案制定
   1. 制定完善的电子档案安全应急预案，明确在安全事故发生时的应对措施。例如，当发生数据泄露事件时，应急预案应包括如何立即停止数据泄露源、如何通知受影响的用户、如何进行数据恢复等内容。
2. 应急演练
   1. 定期进行应急演练，检验应急预案的有效性。通过模拟不同类型的安全事故，如网络攻击、系统故障等，让相关人员熟悉应急处理流程，提高应急处理能力。

五、电子档案安全保障的法律法规机制

（一）国内外相关法律法规

1. 国内法律法规
   1. 在我国，《档案法》对档案的管理包括电子档案管理做出了基本的规定。此外，《网络安全法》等法律法规也涉及到电子档案安全方面的内容，如网络运营者对用户信息安全的保护责任等。
2. 国外法律法规
   1. 欧盟的《通用数据保护条例》（GDPR）对数据包括电子档案数据的保护提出了严格的要求，如数据主体的权利、数据控制者和处理者的责任等。美国也有一系列关于信息安全和隐私保护的法律法规，这些法律法规对电子档案在跨国管理和应用时的安全保障有着重要的影响。

六、结论

电子档案的安全保障是一个复杂的系统工程，需要综合运用技术、管理和法律法规等多方面的机制。通过不断完善加密技术、访问控制技术、防火墙与入侵检测技术等技术手段，加强安全管理制度建设、人员安全管理和应急管理等管理措施，以及充分发挥法律法规的规范和保障作用，才能有效地保障电子档案的安全，促进电子档案在数字化时代的健康、可持续发展。在未来的发展中，随着技术的不断进步和新的安全威胁的出现，电子档案安全保障机制也需要不断地进行优化和创新。