公文处理新系统建设的困难和措施

公文处理新系统建设的困难和措施

郑少勃

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摘要：某企业要进行公文处理新系统建设，本文通过对企业现有系统进行情况分析，指出其建设过程将面临的困难，提前规划多种方法进行应对，有效推进新系统建设如期完成，提高了企业的公文处理效能，为业务活动提供支撑。

关键词：新系统；公文处理；建设

一、概述

公文处理工作是公文拟制、办理、管理等一系列相互衔接、规范有序的工作。公文处理系统则是支持公文处理的有力工具，它实现了处理过程从纸质到线上的转变，提高了信息流转速度，实现了多人在线共享，为企业运转提供了高效的基础支持。为了适应国际局势变化，推进重要办公软件在关键行业的国产化落地，某企业也要进行相应的信息系统改造和建设，而公文处理系统就是其中的一个重要部分。

二、问题

通过对现有公文处理系统进行分析，我们可以预见新系统的建设将面临如下问题：

（一）现有系统复杂，复刻难度高

某企业是一家大型科研生产企业，为了适应不同历史时期的发展要求，其内部单位和部门设置众多，文件在其内外部的流转情况非常复杂。这主要表现为：1.流程复杂。仅文件签发流程，就会因文件类型、签发人、是否法规、代字使用等而有诸多变化；收文批办等流程也因机构关系和业务划分的交错而变得复杂；2.文件种类多。除了常用的9种公文类型之外，企业各项业务活动还会定期发布简报，而这些简报有30种之多；3.特殊要求多。某企业对于文件更改、特急件送取、自带文件、借阅文件等等事项，均有专门规定，并且为了规范这些活动，均制作了相应的业务单据；4.代字和印章多。经统计，企业现用代字有50种之多，而印章更是多达136个，代字和印章之间对应关系复杂。这都对全面准确复刻原有系统的功能带来挑战。

（二）时间要求紧，工作量大

当前，世界局势加速演进，不稳定因素不断增多，大国间竞争日趋激烈。为了保证独立自主，关键时刻不受制于人，我国在诸多重大领域推进国产化进程，办公软件作为其中的重要部分，必须按期实施，这是现实的压力。而某企业中建设项目的流程本身就很长，加之信息系统建设是一个重大项目，其建设方案编制、论证、评审、实施、设备采购、系统调试、试用等多个环节，所需时间更长，这都为建设带来时间上的压力。

（三）国产化系统响应慢，用户体验会降低

在技术沟通会上，系统建设方介绍了新系统的大致情况，在响应时间的介绍中，对比现有系统，新系统在网页打开速度、文件打开速度、搜索速度等方面均有所降低，这是因为当前的国产化服务器和进口服务器相比性能有差距，还需要一段时间才能追赶上，这对于新系统带来的影响是，用户未来在使用新系统时，会感到系统交互的响应速度慢，体验感降低。

（四）设备购置困难

目前国内各行业的国产化进程全面铺开，而国产专用服务器的产能有限，厂家扩能提升产量需要一定的时间周期，这造成当前采购交付周期很长的局面。而我们的新系统建设又有时间要求，国产化服务器采购不到的情况，会影响后续新系统在内网环境的布设和调试进程的时间节点，可能造成项目超期。

（五）建设方人力有限

新系统建设方为集团公司统一选择确定，各家企业要按照集团公司统一的时间安排，在指定周期内完成建设和上线。由于集团内企业众多，而选定的建设方人力资源有限，要在这样短的时间内，完成各家企业的系统建设、调试、上线，工作量巨大，必然遇到各家建设过程中人力资源相互冲突的问题。

三、方法

面对上述问题，结合企业特点和项目建设需求，提出相应解决方法。

（一）召开建设动员会，统一认识

在预见到上述困难后，我们着手开始逐一分析解决，首先是召开建设动员会，会议邀请信息化部门、能力建设部门、各公司和单位公文管理和信息化部门等参加，向大家宣贯新系统建设的背景和必要性，对于上述预计到的困难向大家充分说明，让大家提前有心理上的准备。同时，会议也让大家统一思想，提高认识，从支持企业发展，支撑国家战略落地的角度认识此次建设的重要性，全员鼓足干劲，务必要在规定期限内完成新系统建设。

（二）成立工作组，专门负责此次建设

为全力推进新系统建设，企业抽组精干人员，成立工作组，专门负责此次建设工作。工作组按照企业中项目建设流程，分析立项论证、建设方案编制与评审、建设实施、硬件采购、系统调试、上线运行等全流程工作内容，逐项分解工作计划，明确各部分所需资源、时间节点、责任部门、责任人等信息，形成项目建设进度一览表，统筹推进项目建设进度。

（三）建立例会制度，及时协调问题

建设过程中，除了计划内的事项外，还会遇到一些预想之外的事项和情况，需要及时进行协调。为此，工作组建立周例会制度，每周五就当周建设推进过程中遇到问题进行碰头商讨，大家集思广益，为这些新情况想办法，定解决方案，发动集体智慧，确保意料外情况及时协调解决，保证项目整体进度可控可靠。

（四）邀请建设方人员提前进驻

鉴于企业原有系统的复杂性，要在新系统中复刻这些功能具有很多工作量，为了让建设方人员能尽快深入全面了解现有系统，我们邀请其技术人员提早进驻，对照企业发文和收文流程，全过程跟进每种流程，亲临每个环节的现场进行观摩操作，掌握单据样式、代字、印章、排版、及特殊情况处理等，切实了解当前系统现状，搜集新系统建设所需要的信息。

（五）规范表单样式

经统计，原有系统收发文等各类流程共计89条，架构相当复杂。在新系统建设前，建设方人员和我方人员一起研究，在保留所有原有收发文功能的基础上，以实现表单最大程度复用为原则，对表单样式进行规范，对现有流程进行大幅压缩，以期在新系统中能够让操作更加简洁。

（六）调用服务器，确保测试进展

因为国产专业服务器采购进度超期，赶不上项目建设进度，为了确保测试进展，工作组商议后决定，从企业现有服务器资源中进行调用。经过测算和协调，我们确定了调用方案，在保证服务器资源满足企业现行办公系统运转的基础上，将闲置和备份服务器调用于新系统建设，按照项目时间节点进行系统布设和调试，在采购的服务器到位之前，确保项目测试进度不受影响。

（七）制定建设方技术支持方案

对于建设方同时服务集团内多家企业进行新系统建设的情况，我们经过了解，同建设方商议，在报集团公司同意的情况下，制定了针对本企业的新系统技术支持方案，其中明确了在项目建设的前期信息搜集、建设开始、系统布设、运行调试、试用测试、上线运行等各阶段，建设方应该为企业配置的人员数量，对于问题的定位时间要求和解决时间要求。建设方也表示将通过统筹各企业进度要求，扩招技术人员，驻场及后方人员双向联动等各种方式，全力保障建设进度。

四、效果

在建设方和我方的协同努力下，新系统建设稳步顺利推进，详述如下

（一）做好了心理准备

通过对原有系统的深入剖析，我们提前识别了建设过程会遇到的困难。在项目起始阶段，即召开动员会，统一了思想，提高了认识，将建设全线人员团结在为支撑国产化战略落地而奋斗的高度上，让大家提前对于建设的困难程度有充分清晰的认识，做好充足的心理准备，这样，在建设开始后，遇到困难便不会轻易退缩，而会主动迎难而上，积极克服困难。

（二）工作组协调解决各类问题

在项目建设开始后，前期预料到的困难和未料到的困难接踵而至，面对复杂的局面，工作组主动工作，将工作计划分解为具体的操作步骤，明确每个步骤的资源需求、实施人员、时间节点要求，形成项目进度一览表，每日对标对表推进工作。同时，对于未料到的困难，分析提出解决方案，逐一跟进落实，确保了处理问题不过天，落实措施不过天，有力保障了建设推进。

（三）例会制度发挥作用

在建设中，各环节工作人员的进展和体会各不相同，遇到的问题也各有区别，大家在例会上不仅通报建设进展，核对计划完成情况，更会谈论本周工作的感受和心得，有哪些不足供大家共勉，有哪些好的做法可以相互借鉴，大家互相启发，充分发挥例会制度的交流平台作用，推动整体进展。

（四）提早进场充分掌握现状

让建设方人员及早进场，全程跟踪现有系统中流程，他们对于当前系统的信息搜集更加全面，在新系统中对这些功能的复现也更加全面。同时，由于接触了新旧两个系统，对于两方的特点也能有更深的体会，原有系统中一些不如意的地方，也在新系统中有了获得改进的空间和可能。

（五）流程大幅压缩

在建设方和我方工作人员共同努力下，在保留企业9种发文、2种收文、2种传真、1种电话记录等公文流程的大原则下，对于相似流程进行合并。经过梳理和归类，我们成功将原有89条流程压缩至现有23条流程！大幅降低流程的复杂程度，再搭配模块化的流程引导界面，让大家在使用时更加便捷，以对冲新系统响应速度慢带来的不利影响。

（六）上线前测试充分

在国产新服务器采购不到位的情况下，通过对现有资源的协调调用，有力保障了新系统布设、调试、试用、完善等等流程中对于服务器的需求。同时，新系统布设后就立即开始测试，邀请公文处理关键节点人员进行深度试用，测试系统的流程是否顺畅，各环节操作是否方便，在试用中搜集了上百条反馈意见，并进行配置及代码修改，为正式上线做好了准备。

（七）技术支持到位

对于建设方项目承接量的充分预计，让我们在建设初期就预估到可能会出现技术人员冲突的情况。为此，我们提早明确技术支持方案，并分析建设各阶段的人员保障需求情况，制定了完善的保障方案，明确了各阶段的人员需求总量，问题响应速度。建设开始后，系统兼容、WPS版本卡死等各种情况接连发生，但因为有技术支持方案的保障，各次的特殊及紧急情况均得到及时有效解决。

五、总结

某企业通过公文处理新系统建设，满足了国产化要求，规范了公文处理过程，提高了信息流转速度，实现了对公文全级次管控，为业务运营提供了高效可靠的基础支持。本项目建设中遇到的困难，以及克服这些困难的努力，为拥有类似项目建设需求的企业提供了有益的参考和借鉴。

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