新形势下基层政府档案管理优化策略研究

新形势下基层政府档案管理优化策略研究

阿尔达克·朱尼斯

新疆昌吉州阜康市水磨沟乡人民政府，831500

摘要：在当前的社会发展格局下，基层政府档案管理具有极其关键的意义。档案作为基层政府各项工作的忠实记录者，涵盖工作进程、政策执行、公共服务等诸多方面，是基层社会发展轨迹的直观反映。新形势下，信息技术的蓬勃发展、社会治理理念与要求的变革以及公众对政务信息透明度的更高诉求，给基层政府档案管理带来新的挑战与机遇。本文深入剖析这些挑战，如数字化转型面临的人才与资金困境、社会治理所需的档案管理高标准、公众需求下的信息公开压力等，并提出相应的优化策略，旨在提升基层政府档案管理的整体效能，从而为基层治理决策等提供更为坚实有力的档案信息支撑。

关键词：基层政府；档案管理；优化策略

引言

基层政府处于政府体系的末梢，与民众的联系最为直接和紧密。基层政府档案管理在整个政府工作体系中犹如基石般重要。档案中保存着基层政府开展各类活动、履行职能的详细记录，包括基层政策的制定与推行过程、公共服务的具体开展情况以及对各类社会事务的管理轨迹等。这些档案信息是基层社会发展脉络的精准呈现，也是政府工作经验积累与传承的重要载体。在当今时代，社会不断发展进步，信息技术革新、社会治理模式的转变以及公众对政务参与意识的提升等新形势逐渐凸显，这对基层政府档案管理提出了全新的要求，亟待深入研究如何优化其管理工作。

1  基层政府档案管理面临的新形势

1.1数字化发展趋势

信息技术日新月异，数字化成为必然走向。基层政府档案管理需顺应潮流，传统纸质档案向数字档案转化迫在眉睫。这不仅便于档案的长期保存、快速检索与共享利用，还能提升办公效率。但基层政府往往面临技术人才匮乏、资金有限等状况，制约了数字化进程。

1.2社会治理要求提高

现代社会治理追求精细化、科学化与高效化。基层政府档案中蕴含大量治理所需信息，如民生项目的历史数据等。档案管理必须更加规范、系统，以提供准确全面的信息支撑治理决策，从社区规划到公共服务优化，都离不开高质量的档案管理。

1.3公众政务信息需求增加

公民意识觉醒，公众对政务信息公开透明的要求持续攀升[1]。基层政府档案包含诸多与民众利益相关内容，如拆迁安置等。公众期望便捷获取这些档案信息，促使基层政府要在档案管理的公开性与可及性方面做出改进。

2基层政府档案管理存在的问题

2.1数字化建设滞后

（1）硬件设施不足

基层政府在档案数字化建设中，硬件设施的短板十分明显。计算机设备数量不足且配置较低，难以承载大规模档案数字化工作的运算需求。存储设备的匮乏也极为突出，如缺乏足够的大容量硬盘或专业存储服务器，使得大量档案无法及时数字化存储，严重拖慢了档案管理数字化进程，制约了档案管理工作的现代化转型，无法高效满足信息时代对档案管理快速检索、共享等要求。

（2）软件应用落后

基层政府在档案管理软件应用方面严重落后[2]。多数仍依赖通用办公软件，未采用专业档案管理软件。通用软件无法提供诸如精确的分类检索、严格的权限分级管理等档案管理核心功能。缺乏版本管理功能会导致档案的更新版本难以准确追溯，权限管理漏洞可能造成档案信息的非法访问与篡改，影响档案管理的规范性与安全性。

2.2资源整合不足

（1）部门间档案分散 基层政府各部门的档案管理各自为战，缺乏有效的整合机制。各部门按照自身需求和习惯管理档案，部门间的档案信息无法互联互通。例如，社保部门与就业部门都涉及居民就业相关信息，但档案独立管理，导致信息重复采集与存储，既浪费人力、物力资源，又容易造成信息不一致，影响工作效率与决策准确性。

（2）上下级档案交流不畅

基层政府与上级政府间档案交流存在诸多障碍。基层在向上级汇报档案信息时，缺乏统一标准和规范的渠道，重要信息难以全面、及时传递。上级政府也难以有效监督和指导基层档案管理工作，导致宏观决策缺乏基层档案数据支撑，基层档案管理工作也缺乏明确的方向指引。

2.3安全管理存在隐患

（1）网络安全风险

随着档案数字化发展，基层政府面临网络安全风险。缺乏专业网络安全人员和技术防护体系，容易遭受网络攻击。黑客攻击可能窃取档案信息，造成机密泄露，病毒入侵可能破坏档案数据结构，导致档案无法正常使用，威胁档案管理安全。

（2）实体档案安全

部分基层政府实体档案保管条件堪忧。档案库房的温湿度调控设备不完善，易使档案受潮、褪色、发霉。消防设施不达标，火灾隐患大。且档案出入库管理松散，没有严格的登记与核查制度，易造成档案遗失或损坏。

3  基层政府档案管理优化策略

3.1加强数字化建设

（1）加大硬件投入

基层政府应积极寻求多种资金来源，如申请上级专项资金、地方财政倾斜等，来强化档案管理硬件设施。增添足够数量且性能较好的计算机设备，保证其能高效处理档案数字化工作。同时，配备大容量的存储设备，像磁盘阵列或专业的档案存储服务器，为档案数字化提供充足的存储空间。并且要定期维护硬件设备，确保其稳定运行，保障档案数字化建设顺利推进。

（2）选用先进软件

基层政府要依据自身档案管理需求，挑选合适的先进档案管理软件。这种软件应具备全面的功能，例如清晰的档案分类逻辑，便于快速定位档案；高效的检索功能，能实现多维度检索；完善的版本管理，记录档案的修改历程；严格的权限设置，确保档案安全。引入软件后，对工作人员开展系统培训，使其熟练操作软件，发挥软件的最大作用。

（3）建立数字化工作流程

构建涵盖档案采集、整理、存储、检索和利用的数字化工作流程。采集档案时，明确采集范围与标准，确保档案的完整性。整理环节按照统一标准分类编码，进行数字化加工。存储采用多重备份，如本地与异地备份相结合。检索建立有效的索引，提高查询效率。利用时遵循严格的审批流程并记录使用情况。

3.2完善资源整合机制

（1）建立部门间档案共享平台 基层政府主导搭建部门间档案共享平台，制定统一的数据规范[3]。各部门将档案信息按规范上传平台，平台具备便捷的搜索功能。通过平台，打破部门信息壁垒，减少重复工作，提升工作效率。

（2）加强上下级档案交流

基层政府要建立规范的向上级汇报档案制度，明确汇报内容、周期与方式，按标准及时上报档案。上级政府设置专门部门接收管理基层档案，及时给予指导反馈，保障上下交流顺畅。

3.3强化安全管理

（1）加强网络安全防护 基层政府通过内部培养或外部招聘网络安全人才，提升人员安全意识。建立防火墙、入侵检测等网络安全防护体系，对档案数据加密传输存储，定期检查修复安全漏洞。

（2）改善实体档案保管条件

加大投入改善档案库房，安装温湿度调控设备，配备消防器材，建立严格的档案出入库登记制度，确保实体档案安全完整。

结束语

基层政府档案管理工作在新形势下的优化意义深远。通过对数字化建设的加强，可有效解决当前技术落后、资源利用低效的问题，让档案管理与时俱进。完善资源整合机制，打破部门与上下级之间的隔阂，能使档案发挥更大的决策支持与服务民众的价值。强化安全管理，无论是网络还是实体档案的安全都得到保障。基层政府档案管理在这些优化策略的逐步实施下，定能提升管理水平与效能，为基层社会的稳定发展、政策的科学制定与民众权益保障等提供坚实的档案信息基础。

参考文献

[1]刘礼彬. 新形势下基层政府档案管理优化策略研究[J]. 办公室业务, 2024, (14): 80-82.

[2]沈元. 新形势下基层政府加强档案管理的有效途径[J]. 城建档案, 2020, (12): 74-75.

[3]梁娜. 关于做好政府基层档案管理工作的探讨[J]. 兰台内外, 2020, (23): 22-24.