义煤集团通讯分公司
摘要:社交文化已经成为时代的趋势,越来越多的社交软件渗透到办公体系中。本文主要介绍了微信在煤矿企业办公系统中的应用,在原有办公平台的基础上,对企业微信增添了模块进行了改造,实现公文审批、电子考勤、请销假管理等日常办公,完成了对煤矿企业办公的有益补充,满足新形式下的管理规范和要求。实际应用表明,企业微信在煤矿企业中的使用,降低了办公费用,提高了办公效率。
关键词: 企业微信 煤矿企业 日常办公 提高效率
1 引言
随着4G 网络的广泛使用,以及智能终端的高度普及,移动设备的使用人群数量已经超越了个人计算机的使用人群数量,而企业办公系统也开始朝着移动应用方向发展,在办公自动化领域出现了“3A办公”的概念[1]。3A 办公,即在任何时间(Anytime)、任何地点(Anywhere),办公人员可以处理与业务相关的任何事情(Anything)。与此同时,微信的应用与日俱增,并逐渐占领不可替代的地位。(1)对于很多用户来说,微信占用手机的总时长比其它APP都要多,而且微信的活跃度非常高,逐步替代手机短信、电话的功能。(2)微信的小程序开发成本较低,而且也不存在版本升级的兼容性问题。从开发到上线的时问非常短,非常适合企业探索式的研究。(3)腾讯公司在推出微信企业号的基础上开发了企业微信2.0,该版本实现了企业微信与企业号的合并。企业微信集聚了企业号对组织层级、供应链的内外连接能力,从而让企业管理体系更加立体、统一和平台化,这为企业办公系统信息化的发展提供了许多启示。[2]
2 企业微信的应用趋势
(1)企业微信与办公系统的高效结合,可以为企业员工提供一站式的上网、协同办公、知识管理的全面解决方案,将被动的混乱管理模式拉向一体化、信息共享的统一管理模式,让员工和企业都切身体会到“移动办公”系统便捷和高效的特点。
(2)企业微信,实现了全方位以企业需求业务为目的的设置。它的作用较为全面,首先保留了常规个人微信号的基本功能,然后结合企业办公的特点,增加了一些新的功能模块;其次,企业微信能够与个人微信进行有效的信息互通;最后,企业微信还可以根据企业的文化特色,进行个性化地定制,更加全面体现企业内涵。
(3)通过企业微信,可以实现方便、快捷、高效地“移动办公”[3]。企业员工可以利用碎片时间及时处理企业办公流程审批,可以随时查询企业新闻动态发布,以及工作中人员的联系方式。需要发布通知或是文件时,可以在群内进行群组发布,将信息及时传达给每一位员工和相关人员。
(4)煤矿企业,由于行业自身特点,矿区地理位置分散,涉及作业种类繁多,本身就大大增加了管理的难度。通过信息化来驾驭和实施大企业的管理,迫切需要更高程度、更高灵活度的信息化为企业提供必须的管理支撑和技术支撑,企业微信“移动办公”的灵巧度和适应度可以更好地为煤矿企业服务。
3 企业微信的重要应用
(1)企业使用企业微信流程较为简单便捷,员工也可以更方便地管理办公消息;同时只有在企业通讯录的员工才能登录使用企业微信,登录企业微信的同时也可以关联个人微信通讯录,方便个人使用。而且,企业微信可以分级分模块管理,企业可自行在企业微信中配置多个模块,可以连接相应的应用系统,只有授权的企业成员才能使用相应的服务模块。对于满足企业多层次多种类的需求来说,效果较为明显。
(2)企业微信使用起来很方便。企业员工办公方式从传统的办公室电脑过渡到移动手机终端,企业微信平台支持智能手机和普通电脑同时使用,不需要专门培训,只要会使用微信就能很快入手,真正让办公随时随地,安全快捷。
(3)企业微信支持企业二次开发和应用。企业微信可以设计完成网上请假、电子考勤(WIFI或地图定位)、各类审批、工作汇报、工作群组、电子邮件、财务报销(费用报批)、安全隐患排查处理、OFFICE文档多人同步填报汇总、视频会议(手机终端一键登录)、全公司通讯录、电子报纸等实用板块10多项,达到进入企业微信即可处理大部分日常工作的目标。
(4)企业微信实行全员实名制并支持信息公告的保密和精确分级分布(可精确到人),支持文本、语音、图片、视频、文件、图文混排等内容的排版、发布。根据发布内容可定义是否允许分享,一旦出现信息泄密,责任追究一目了然。
(5)支持组件2000人规模的超级工作交流群,信息推送瞬间直达,微信信息也可一键分享到工作群。例如:在工作群中发布一条信息,可同步看到阅读人数,点开数字还可详细看到具体哪些人看了,哪些人员尚未阅读(微信和QQ尚未此类功能),此功能应用到办公室各类通知上就非常方便、快捷。
(6)针对微信朋友信息过多,企业微信已彻底将个人社交朋友圈与企业办公隔离开来,使员工在工作时间专心致志、提高效率、避免信息转发至朋友圈而泄密,更有助于企业的形象迅速提升。
4 企业微信的效益分析
(1)可以有效解决办公系统审批流程有关运行平台的浏览器兼容性带来的附件在线阅读、表单归档不规范、流程制定繁琐等问题。
(2)利用智能终端的信息推送和显示功能,便于经办人第一时间获取信息提醒,加快流程办理效率;公文流程不再设定传统模式的手机短信提醒功能,每年即可节约短信费用数万元;
(3)文件签阅审批是办公流程中的重要环节。使用企业微信中审批流程,可以大幅度地节支降耗,不仅能提高签办效率,而且还能降低企业经营成本,为企业提升竞争力提供更有利的条件。
5 结语
企业微信就是企业办公需求与微信应用的结合,一方面它继承了微信所有的优点,另一方面它又结合了办公的特点,为办公服务。企业微信丰富的办公应用和强大的管理能力,不仅能提高企业的内部管理能力,而且从信息技术上增加了企业的核心竞争力,让企业员工有了较高地满意度和归属感,同时为办公信息化管理提供了高效的管理手段和平台。
参考文献:
【1】郭敏智.基于微信企业号的移动办公系统的设计与实现[D].北京:北京交通大学,2022
【2】袁生娜. 企业微信在人力资源管理中的应用探讨 [J]. 人才资源开发,2021(4)
【3】曾俊炜. 面向企业的微信办公自动化系统的设计与实现[D].南昌: 江西财经大学,2021