浅谈采购外包的风险管理控制与防范

浅谈采购外包的风险管理控制与防范

董林波阳涛

中国航发南方工业有限公司   湖南省  株洲市 412000

摘要：采购外包服务商是企业采购活动的载体和主体，直接决定采购外包的效益；同时，其运行经费又是属企业采购固定成本。因此，企业采购机构设置是否科学，对采购外包成本效益比和风险防范有直接的决定作用。在不断变化的市场环境中,企业的生产经营必然会面对众多的不确定因素,这些不可预料的事件直接影响着企业的生产经营,并且可能给企业造成重大的损失.采购过程是企业与外部环境的接口,它的风险来自原料市场,主要包括两个方面,原料价格的波动和供应商交货时间的波动。

关键词：采购外包；风险管理；防范

引言  在不断变化的市场环境中，企业的生产经营必然会面对众多的不确定因 素，这些不可预料的事件直接影响着企业的生产经营，并且可能给企业造成重大的损失。采购过程是企业与外部环境的接口，它的风险来自原料市场，主要包括两个方面，原料价格的波动和供应 商交货时间的波动。

一.采购实体本身设置的风险防范措施

采购是企业经营的一个核心环节,是企业降低成本、获取利润的重要来源。企业的物资采购包括了采购计划制订、采购审批、供应商选择、价格咨询、采购招标、合同签订与执行、货物验收、核算、付款等诸多环节,由于受各种因素的影响,采购的各个环节中都存在各种不同的风险,如果对这些风险认识不足、控制不力,企业采购过程也就最容易滋生“暗箱操作”、以权谋私、弄虚作假、舍贱求贵、以次充好、收受回扣等现象,容易出现积压浪费。提高对企业物资采购风险的认识,加强对风险的控制与管理,可以为提高企业产品质量和经济效益提供有力保证。

1.强化全员风险意识、健全防范制度

企业采购管理部门特别是决策管理层要对采购外包风险问题有清醒认识，并引起高度重视， 要有一个从风险预警到危机 应急处理的系统概念， 建立多层次、 多视 角的风险防范管理体系。从组织上， 成立 由上级部门、 高级管理层和操作层组成的 自律组织，自成体系或作为主要组分有机 地融合在总的采购管理体系之中；从机制上，要建立上级业务部门对下级的监督、部门内部核查、部门外部制约完善监管和 部门间牵制互律制度，以提高风险管理质量；从程序上，要根据采购外包的实际情况，建立并逐步完善风险管理程序，把所有防范措施列入采购外包的高级管理手册之中，使之制度化、程序化、 规范化。

2.规范运作、 实行法制化管理

法制化管理是一切采购活动最主要、最高级的管理方式 企业采购机构在运作 过程中，要力求规范运作，确保采购外包活动公开、公平、透明、公正，实现企业采购 “物有所值”和 “廉洁高效”的目标， 最大限度地发挥企业采购的正效应。

3.建立完善的内控机制和外部监督机制

企业采购过程的公开、公平自然存在 内在的监督制约机制，以及主管部门的监督制约，但作为企业的重要活动，必须要有外在的监督制约机制与之配合。

二.采购人员和管理人员的风险防范

1.任贤选能，定期实行员工岗位轮岗制度

通过轮岗制度，来实现人员和岗位的 最佳配置，有利于工作的创造性发挥，岗位职责明确，考核指标量化， 进一步降低采购人员的采购风险。

除此以外，还可以设立专门风险管理部门，以加强对风险的控制和防范能力。风险管理目标确定后，需要由企业专门的 风险管理部门和人员予以实施。对于经常进行采购外包的企业应结合企业运作机制 和面临风险复杂的实际情况，设立专门的风险管理部门，由专职的风险管理人员来实行采购外包风险的全程管理。

2.加强对员工招聘的事前控制

重视人力资源工作，做好人才的招聘、培养和使用是控制各种风险的最根本保障。

3.树立服务意识、质量意识和风险意识

风险控制的切入点是加强内部管理工

作，严格履行采购的职责和义务，遵守有关的法律、 法规、规章，强化员工质量意识，培养和造就一批技术水平高的采购人员，从人力资源上为降低质量风险提供保障。

4.加强职业道德教育

通过多种形式的职业道德培训和舆论宣传， 创建浓郁而积极的采购机构文化，创造一个良好的采购人员执业氛围，在潜移默化中减少采购风险。

三..招投标过程及质量控制的风险防范策略

在进行采购外包中存在高风险，风险来源广泛、 风险因素复杂、 风险事故的后果严重、风险处理方法多样，从而风险决策复杂。这些决定了仅仅依靠数量有限的、精力有限的风险专职管理人员采用手工的、原始的方法来收集风险信息，识别和分析风险， 采用适当的风险处理方法来 管理风险是勉为其难的，其效率也是显而易见的。采购外包的风险管理目标的实现在很大程度上还依仗于先进的信息技术，来建立风险管理信息系统。风险管理信息系统 就是指能对企业风险信息进行收集、整理、分析、处理、做出预警显示和提出应 付风险的基本策略的一个动态管理信息系统。据此，它主要包括三个子系统，即风险信息的收集与加工子系统、风险信息分析与预警子系统、风险决策子系统。

1.建立质量体系认证制度以完善企业采购工作的程序性和标准化

，通过该认证制度为进一步规范采购业务操作程序，建立、健全相互制约的内部监督机制，提高采购外包工作的质量和效率具有较大的作用。

2.加强法律法规的学习和普及，认真检查采购业务操作的规范性和合理性，规避法律风险。

3.集中采购机构应建立健全内部监督管理制度。 采购活动的决策和执行程序 应当明确, 并相互监督、 相互制约。 经办采购的人员与负责采购合同审核、验收人员的职责权限应明确，并相互分离。

结束语：综上所述，采购外包制度的推行本身就是一种降低企业资金使用风险的措施， 第三方集中采购所产生的巨大的社会效益和经济效益以及适度规模和集约，已有效降低了风险。当然，并不否认集中采购外 包机构在采购过程中采购风险的存在，有些风险来自社会环境，有些风险来自工作环境，有些风险来自采购人员本身。 因此，有必要从理论上加强分析研究，识别和控制风险。风险虽然存在于采购的全过程中，但只要采购人和管理者、 监督者在采购实 施过程中，加强质量监管和服务意识，规范行业标准，建立健全内控机制、 诚信体系、服务质量认证体系和外部监督机制。

参考文献：

[1]孟磊.浅谈采购外包的风险管理控制与防范[J].现代商业,2008(23):1