浅谈企业业务流程应用系统的规划建设

浅谈企业业务流程应用系统的规划建设

綦云华廖一星

贵州江南航天信息网络通信有限公司

1.引言

随着信息时代的到来，企业工作环境发生变更，工作方式也随之改变。信息化办公逐渐成为企业最主要办公方式之一。在日常工作中已离不开各种各样的信息化系统[1]。尤其对于管理人员而言，日常工作大部分会在企业的各种信息化系统中完成，比如OA系统，业务流程审批系统，ERP系统等。其中业务流程应用系统与OA类似，已经成为企业最基本、最核心的应用系统。为能够将企业多种业务环节进行整合，实现规范管理、提高工作效率、降低管理成本，越来越多的企业采用信息化的业务流程审批方式替代纸质审批，工作形式也从有纸化向信息化转变。

然而，大部分企业目前还仅仅是将纸质的工作方式照搬到信息化应用系统之上，没有对其进行改进或优化，因此管理人员并不能享受到信息化办公所带来的便捷性，很难达到预期效果。当前，如何从发展的角度去深入挖掘业务流程审批应用系统的真正需求是企业值得思考和亟需解决的基本问题。

企业中不同的岗位对业务流程审批应用的需求并不一样。业务流程的各环节办理人员希望业务流程能够最大程度的减少工作量，压缩办理的时间周期，提高业务效率；业务主管部门希望企业的流程能够与不断变化的业务环境保持实时同步；信息化主管部门希望对不断变化的业务需求迅速做出响应，以较低的成本进行改变[2]；企业经营管理者更希望对企业流程的执行进行全面的监控和分析，更好的协调业务，作出更迅速、有效的决策。针对以上需求，企业在建设业务流程应用系统前需纳入建设规划范畴，有必要对应用系统建设进行规划，对业务流程进行优化。

本文以岗位对流程审批的不同需求为出发点，以中国航天科工集团第十研究院（以下简称航天十院）为例，对其业务流程应用系统的规划、实施经验与应用效果进行分析总结，提炼出业务流程应用系统的规划建设的节本架构，为同类业务应用系统提供规划参考。

2.系统规划

若想要业务流程应用系统真正凸显其价值，切实为企业实现规范管理、达到提高各环节业务效率、降低管理成本的目的，应具备以下几个方面的功能。

2.1统一的流程管理平台

从企业的业务发展长远需求的角度考虑，要求业务流程应用系统应能较好地完成企业信息的传达和推动相关制度的执行，为推动企业管理创新、工作执行和管理决策支持提供更多的工具和应用，以满足企业的发展需要。业务流程应用系统建设的本质是以提高管理决策效率和增强企业执行力为目标。

因此，业务流程应用系统需要统一的流程管理平台，企业内所有人员在统一平台上进行协同办公，通过优化企业业务流程，提高企业管理绩效，在提高效率的基础上，增强协同办公能力，为领导层提供数据依据，为决策作支撑，从而达到提高管理决策效能和执行力的目标[3]。

2.2强扩展性，提供强大的应用系统集成支持

在企业信息化应用系统的建设过程中，必然会存在多个不同领域的应用系统，甚至在同一领域存在多个应用系统的情形。如果各应用系统相互之间缺乏有效的信息交互，则会造成信息孤岛[4]。企业在信息化应用系统的建设过程中势必会将各个系统进行集成，最大程度的整合资源，提高效率。因此，业务流程应用系统必须具备强扩展性，为应用系统集成提供支持，同时还应支持二次开发。

航天十院的业务流程应用系统主要针对目前建设的应用系统以及未来可能建设的其他新应用系统，提供了有效的集成整合工具、遵从行业标准的系统接口，形成了通用的、标准的集成平台和技术方案，可在系统内进行二次开发，能够实现应用系统之间的互联互通、身份统一，达到信息共享的目标。

目前，航天十院的业务流程应用系统已经实现与ERP系统、MES系统、中国航天科工集团的"智慧企业运行平台"等系统的集成，有效避免了信息孤岛的情况，能很好地将各个系统串联起来，极大提高了协同工作效率。在满足系统的发展要求的前提下，保证了企业应用系统的整体性和统一性。

2.3高灵活性，业务流程可快速自主设计。

企业的组织机构与业务流程会随着不同的发展阶段而不断调整变化，这一特点必然会对业务流程应用系统不断地提出新的要求。为能及时响应业务流程的变化，需要在最短时间内上线新的业务流程，以保持同步。这就要求企业的业务流程应用系统具备很高的灵活性，企业可以最低成本快速改变上线的业务流程。

航天十院的业务流程应用系统实现了业务流程的快速自主设计。将流程设计以图形方式展现，简单易懂，操作简便、直观，具有灵活的可配置性，具备自动查错功能。对业务流程设计者无特殊要求，甚至业务部门人员自己即可更新流程，极大的降低了更新业务流程的成本，缩短了更新周期，能够快速相应业务流程的变更。

2.4低耦合度，减少系统内各模块之间的依赖。

通常，企业的业务流程应用系统会由多个功能模块组成，存在多职能部门的业务流程，各个功能模块之间应尽量降低耦合度，最大程度的保障系统稳定运行，尽可能避免因局部问题导致整个系统不能正常使用的情况。这就要求企业的业务流程应用系统具备独立性、可分发、开放和热插拔等特性，最重要的是支持系统内App分离。

航天十院的业务流程应用系统采用SOA架构，很好的实现了系统内App分离，最大程度地降低了耦合度。例如，可对某个App进行独立的开发、设计以及部署，在不影响系统内其它任何App的正常运行的条件下，可在系统内在线对其进行启动、停用、卸载等操作，此外，也可对系统内任意App进行单独的分发打包。

2.5易用性，用户认可的系统才是最好用的系统。

应用系统的易用性至关重要，但也往往最容易被忽视。易用性通常是决定一个应用系统实施成败的关键点，很多应用系统存在类似的现象：功能丰富全面并且灵活，也能与其它系统进行很好的集成，但应用效果很不理想。这种情形普遍存在的主要原因之一，就在于系统在设计开发时没有充分考虑用户体验。同理，企业的业务流程应用系统也是如此，能够得到用户认可的业务流程应用系统应具备以下特点[5]：

风格一致、友好的人机交互界面。简单易懂，操作简便，展示直观，贴近用户的使用习惯。比如，完善的培训教材与详尽的使用说明，使得用户易上手；友善直观的错误提示；便捷直观的数据统计展示等一系列功能。

最大程度减少用户工作量。如自动补全表单内容、自动计算工作时间与假期时间、自动提交至主管领导审批、自动根据条件执行不同的流程路线等等，尽可能降低用户工作量。

易维护性。系统应具备数据自动备份与恢复机制；自管理和监控功能，能够实时监控各模块的运行状态以及系统所有的报警、异常信息；在线升级协议及版本的功能；具备明确的错误编号，并能在系统的维护手册中查到错误处理方法与步骤等等。

3.结束语

航天十院的业务流程应用系统"江南综合办公平台（BPM）"实现了上述所有要求，与中国航天集团公司的"智慧企业运行平台"以及航天十院的ERP、MES等应用系统完成了集成，使各系统实现了数据交互从而协同工作，简化了业务流程的日常审批工作，降低了用户的工作量，有效地缩短了业务流程审批周期，提高了航天十院的整体工作效率。该业务系统自运行以来，受到广大用户的认可与好评。

参考文献

[1]曹斌.复杂服务系统业务流程建模改进方法研究[D].浙江大学,2013.

[2]梁建.中小企业信息化模式的特点及选择[J].鸡西大学学报,2012,12(10):59-60.

[3]闫艳.办公自动化的应用及未来趋势[J].贵州电力技术,2013,16(11):88-89.

[4]卞保武.论企业信息化中的"信息孤岛"问题[J].中国管理信息化（综合版）,2007,(4):22-25.

[5]王丽荣.基于流程优化的快运业务流程控制与跟踪的研究与应用[D].山东大学,2006.DOI:10.7666/d.y982703.