网络环境下档案信息资源整合探究

网络环境下档案信息资源整合探究

郑世华

会理县机关事务服务中心 四川凉山 615100

摘要：随着我国信息时代的到来，网络已经变成人门不可或缺的技术应用，并且得到各行各业的广泛应用，实现了国内各个行业发展的需要，能够将其独有的优势充分展现。档案管理工作是一个比较复杂的工作，对各种类型的资料进行分类于编排。以往的管理方式需要消耗很多人力以及物力，并且在过程中出现了很多问题。这就需要档案管理工作开始全新的定义以及管理，改变以往的管理模式。

关键词：信息化技术；网络时代；档案信息资源；归档整合

对于一个企业而言，档案管理这个流程是非常重要的，其记录着企业整体的运行流程以及各个员工的资料等。所以，企业应该对其工作加以重视，优化管理方式，接连应用更为新型的管理技术，让其更加完善。在信息化环境的影响下，信息化平台已经成为企业开展资源管理以及整合的核心位置，对于档案管理工作来讲，是非常大的提高，让其工作效率以及工作质量得到提升。企业常常使用多个软件对档案信息资源进行编制、整理以及管理，工作人员应该不断提高软件的技术水平，进而更好的发挥档案管理工作的作用。

一、网络环境下档案信息资源整合中出现的问题

（一）整合主体问题

国内的档案信息管理执行的是“统一领导、分层管理”的制度，导致档案信息资源出现分散。或许，正是因为受到“条块分开”等多种因素的阻碍，档案信息管理机构之间缺少沟通以及协作，无法达到统一规划管理的目的。让谁来进行档案信息资源的整合，这一直是一个争论不断的话题。从实际角度中看，不管是档案行政管理部门，或是各个档案馆， “合作互赢”依然只是停在构想以及磋商的阶段，缺乏实践。这就清楚的表明，在其资源整合的过程中如果缺少一个已经确立的主体制度规定，必将影响整合实践。在其整合的过程中，不是拥有“工作割裂”，就是资源信息“重复积累”。将档案信息资源整合的主体确定，这是资源整合应该先要思考的问题。实践表示，现在已经构造的很多档案信息网站，仅仅设置了有关站点的简单链接，其整体联系比较分散，经常出现“孤立无援”以及“分散零乱”的情况，这样一来，将会极大的限制档案管理系统之间的共享性以及兼容性。

（二）法规约束问题

已有的档案法律法规会对档案信息资源整合产生一些“约束”：第一，虽然对国内档案馆收集档案的权利加以规定，但对于转交档案的主体并没有明确规定，这便很容易模糊档案馆接收档案的范围以及对企业转交档案的要求；第二，与档案法律法规相结合，立档单位向档案馆转交档案的时长是10年到20年，所以，档案馆无法及时的对“低龄”档案开展收集，对于档案信息资源整理的及时性以及有效性造成阻碍，会让档案用户无法信任档案信息资源的“时效性”。

（三）技术选择问题

在资源整合的过程中，很多企业对于所需技术的选择方面，缺少合理性、科学性、通用性。经常由于寻找不到优化的方式导致不得不重来。尤其是对于档案信息资源整合前期，由于缺少统一标准，各地所执行的方式不同，在技术选择方面更是“五花八门”。根据相关资料表明，曾经有很多档案部门选择“王安机”，后因王安公司破产，导致接近百万条的档案条目不能导出。这是一个严重的教训，不但导致很大的浪费，同时也对档案信息资源整合的流程造成影响。

二、解决措施

（一）创新管理机制

在网络背景之下，档案信息资源整合的过程中，面对制度的刚性，急需在体制创新上找寻突破，特别是利用信息技术来创新档案信息资源整合体制。通过对体制的创新，可以扩大资源整合的范围。就目前而言，提高“实体”档案信息资源数字转变进度，加快“虚拟”资源大范围积累，是网络背景下档案信息资源整合的两项重大的任务。两个任务一起进行，让档案资源跨越时空、跨越类型以及跨越载体的数据检索逐渐进行，为达到档案信息资源实现整合创造基础条件。在优化管理体系的过程中，必须进一步增强我国综合档案馆以及档案行政管理部门自身的职能以及二者之间的互动体系。我国综合档案馆应该充分发挥档案资源整合核心作用，提高“集聚”以及“辐射”的作用，将被动变成主动，进而促进资源整合进程以及实际效果。

（二）优化档案立法

在网络背景之下，将档案信息资源进行整合，急需明确各个主体在其整合过程中的权利以及义务。比如，为了优化资源整合的“时效性”，很多档案馆接连进行了提前整理电子文件以及电子档案入馆等有关工作。但是，档案馆与立档单位中构造的整合通道大多数都基于自行协商上，在其过程中，会有一些随意性以及主观性。基于此，可以通过优化档案立法，让两者之间交换电子文档的友好行为变成法定责任与义务。为档案信息资源整合打下良好的基础。

（三）选择先进技术

虽然，现存的网络以及信息技术提供了档案信息资源整合多种“可能”，很多档案馆通过开发运用适合的技术与方法，在资源整合方面获得了一些成效。但是在构造区域档案信息资源整合以及国家档案资源整合等范围比较大的管理平台时，应当严格择优选取。

比如，在开展档案信息资源整合的第二阶段战略时，急需使用先进的计算机数据接口技术，实现数据的整合以及转换，以便对范围中涉及多操作系统、分布式以及多层次的信息资源实行科学整合，构造范围中方便、快捷的网络整合系统。整个系统最好使用先进的Java B／S技术，整个系统结构自下而上可以分为系统层、平台层、表示层、决策层、应用层等这五层。系统层包含操作系统以及数据库，以支持系统软件；平台层包含系统管理平台以及中文数据库平台，是整体系统的框架基础；应用层包含数据采集与接收、数据管理以及权限控制等多个功能的模块，是各个业务功能的处理阶段；决策层注重给各个用户给出档案信息的帮助决策以及服务；表示层则是其系统的顶端门户。这种议题管理的分层数据库结构，通过统一的入口就可以对各个分布式数据库系统开展信息检索以及利用。

（四）构造标准体系

档案信息网络技术的服务平台应该建立在信息系统标准、信息内容标准、信息结构标准、信息值标准等各个项目标准的前提之上。就目前而言，国内信息资源整合应该将重点放在建立一个有关标准，其中，急需设计出档案数据库的结构标准。其标准制定需要有组织、有计划的开展，增强档案界与信息产业界之间的联系，同时兼顾连接国际标准以及通用规范，让其具有前瞻性、先进性、科学性以及可行性，从技术与管理等各个角度出发。形成一个完整的、科学规范的、具有现代化特征的标准体系。

结束语：对于企业发展来说，档案资源整合是一个非常重要的任务，需要企业提高关注度，通过引进信息化技术以及构造信息化平台，增强档案管理工作的作用，才可以让信息资源出现的整合或是共享的问题得到有效解决。将资源的整合方式不断的加以优化与更新，让整个管理系统渐渐的完善，与此同时，也能提高工作人员的专业技术水平以及综合素质，可以结合工作人员的实际情况，进行一系列培训工作。要确保信息管理资源整合的工作程序严格的遵照管理制度去进行，为企业的稳定发展提供帮助。

参考文献：

[1]余厚洪.网络环境下档案信息资源整合探究[J].档案管理,2017, 000(005):37-39.

[2]张东华.网络环境下档案信息资源整合探讨[J].档案学通讯,2018, 000(003):74-77.

[3]栾晓红,张慧.网络环境下图书、情报、档案信息资源整合的思考[J].科技情报开发与经济, 2019.

[4]李淑艳.网络环境下档案信息资源整合与开发利用[J].经济研究导刊, 2018(34):215-216.