新形势下谈企业电子档案单套

新形势下谈企业电子档案单套

张丹

中国南方电网有限责任公司 广东广州 510623

摘 要

近些年来，我国企业业务信息化程度不断深入，沉淀海量数据资源。传统的“纸质为存，电子为用”的“双套制”管理模式，弊端日益凸显。基于此背景，本文讨论了我国电子档案单套制现状以及在国家相应文件的指导下实现企业单子档单套制的发展方向。
关键词：电子档案；单套；管理；变革
前言

档案对企业而言是是重要资产，更是历史记忆。在今天，科技的高速发展也在为企业档案管理带来了前所未有的改变，其中最为明显的便是电子档案比重越来越大。但随着企业的不断壮大，企业的管理理念和管理手段推陈出新，导致企业活动中产生的电子文件也有鲜明时代特征，将这些电子文件作为企业档案管理，也暴露出越来越多的问题。在这种背景下，企业电子档案单套制进行探索具有重大意义的。

1、目前我国电子档案单套制的情况。
在2014年，我国对电子档案单套制进行了试点尝试，电子档案单套制也是首次在中国实行。到了2017年，上海自贸试验区的所有片区已经全面实现了电子档案单套制管理，在全国范围内，积极推行电子会计凭证档案单套制试点尝试，为我国的单子档案单套制的推行积累下了丰富的经验。
在得到了5年经验累积的成果后，2020年的3月21日，有关部门终于正式发布了关于推进电子会计凭证报销入账归档的具体政策，在相关政策中，明确说明了在法律和行政法规没有规定的情况下，只要满足了相应的条件，任何企业只需要电子会计凭证就可以进行报销入账归档工作，这标志着电子档案单套制管理，向实操和普及迈开重要的第一步。

2、推进企业电子档案单套制的具体方案。
要想充分发挥出电子档案单套制在档案管理中的效力，就一定要从下面两点来做：一方面是要设立一套科学合理的管理制度，在另一方面努力创新相关的技术，要避免人为操作出现失误，或者恶意图篡改的情况，信息科技的监控记录是不可或缺的手段。

而设立一套科学合理的管理制度则是企业电子档案单套制管理工作最基本的方法。相较于注重技术的研究，科学合理的管理制度更加应该得到档案从业者的重视，关于管理值得的研究，主要应该注重从下面几个方面来进行变革。

2.1 认识的变革

和一些发达国家相比，我国的档案学研究可以说是基础非常的薄弱，这方面的研究最初也是借鉴了西方的研究，也是受西方研究的影响，将档案是文件子概念这一认识作为主流观点。在开始的很长一段时间里，我国的档案学里的电子文件与电子档案是可以划上等号的，随着我国档案学的独立研究与发展壮大，“电子档案”这一概念才和电子文件分割开来，作为独立的研究对象被单独提出。
认识的变革对建立有效的电子档案“单套制”管理制度具有重要意义，只有社会大众和企业都认可了“电子档案”这一概念的前提下，它才有可能摆脱纸质文件的限制而成为一个独立事物。而电子档案与电子文件分开独立研究，也说明了归档保存对电子文件而言同样是必不可少的一部分。另外，还需要将电子文件和其他性质的计算机文件严格区分开来，将电子文件的职责或信息格式等要素严格规范起来，避免造成电子文件的概念被泛化使用。

2.2 理念的变革

20世纪初，电子文件管理同一系列创新理论研究被我国引入，在我国的档案学界引起了诸多讨论。尽管我国档案学界也曾就这些理论进行过大量的实验研究，但随着时间的推移，大部分理论都已经被证实不太符合我国的具体情况，无法作用于日常的档案管理工作中去。
例如，早在20世纪中期，我国就已经在西方的影响下开展对前端控制理论的研究工作，但由于一些条件的不成熟，前段控制的相关理论真正被用于具体的档案工作中也才是近十年的事情。一直到2015年我国才正式发布了一系列的政策，从制度上规范了档案部门的电子文件管理职责理念的改变大都是因为人们日常工作积累下来的经验导致，在业务信息实施时不注重归档工作，极有可能发生文件损坏或文件被非法删除等情况而错失修补机会。
先进的技术之外，电子文件管理者本身因该注重自身工作技能的提升，要积极主动的学习行业相关的技术。要知道，任何工作都需要发挥人的主观能动性，电子文件管理也是如此，如果企业单位不重视电子文件的重要性，不从理念上进行变革，那即使拥有最先进的技术，也无法百分百保障电子文件的安全性。只有将管理制度与技术结合，电子档案单套制也才会成为可能。

2.3 归档的变革

随着国家标准的改变，我国的电子文件归档也出现相应的改变：主要是三个方面:一是电子文件归档操作的改变，因为我国的电子文件管理系统不属于顶层架构，达不到互通互联的效果，实时的“逻辑归档”在大部分时间里都是难以实现的，相关部门和机构对定期的“物理归档”不够重视，而在新的国家标准出台后，对归档接口也做出了明确要求，电子档案管理的责任终于得到了落实。二是电子文件归档后价值的改变，在旧版的国家标准中，“电子档案”还是十分模糊的存在，而在新发布的国家标准中，对电子档案作为归档后的电子文件所产生的凭证、查考与保存价值有了明确的规定。三是电子文件归档内容的改变，在新的国家标准中，对电子文件和其元数据的共同归档做出来重点规划，这一改变也成为了保障了电子档案重要立足点。

电子文件归档单套制施行的关键一环就是归档操作的实施标准，实现电子文件归档元数据的具体化。较合理的电子文件归档工作，使得电子档案有了依仗，能获类似于纸质档案的可信价值和效力，使得电子档案成为了区别于纸质档案的独立档案管理形式，不用在被视为纸质档案的补充。国家新《档案法》的出台和落实，为电子档案单套制的实施提供了有力保障。不难想象，在电子文件归档工作逐步普及以后，社会大众和企业对电子档案的认可度也会随之越来越高。

结语

本文主要研究了电子档案单套制相关的电子文件管理中认识的变革、理念的变革和归档的变革。因此企业要重视电子档案管理。随着互联网经济飞速的发展，我国在各大电商平台、信息化办公系统等领域每日都会产生数量庞大的电子文件。同时，有许多电子文件承受着损坏、删除等风险。企业应改着力于统筹内部整体业务系统和电子档案管理系统的集成，以期实现电子档案单套制的落实。

参考文献

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