Excel的学习方法与技巧探析

Excel的学习方法与技巧探析

杨贵荣 ,马玉龙

空军工程大学航空机务士官学校  河南信阳  464000

【摘要】随着计算机办公自动化的普及和应用，Microsoft Office成了学生必学的一门工具软件，特别是Microsoft Office软件中的Excel是目前数据处理和分析使用最多的应用软件。本文介绍了Excel软件的功能，着重分析了Excel软件学习过程中学习方法和技巧，对后期学习Excel 有所帮助。

【关键词】Excel；学习方法；学习技巧

一、Excel软件的功能

Excel是Microsoft Office的主要组件,是集文字图形、数据库系统、图形于一身的高级电子报表综合应用系统软件。其功能强大,操作领先,使用方便,采取了大量的操作和强有力的统计分析方法,能够简便、迅速地对所有信息进行管理、统计和分析。由于Excel能够帮助客户愉快便利地管理、统计和分析各种各样的信息,所以被广泛于金融、管理、财政、数据和审计等众多行业。

它具有的以下特点和功能是:

(1)强大的制表处理工具。Excel拥有简单和灵活的制表工具,与图表中数字一旦建立好关系,就会主动更换。(2)强大的绘画技术与形象管理机制。Excel的强大绘图与文字处理软件做到了对表、图像、文本三者的融合,有利于管理人员进行判断。(3)丰富的参数。Excel提供了大量的参数,包括财务参数和统计参数,可进行复杂的简单操作、财务研究、统计等,统计分析性能非常强大。(4)支持模型,提供多样的解析方法和选取参数。(5)管理外部数据能力。Excel能够读取并输出各种形式的数据文件,也能够从许多数据源和会计应用的数据库中导入会计信息,从而节约了收集关键信息的时间,提高了效率和降低差错。

Excel虽然在图表编制上,相比于Word等软件的图表处理能力有所欠缺,但是它的文字处理方面非常强劲,而对比Access等先进的管理软件来说,它又具有较易学易用的优势。

二、Excel软件的学习方法与技巧

学什么东西都是很讲究方法的,即使学习了Exce一也不例外。恰当的学习方式也能让人保持进步,但错误的学习方式也会让人止步不前,以至没有学习的兴致。并不是所有人天生就是Exce的专家,以下总结了几个比较经典的学习方式:

1.循序渐进

可以将Excel的使用大致分成新人、初次使用、中等用户、资深用户和专家五大阶段。

对Excel的初学者,建议要从扫盲阶段开始。在此过程中,初学者要对 Excel基本界面、功能和基本的运作方法有一个大概的了解,例如数据录入,查询替换,单元格的设置;整理资料,汇总资料,筛选资料等。如果有曾经过使用其它程序的经验,尤其是在 Office中的其它部分,那么这一进程将会加速。不要以为会了 Excel的全部功能,就可以熟练地使用Excel,因为它的本质,是平时无法触及的。通过这阶段的练习,学生们就已经能够在工作中应用Excel了,例如做一个简洁的表格;又或者绘制一幅简洁的图画。之后,就要向中高级应用迈进了。成为中高级应用有的三个标志:一是基本了解并熟悉Excel的菜单命令,二是熟悉应用表格、条件形式、信息筛选、数据整理、数据过滤等,三是基本熟悉Excel方法和经典函数的应用,包含SUM函数、MAX函数、ROUND函数、MID函数、VL00KUP参数、TEXT函数等。当然,还有些中高级使用者也会用到简単的宏-领域。不过很多的中高级使用者,在他们自己的工作领域里已经是Excel水平最顶级的人。一个Excel的中高级使用者,也应该已经有一定实力解决在绝大多数工作中出现的问题。

作为一名资深用户,必须进行二个知识的提升,一是熟练地使用公式和函数,也就是公式与函数之间的多层嵌套关系,即公式与函数的综合使用;二是可以用VBA写没有特别复杂的自定义函数或过程。如果进入了这两个范畴,学习者就会看到:过去很多看似无法克服的问题,现在却多么的简单。

所以,到底那些人才可以称作是Excel专家呢?很难用标准来判断。但如果从Excel的能力上划分来说,掌握全部的人应该很少。由于Excel是应用功能特别多的软件,这也意味着一个根本没啥工作经验的人,是很难变成Excel行家的。但在某种意义上来说,Excel行家并不一定是指某个或众多领域的行家,因为他们都具备了大量的专业理论知识与实践。通过精湛的Excel技能与专业实践的共同运用,才有机会将Excel技术发展到顶峰。而相同的Excel操作,由不同的人去使用,结果也是完全不同的。可以根据同一个行业不断探索出新的Excel的技术,而这些人,也可以称之为是行家了。在Excel Home网站上,而那些真正受人尊敬的、真正可以称为Excel行家的版主和资深读者们,则无一不是在各自行业中的卓越者。所以,如果希望成为Excel行家,就不要只是单纯掌握Excel技术了。

2.善用资源

很多人学Excel的主要目的都是为了解决自己工作中的困难和提高效率的。假如你还达不到初级用户的水平,则建议根据前文中所说进行扫盲;一旦达到了初级应用的水平,带着疑问

去学习,不但进步的快,还容易对Excel产生更大的兴趣。出现错误的时候,若是发现需要使用某个函数,而对于该功能却不太会使用,此时可以通过按下F1或调出Excel的联机功能帮助,以便更快的熟悉这个函数的功用。这一招在熟悉Excel函数中尤其有用。因为Excel中有数百个变量,所以要使人脑彻底记住每个变量的参数和语法,基本上是不可能的事情。若无法确定Excel是否具有解决问题的途径,则建议求助其他人。正巧此刻您附近出现了一位Excel高手,又或者能够及时联系上某个高手,那也是一件十分幸福的事。要是没有这方面的受助,也可上网寻找帮助途径,甚至到一些Excel站点去寻找帮助。

3.理论联系实践

Excel的内容较多,操作繁琐,处理问题的方法难度较大,一方面要加强对所学知识的理解,弄懂某一个知识点的含义和操作步骤。多阅读Excel使用方法及应用相关的论文和图书。在网络上,关于Excel软件的帖子也不少,很多都是视频文档的动画教程,这都是很好的学习资料。另外还要加强上机操作练习,通过具体的案例任务寻找解决问题的方法,通过多个知识的综合运用和技巧组合解决工作中的具体问题,从而掌握要点和操作技巧。比如, 通过MID函数和DATE函数的组合“DATE(MID("412726198905081122",7,4)，MID("412726198905081122",11,2)，MID("412726198905081122",13,2))”判断某个人的出生日期;通过MID函数、ISODD函数和IF函数的组合"IF( ISODD(MID("412726198905081122",17,1)),"男","女")"判断某个人的性别。

三、结束语

综上所述,学Excel要循序渐进,俗话说一口吃不成一个胖子,学习Excel亦是如此,注重方法与实践并用，擅用资源,反复的练习已经掌握的知识,并在复习的过程中不断学习新的知识,从而增强Excel的使用技巧。

参考文献:

[1]崔赛英,Excel 函数学习方法与技巧[J].电脑知识与技术,2012(18).

[2]付宏芳,陈莉.Excel中常用函数的使用[J].电脑知识与技术,2010(30).

[3]孙瑾.浅谈 Excel在日常工作中的应用.