数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用分析

(整期优先)网络出版时间:2022-09-05
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数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用分析

丁辰阳

云南省药物依赖防治研究所 邮编:650228

摘要:在大数据时代,现代信息技术的迅猛发展,广泛地应用于各行各业,正在悄无声息地改变着人们的生产和生活。在档案管理方面,信息技术、云计算、大数据等技术已经得到了广泛的应用,与传统的档案管理相结合,能够有效地改进传统的档案管理流程,使档案的管理方式和内容的创新和优化。在减轻工作负担的前提下,提高了档案管理的质量。在新的历史时期,必须大力推进数字档案室的建设。本文对数字档案室的建设进行了探讨,并结合现实状况,对如何科学地运用数字档案管理技术进行了探讨,有助于促进我国档案工作的高质量发展。

关键词:数字化技术;档案管理;档案室;电子档案

引言

随着社会主义现代化建设的迅速发展,档案工作受到越来越多的关注,电子文件的问世对档案的开发与利用起到了很大的推动作用。利用计算机技术和网络技术,可以有效地收集、整理、保存和利用档案资料。在新形势下,推进数字档案室的建设势在必行,是实现自动化办公系统必不可少的一环。为了提高档案管理的效率,全面地保护档案资料的安全,必须加强档案的信息化建设。

一、档案数字化建设的重要意义

(一)数字化档案室建设是时代发展的产物

随着社会的飞速发展,档案的管理模式也在发生着巨大的改变,从原来的纸质文件到现在的电子文件。档案管理应用了大量的资讯科技,不但能够在没有纸张的情况下进行办公,还能利用电子文档、计算机网络技术等,方便收集、存储、利用数据化的信息,形成一个有机的整体,提高了数据的使用效率[1]

(二)数字化档案室建设有利于提高档案管理的效率

随着计算机技术的飞速发展,档案管理人员必须加强对管理的认识,不断地学习现代信息技术,以提高自己的工作能力,这样才能有效地提高档案管理的工作效率。数字档案室的建设中,应用数字技术是其中一个很重要的环节。将数字技术应用到档案管理工作中,有利于促进档案管理的现代化、信息化,并通过数字技术的支撑,实现对档案的采集、整理、录入、扫描、上传、挂接,对档案数据进行检索、备份,能有效地改善档案管理工作的实际成效。

二、数字化档案室建设内容

(一)完善数字化档案室基础设施

推进数字档案室的建设,必须整合各种资源,积极改进计算机、服务器、存储器、扫描、打印机等等相关硬件设备,对大量的文件进行归类、储存和使用。通过不断地更新和改进,构建了一个档案管理软件体系,以形成性能优良、安全可靠、便于操作的电子档案应用系统,为档案的收集、整理、保管和利用提供了有力的支持。

(二)数字化档案室网站建设

随着互联网的普及,人们在日常生活、学习、工作中都会遇到各种各样的问题。通过建立数字档案室的网站,提高了档案资源的检索效率,并在网上和线下结合,设计合理、美观、功能丰富的网页,方便读者查阅和使用。

(三)加快数字化档案室安全建设

与传统的纸质档案相比,数字化档案可以建立更为安全、可靠的档案管理环境,并能有效地解决纸质档案的受潮、虫蛀、损坏等问题,但由于与网络相连,存在着数据丢失、病毒入侵等安全风险。因此,必须强化安全管理,根据信息安全级别,灵活地选取最先进的安全技术和手段,才能为数字档案室的建设和运行提供有力的支持[2]

(四)建立数字化档案室制度体系

数字档案室的建设需要健全的体制支撑,由过去的纸质档案向电子档案分门别类、多种存储模式的转变。从某种意义上说,这是一种不同的收集方法。因此,要根据档案资料的特性,建立比较完备的档案管理制度,并运用最新的科技手段,以保证档案资料的采集、扫描、影像处理,提高了档案数字化的质量,提高了文件识别、文档合成等方面的要求。

三、数字化档案室建设和数字化档案管理技术应用存在的问题

(一)数字化档案管理的意识较为薄弱

强化数字档案室的建设,以电子档案为主要目标,除传统的纸质档案外,还有录音、影像、录像等档案资料的数字化处理。从纸质文件向电子文件的过渡,在载体发生改变的同时,也要积极地进行管理改革。但是,目前一些单位电子档案的生成、归档、保管等工作尚无健全的管理体系,导致电子档案的管理工作不规范、不完善,亟须完善。

(二)数字化档案信息安全性不足

数字档案室的建设要根据现实情况灵活应用数字档案管理技术,使档案种类逐步多元化,同时促进相关基础设施的不断完善。这在某种意义上,决定了不同种类的档案室。然而,在大力推进数字档案室建设的同时,也存在着一系列的安全问题,严重地影响了其应用价值。数字文件会被黑客、病毒等侵入,从而导致文件中的重要文件丢失。

(三)档案管理人员专业素质不高

随着数字档案室的建设和大量的数字档案管理技术的使用,对档案管理人员的职业素质提出了新的要求。档案管理人员应具有良好的档案管理工作技能,并掌握现代科技手段。但在实践中,档案管理人员的职责意识不强、缺乏专业训练,无法熟练地应用数字技术进行工作;必然会削弱数字档案技术的正面作用,从而对今后的档案利用产生不利的影响。

四、数字化档案室建设和数字化档案管理技术的应用

(一)整合多类型档案资源,推动数字化档案室标准化

在数字档案室的建设中,要加强对各有关部门的重视,坚持规范化的建设理念,加大对数字档案室的建设的资金投入。积极整合各类档案,统一保管,并配有温度、湿度自动调节系统、空气除湿机、磁介质档案防磁柜、智能电子档案密集架,消毒灭菌液,扫描仪,复印机,电脑,激光打印机等。在数字档案管理技术的支撑下,根据档案的特点进行了优化,并对软件的缺陷进行了定期的升级,使软件的功能更加完善,提高系统的运行可靠性,提高档案数字化管理的质量[3]

(二)基于档案影响系统扫描档案资料,建立数字化档案管理平台

要提高档案管理的信息化程度,就必须灵活地利用数字化的档案管理技术,有效地促进档案工作的开展。根据档案室的文献资源状况,分析了哪些类型的文献检索利用效率高,有针对性地进行扫描、以数字化的方式保存,提高了档案的数字化程度。根据档案效果系统,不管是文字、图纸,都能用扫描器、档案效果系统进行扫描,并将其输入到系统中,生成影像文件。在对档案数据进行质量检验后,对其是否有保存的实际意义进行分析,然后建立一个以文件编码为索引的方式建立资料库。这种方法有利于提高档案管理的信息化程度,并具有丰富的档案管理、检索和利用的功能。根据当前的实际,电子档案管理系统已经初步形成,并取得了比较好的效果。

(三)系统内建立档案索引目录,计算机管理档案库房

通过对文件的扫描和输入,利用电脑进行数据的存储,可以方便地进行数据的检索,从而减少了人力劳动量。在档案仓库的经营中,可以将文件密集货架的水平坐标确定为水平轴,而集中货架编号是纵轴,两者相交的地方就是不同的文件归档。利用电子文件技术的优点,准确定位文件,为数据的检索提供了支撑,克服了人工检索时间长、工作量大的缺点。同时,还能在网上进行图书的远程借还,使工作人员能够在网上进行日常的管理,有效地提高了档案室的信息化工作效率和工作质量。随着我国档案室信息化建设的不断深入,档案室应不断加大对档案室专业人才的培养,并根据的工作特点,对档案室的工作进行了全面的在职教育,提高员工的档案管理工作和电脑使用技能。因此,要坚持“请进来、走出去”的方针,把高质量的档案工作人员引入,真正提高档案室的工作质量。

结论

总之,要适应新时代档案室的发展,必须认识到数字档案技术的整合运用,发掘其潜力,健全相关的制度体系。通过加大经费和人才的培养,促进数字档案的观念和方式的变革,加强档案的安全和职责,逐步提高档案的管理能力。

参考文献:

[1]何晓宇.浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用[J].百科论坛电子杂志,2020(16):138.

[2]许磊.浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用[J].档案管理,2019(4):92,94.

[3]卜国军.数字化档案室建设及数字化档案管理举措之研究[J].人文之友,2019(16):75.