项目管理在高校OA办公平台的应用

项目管理在高校OA办公平台的应用

邓芳洁

西南交通大学，四川省成都市， 610031

摘要：OA自动化办公是高校信息化整体建设中很重要的一个平台。笔者结合目前高校OA建设过程中项目管理知识的应用，论述了良好的项目管理过程对一个平台建设的重要性，以及我们在建设高校OA办公平台中怎么去使用项目管理技术。

关键词：项目管理；软件项目；自动化办公

0引言

  随着大数据时代的到来与高校办学软硬件条件的不断改善，传统功能单一、流程无序的办公系统已不能满足需求。如何促进校内各部门之间协同配合、信息互通、资源共享，切实提高办公效率，成为高校服务管理模式改革的一项重要内容[[1]]。构建全新的OA办公平台可以有效的解决上述问题，它是符合当前高校需求特点的办公自动化系统，将网络、通信和计算机技术结合起来，实现协助教师和管理人员通过人机交互信息系统完成各种办公业务活动，达到高校、无纸化的办公管理功能[[2]]。信息系统的项目管理水平直接影响了高校OA办公平台建设的成果。

1 OA办公平台项目需求管理

  OA办公平台的项目需求管理简单的可以概况为需求管理员根据用户对OA办公平台的功能要求和描述形成详细和明确的平台需求文档，并和用户对需求文档的内容进行确认和评审。对现有的高校业务进行需求调研和业务整理后，OA办公平台包含7大模块。具体的模块及功能设计如图1所示。

1.1公文管理，公文管理模块主要包含收文管理和发文管理。包含发文拟稿、部门核稿、领导审批、稿件复核、套红、制文、申请发文编号等一些列业务。因为公文的特殊性所以发文正文需要保存各个审批人对公文正文的编辑批改痕迹。校级公文发布后OA办公平台会将文件保存在校级文件模块下，校级文件功能也可以直接新增文件。用户可以根据自己的权限到正确的目录下查看下载学校文件。公文需要归档，所以需要和档案系统进行数据的交互。

1.2公共事务，公共事务模块一般用于对学校公共资源进行申请。包含车辆出入证申请、校园活动申请、场馆申请、巴士预约等业务。公共事务模块下的业务通常都有流程较短，表单简洁，审批参与领导较少，业务简单等特点。

1.3业务部门事项，业务部门事项模块用于具体业务部门负责相关业务流程的审批管理。包含采购业务审批管理、财务业务审批管理、科研业务审批管理等。业务部门事项的审批都具有表单复杂、审批参与人员多、判断分支复杂、审批流程互相关联和经常需要与其他系统进行数据对接等特征。例如采购业务审批管理包含采购立项流程申请、招标文件评审申请、采购结果确认申请和合同订立申请。

1.4校级会议，会议是学校进行决策、协商的重要组织形式，是学校日常办公处理事务的重要手段，是办公流程中不可或缺的重要环节，一个会议往往需要牵涉多个部门[[3]]。OA办公平台下校级会议是一个全流程的会议管理模块。完成一个校级会议的全流程需要4步。第一步，各部门通过部门议题申请流程，完成议题的申请和审批。审批完成并全部通过的议题进入议题库。第二步，议题管理员在议题库中选择下一次校级会议需要上会的议题，进行会议申请。会议申请流程包含会议开始时间、地点、会议简单介绍等内容。会议申请流程审批完成后，发送会议通知，接收会议通知回执、请假，形成校领导日程。第三步，召开会议，包含会议内容展示、会议签到、等会等功能。第四步，会议结束后，已审议的议题进入完成库，形成会议记录。未审议的议题重回议题库。

1.5督查督办，督查督办功能主要是为了提升督办的工作效率。实现了校级工作报告、重点任务、重点项目和校领导交办任务的下达和督办。使督查督办工作更加制度化、规范化和标准化。督查督办模块分为3个部分。督办任务功能：督办管理员可以通过督办任务功能管理督办任务，对督办任务进行操作，并对督办任务进行下发。同时督办任务功能也包含权限管理功能，可以对督办任务的权限进行管理和分配。我的督办任务功能，这个功能主要是用于查看和办理督办任务。统计功能，用于统计各个督办任务的完成情况。校级工作、重点任务和重点项目等各种督办任务的统计报表，用于给不同角色的管理人员展示相关的重点信息。

1.6个人中心，个人中心的功能包含待办列表，用于处理个人待办业务。个性化桌面配置，用于设置背景颜色、字体大小、桌面显示内容等。个人群组，用于方便在审批过程中快速的帮助选择下一步办理人。以及个人权限设置等功能。

1.7管理功能，管理功能主要是流程的管理，包含流程的新建，修改，暂停使用等。平台使用可配置表单和流程模板可以快速的响应高校的需求变化。管理功能还包含组织机构管理、用户管理、群组管理、参数配置、分发传阅设置、流程控制中心、数据字典管理、业务域基础数据管理等功能。

2OA办公平台项目在实施过程中的问题管理

项目在实施的过程中会遇到各种问题，怎么去管理这些问题是项目是否能交付成果的关键。OA办公平台项目的实施过程中有一些重点的问题如果不得以解决将影响用户对项目的评价，下面是平台在实施过程中遇到的重点问题和解决方案。

2.1审批权限实施的问题及解决办法。

（1）休假期间或外出等不便于处理OA代办任务的情况下，审批办理任务权限怎么处理？

系统为处理这类问题设计工作代理功能，即临时把审批、审核或办理任务在一定时期内让代理人协助审批、审核或者办理的功能。委托人新增了具体某个流程的工作代理记录后，这个流程需要审批的任务会自动分派到代理人的代办列表。呈批在流转过程中，代理人进行呈批审批处理时，批注的意见需要以“代理人 代 委托人”的落款进行显示。当代理期限结束后，委托人可以在工作代理记录中查看所有代理人协助其审批过的审批文件。

（2）当审批人同时担任多个部门负责人和校领导的情况下，审批任务权限怎么下放？

实际OA办公平台的使用过程中会有审批人同时担任多个部门的负责人，他需要将其中一些部门的审批权限下放给部门副职。或者审批人同时担任校领导和部门负责人，需要将部门负责人的审批权限下放给其他人。这时就需要平台对于审批权限下放有很好的处理。平台设计了工作委派功能处理这类型的问题。用户使用工作委派功能，根据不同的条件组合生成工作委派记录。呈批文件在运行过程中，从A审批点到B审批点之前会进行工作委派的程序判断，如果满足工作委派条件就将委派人替换成执行人，如果不满足条件则正常条件进行呈批流转。执行人审批后的意见会显示“委托人 委派 执行人”的落款。工作委派可以通过发起人所属部门、角色、群组、流程、关键字构成组合条件，实现了将同一个流程的呈批根据下放权限的要求委派给不同的执行人的工作需求。

（3）当用户在组织架构中属于某个部门，但是实际工作过程中参与多个部门的工作，在参与审批呈批中OA自动办公平台怎么处理？

实际办公中用户参与多个部门工作，但是只属于一个组织架构下部门的情况非常多，如果系统不对这种情况进行处理，则会造成呈批审批过程中审批权限不符合实际要求的情况。针对这类型的问题，OA办公平台设计了一岗多职功能。用户如果存在一岗多职的情况可通过简单的配置，既保留所属单位进行正常的审批任务处理，又可以选择其他参与工作的部门进行审批任务处理。一岗多职的应用范围包含发起呈批文件时选择所需的部门、审批呈批任务根据发起人或者发起内容所对应的约束自动匹配审批部门、分发和传阅时根据选择的所需部门对呈批文件的查看权限进行限制等。

2.2用户涉及到人员离职、人员部门异动、调岗等影响到部门呈批文件的归属该怎么处理？

发起人发起呈批文件进行审批后，这些呈批是归属是发起人个人，所以当用户离职、人员调岗、人员异动时这些呈批就会随着个人权限的变更进行封存或者转移至其他部门，所以发起人离职或者调岗前需要进行OA办公平台工作交接，将自己的审批文件交接给对应的同事，然后再去完成离职、调岗、部门异动等活动。工作交接的范围应包含已完成的流程和正在审批过程中的流程，被交接人可以接受交接人所交接的所有已完成和未完成工作。工作交接管理页面包含3个部分。第一：交接范围管理，平台需设置工作交接范围，设置必须交接的流程和可选择交接的流程，保障重要审批文件保留在原有单位。第二：记录交接日志，保存并展示交接人、交接时间、被交接人、交接内容和交接数量，保证工作交接合规有效。第三：管理交接权限。各个系部单位只有OA管理员才能进行本系部单位工作交接，保障审批文件不会出现流动异常。

2.3如何提升让OA办公平台审批效率?

(1) 精简流程，OA办公平台建设时就需要对行政审批制度进行梳理，结合学校制度文件，精简流程。健全的行政审批制度，可以使流程运行不需要人工转办，使流程运行更加顺畅。项目运行后定期对流程的审批数据进行数据分析，对流程设置不合理的地方进行优化和更新。

(2) 移动办公，移动办公是OA办公平台提升审批效率，提供优质服务很重要的一部分。与PC端需要每天定时处理审批文件不同，移动端审批可以利用碎片化时间随时办公不受时间和空间的限制，在任何时间和地点都可以办公。建设OA办公平台移动端是需要注意的是对于表单内容的分级管理，因为手机屏幕大小受限，所以表单中重点和次重点内容，在移动端的排版和显示需要更加合理。

(3) 提醒功能，一个良好的消息提醒功能是提升用户体验和提高审批效率很重要的部分。OA办公平台的消息提醒方式包含邮件提醒和移动端提醒。提醒的内容可以根据用户的需要进行配置，一般有待办任务提醒：当有新的审批任务进入待办列表时，提醒用户进行审批。提醒的内容包含流程名称、标题、时间和申请人；办结提醒：当呈批全部审批完成时，提醒发起人审批完成；审批异常提醒：当呈批内容被审批不通过，或者因材料不足或其他原因被打回时，提醒发起人处理异常呈批；重要文件提醒，当业务部门发布学校重要文件时，提醒用户查看文件。

(4) 审批文件的分发和传阅，分发和传阅是指呈批审批过程中，当前审批人将呈批发送给其他相关人员查看的功能。如果审批人将呈批分发给相关人员，需要得到回复并显示在表单上，而传阅只需要查看审批文件。

3结束语

本文直观的描述了信息系统项目管理在高校OA平台建设中的应用。项目管理技术能够帮助高校建立高质量的信息系统。我们都希望项目管理技术和项目管理软件能够帮助高校做好信息化建设工作。

参考文献

[[1]] 李书钦，马时来.OA协同办公平台在高校信息化管理中的应用与实践[J].现代计算机,2018(10):85-87.

[[2]] 许金浩.高校OA协同办公系统设计与实现[D].济南:齐鲁工业大学,2019:56.

[[3]] 莫丽丽.基于Petri网的学校会议管理系统分析与建模[J].软件导刊,2015(3):88-89.