基于数字化经济的企业档案信息化转型策略

基于数字化经济的企业档案信息化转型策略

刘佳

南京明外郭秦淮新河百里风光带建设有限公司       江苏省南京市 212000

摘要：随着信息化技术的逐步推进，企业档案管理也正向着信息化的方向不断转变，现如今我国已经进入了数字经济时代，在新的时期，进行档案信息化转型已经成为提升企业竞争能力的重要手段，企业要想真正实现档案管理的转型，就必须充分了解信息化发展内涵，切实提升信息化建设水平。基于此，在本文中简单分析了企业档案信息化的内涵，结合目前档案信息化建设现状，探讨了几点有效的转型策略，希望能够进一步提升企业档案管理水平。

关键词：数字化经济；企业档案；信息化转型

随着数字经济的逐步推进，企业档案信息化转型已成为提升企业竞争能力的重要手段，是企业的关键性生产要素，所以对企业档案信息化建设提出了更高的要求。面对新的发展形势，企业必须着眼于信息化技术内涵以及先进管理理念，将内部的优势进行有效的整合，为企业档案信息化转型提供充足的源动力。

一、企业档案信息化内涵

所谓的信息化就是充分利用先进的技术手段，将企业内部的信息进行优化配置，整合客户关系等外部资源，确保实现整个管理流程的信息化和智能化，以此来提高企业管理效率。档案信息化就是指档案管理部门利用先进的信息化技术对资源进行整合，促使档案管理向着信息化的方向不断转变，利用信息工具对档案资源进行处理，能够为社会提供更具价值的信息。企业档案信息化主要就是利用先进的技术以及指导思想，对于企业内部文件信息进行开发利用，提高档案的利用率，确保整个生产过程能够实现自动化和信息化，从而为社会提供更高质量的服务。从广义角度分析，档案信息化主要包含电子文件的归档、服务网络化以及企业信息化人才队伍建设，所以信息化建设也是企业开展档案管理的重要内容，具备系统性和原始性的特点。在企业发展过程中，档案信息具备极高的保存价值，进行信息化转型，能够进一步丰富企业的资源信息储备，为企业未来发展提供更多的资料和支持。使用信息化技术，能够进一步提升档案管理效率。

二、企业档案信息化建设现状

（一）档案信息化缺乏创新

目前，仍有部分企业并不重视企业档案信息化转型的相关内容，也没有创新管理手段，在档案管理和利用方面存在严重的分离，致使企业的档案信息没有得到有效的整合和利用，存在非常严重的各自为政现象，很难充分发挥企业档案资料的应用价值，也在一定程度上影响了企业的未来发展。

（二）安全可靠性得不到保证

互联网的主要特点就是具备相对开放的特性，在这种情况下很有可能会导致档案资料中部分内容和数据被篡改或者损坏，进而威胁到企业信息以及个人资料的安全性，很多不能被公开的数据外泄，给企业带来了不必要的损失。另外，如果档案信息的安全性得不到有效的保障，那么储存的档案资料也会存在极大的威胁，甚至还会影响到企业的长远发展。

（三）档案管理人员素质不高

就目前的实际状况来看，部分企业档案管理人员其专业水平不高，甚至还有部分负责档案管理人员，并不具备专业的知识储备，也没有强烈的信息化安全意识。部分经验比较丰富的档案管理人员，由于年龄较大，不能熟练的操作计算机等信息化设备，也没有积极学习先进的管理理念和技术的意识，是很难充分利用电子信息和数据库等技术，严重影响了档案信息化转型的脚步。

三、企业档案信息化建设要点

（一） 明确信息化定位

档案信息化转型过程中，管理目标定位相对比较困难，相关部门能否建设完善的信息系统，受到了领导层的质疑，因此在信息化转型过程中，企业领导需要充分认识到电子文件的属性，企业的大部分电子文件为方针政策等内容，有固定的形式，主要为企业经营提供文件支持。电子档案更加注重于记录信息，应严格按照相关法律法规的要求进行保存。电子文件主要是指企业日常活动的重要部分，必须要保存好活动证据，管理系统的主要任务就是提供文件的存储工作，而电子档案管理系统则更加注重证据的维护，并不考虑使用期限，而且还可以根据不同的角色设置安全模式。

（二）完善管理体系建设

首先，应结合企业目前发展的实际状况以及管理模式，对于企业内部电子档案进行保管和排序，形成有效的管理模式和方法。其次，进一步完善数据库的相关内容，加强对档案入库管理，并对各种电子档案进行分类编号，存储调用涉及到机密的档案，还应该提前设置好权限。最后，加强电子档案的跟踪指导，建立电子档案，应保证档案的完整性，避免出现重要信息泄露的情况，以此来提高电子档案的安全性，通过设置安全密保以及防火墙等对电子档案进行有效的管理，建立属于企业自身的信息库，进一步提升企业相关工作人员对于数据信息的共享效率，更好的保证数据安全。

（三）做好安全维护

要想从根本上提升企业档案的安全性，就必须建立完善的档案信息系统，并且做好安全维护工作，从数据信息的录入、存储以及调阅等多个方面入手，建立覆盖整个管理系统的安全维护制度，可以通过招投标的方式，选择技术更加全面、资质良好的外包服务，单位结合企业的发展需求，定期对档案管理系统的内容进行更新，不断的优化板块的使用功能，对系统的安全补丁进行升级，还可以充分利用大数据技术建立档案信息备份，以此来保证数据信息的安全性。此外，结合密保等级严格划分企业档案资料的查阅权限，不同部门不能够随意查阅没有权限的资料。档案资源管理部门需要将安全防护信息安全作为工作中的重点，对于企业重要的文件资料进行加密处理，并且设置动态密钥，以此来保证整个资料传输过程的安全性。

（四）加强管理人员培训力度

企业开展档案信息化建设过程中，需要引进更加专业的管理人才，同时对企业内部现有的管理人才进行针对性的培训。首先，企业可以进一步加大招聘力度，选择素质水平更高、专业能力更强的专业性管理人才，以满足信息化转型的要求。此外，还可以进一步提升档案管理人员的薪酬待遇，建立完善的奖惩机制，充分激发工作人员的积极性和主动性，吸引更多的优秀人才，为企业档案信息化转型贡献自己的力量。企业发展过程中需要对档案管理人才进行严格的培训，可以通过专家授课、派遣优秀员工到先进企业学习等多种方式，加大培训力度，进一步提升档案管理人员的专业水平。在培训过程中，需要重点培训信息化技术方面的内容，特别是与信息化管理相关的部分，更应该进行针对性的训练和学习，以此来提高相关工作人员的信息化水平。

总而言之，为了能够进一步提升企业档案信息化转型速度，积极转变传统的管理理念，逐步融入信息化技术，就应该加强对档案管理工作的重视力度，同时对相关工作人员进行针对性的培养，以此来激发工作人员的积极性和主动性，通过学习先进的技术，转变档案管理的内容和管理重点，充分发挥档案资料的应用价值，进而提升档案管理的有效性。

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