事业单位档案数字化建设的探讨

事业单位档案数字化建设的探讨

李海峰1冯杰2闫利3黄玉妍4梁晶晶5张宏敏6

（1.2.6.承德广播电视台〇五转播台 河北省承德市 067300；

3.4.5.承德广播电视台 河北省承德市 067000）

摘要：随着信息技术的快速发展，事业单位档案数字化建设已成为当前档案管理工作的重要内容。本文通过对事业单位档案数字化建设的探讨，分析了当前档案数字化建设存在的问题和困难，并提出了相应的解决方案和实施建议。通过数字化建设，不仅可以提高档案管理效率，还可以更好地服务事业单位的发展。

关键词：事业单位；档案数字化建设；信息技术；档案管理；数据安全

引言

事业单位档案是记录单位发展历程、业务活动、人员信息等重要信息的载体，是单位管理工作的重要组成部分。然而，传统的档案管理方式存在着许多问题，如管理效率低下、信息保存不安全等。因此，事业单位档案数字化建设已成为当前档案管理工作的重要内容。

一、档案数字化建设存在的问题和困难

（一）技术难题

数字化建设是一个复杂且需要技术支持的过程，不仅需要我们投入大量的资金和人力，还需要不断解决各种技术难题。在这个过程中，硬件设备的性能和软件系统的稳定性始终是我们关注的重点。为了解决这些问题，我们需要不断升级和优化硬件设备，以确保系统的运行速度和稳定性。同时，我们还需要不断升级和优化软件系统，以确保系统的安全性和稳定性。此外，我们还需要面对各种技术难题，如数据传输速度、网络安全等，这些都是我们需要不断研究和解决的问题。

（二）人员素质

人员素质是事业单位数字化建设中的一大挑战。想要顺利地实现数字化建设，需要具备专业的信息技术知识和技能的人才来操作和运营。然而，目前事业单位的档案管理人员的素质状况却不能完全满足这一需求。许多档案管理人员缺乏相应的信息技术知识和技能，甚至有一些人员对于数字化建设的重要性缺乏认识，仍然停留在传统的管理模式上。这样的现状无疑给事业单位的数字化建设带来了很大的阻碍。

（三）数据安全

数字化档案的数据安全问题至关重要，需要采取更加严格的数据安全保障措施。首先，需要建立完善的数据管理制度，明确数据使用、存储、传输等各环节的管理规范和责任。其次，需要采用先进的数据加密技术，对重要数据实施加密处理，确保数据在传输和存储过程中不被窃取或泄露。此外，还需要定期对数据进行备份和检查，确保数据的安全性和完整性。如果出现数据丢失或泄露等情况，需要及时采取补救措施，减少损失和影响。

二、解决方案和实施建议

（一）加强技术投入

为了加强技术投入，我们决定加大对数字化建设的投入，以提升档案管理效率和质量。首先，我们需要引入先进的硬件设备，如高速扫描仪、高容量存储设备等，这些设备能够快速、高效地处理档案文件，提高档案管理效率。同时，我们也会注重软件系统的开发和应用，引入先进的档案管理软件，能够实现档案的自动化分类、检索和管理，大大提高档案管理的质量和效率。这些设备和技术投入，不仅能够帮助我们更好地保存和管理档案，也能够更好地服务于其他部门和人员，提高整个组织的运行效率。此外，我们还会加强对员工的培训和教育，让他们了解数字化档案管理的重要性，掌握相关的操作技能和方法，能够熟练地使用这些新设备和系统，发挥出最大的效用。同时，我们也会定期对数字化档案管理进行评估和优化，不断改进和提升档案管理水平，确保档案的安全、完整和可用性。通过加强技术投入，我们相信档案管理将会变得更加高效、便捷和智能化，为整个组织的发展和进步提供更好的支持和保障。

（二）提升人员素质

提升人员素质是档案管理数字化建设的重要一环。档案管理人员的素质直接影响到档案管理工作的质量和效率，因此，加强对档案管理人员的培训是至关重要的。首先，我们需要明确培训的目标和内容。培训的目标应该是提高档案管理人员的信息技术水平和技能，使他们能够更好地适应数字化建设的需要。因此，培训内容应该包括档案管理的基本理论、数字化档案管理的技术手段、数字档案的安全存储和备份、数字档案的检索和利用等方面的知识。其次，我们需要制定合理的培训计划和时间安排。培训应该分阶段进行，包括理论学习、实践操作、考核评估等环节。培训的时间应该根据档案管理人员的实际情况和工作需要来确定，以确保培训的效果和质量。在培训方式上，我们可以采用线上和线下相结合的方式，既有传统的课堂教学，也有实践操作和案例分析。这样既可以提高培训的效率，也可以使档案管理人员的技能得到更好的锻炼和提高。此外，我们还需要注重培训的效果评估和反馈。通过考核评估，我们可以了解档案管理人员的技能水平是否得到了提高，培训内容是否符合实际需要，从而及时调整培训计划和内容，进一步提高档案管理人员的素质和能力。除了上述的培训内容和方法，我们还可以采取一些其他的方法来提高档案管理人员的素质和能力。例如，可以组织一些专题讲座、经验交流会等活动，让档案管理人员相互学习、交流经验、分享心得；还可以提供一些继续教育的机会和资源，鼓励档案管理人员不断学习和提高自己的专业技能和管理水平。

（三）加强数据安全保障

为了加强数据安全保障，我们需要建立完善的数据安全保障体系。在这个体系中，我们需要采取一系列的措施以确保数字化档案的安全性。首先，数据备份是必不可少的，以防数据丢失或损坏。我们应该定期对数据进行备份，并将其存储在安全的地方，以便在需要时可以快速恢复。其次，数据加密也是非常重要的，以确保数据在传输和存储过程中的安全性。我们可以使用先进的加密技术来保护数据，防止未经授权的访问和泄露。除了以上措施，我们还可以采取其他一些措施来加强数据安全保障，例如限制对数据的访问权限，只允许授权用户访问数据。此外，我们还可以建立数据安全监测机制，定期监测数据的安全性，及时发现并处理潜在的安全风险。通过这些措施的实施，我们可以大大提高数字化档案的安全性，确保数据的可靠性和完整性。此外，我们还可以考虑引入专业的数据安全团队，他们可以提供专业的建议和指导，帮助我们更好地管理和保护数据。通过建立完善的数据安全保障体系，我们可以为企业的数字化发展提供坚实的保障，并确保数字资产的安全性和可靠性。

（四）建立数字化档案管理系统

建立数字化档案管理系统能够提高档案管理效率、保证档案安全、提供便捷查询和数据分析等优势。该系统可将纸质档案转化为电子档案，实现永久保存和随时随地访问。通过在线管理功能，档案管理变得更加高效，并可实现权限管理。查询功能支持多种方式，满足不同场景下的档案利用需求。系统可不断升级和优化，以适应组织需求的变化。总的来说，这是一个值得投入的举措，能够带来长期的投资回报。

三、结论

事业单位档案数字化建设是当前档案管理工作的重要内容，不仅可以提高档案管理效率，还可以更好地服务事业单位的发展。通过加强技术投入、提升人员素质、加强数据安全保障和建立数字化档案管理系统等措施，可以有效地解决当前档案数字化建设存在的问题和困难，实现档案的数字化管理和利用。

参考文献：

[1]张丽华.事业单位档案数字化建设的实践与探索[J].档案管理,2022(4):56-58.

[2]刘晓明.事业单位档案数字化建设策略研究[J].办公室业务,2021(8):67-69.

[3]李晓红.事业单位档案数字化建设与安全管理策略[J].兰台内外,2022(8):34-36.

作者简介：李海峰，男，1989年2月出生，河北省承德市双桥区水泉沟镇人，承德广播电视台〇五转播台职员，国防信息学院本科学历