简介:随着计算机技术被引进到民国档案工作中,以期实现快速、准确的机检,对民国档案进行著录标引就成了民国档案工作者的共识和一致行动。早在八十年代,全国各级档案馆便先后开展了这项工作,并取得了可喜的成绩,但和我们的目标———真正建立健全我国统一的民国档案检索系统仍有相当的距离。而要实现这一目标,仍有许多问题值得我们深入研究,进一步总结经验教训,以调整、改进原有的工作方法。关于民国档案著录项目的认识就是其中问题之一,笔者拟就民国档案著录项目相互间关系及其对民国档案著录标引的影响作如下探讨。所谓著录项目是揭示档案内容和形式特征的记录事项,它构成检索条目的内容,是为满足计算机检索系统一次输入,多种输出的要求,
简介:主题词是从公文的内容中概括出来的用以揭示公文主题的规范词。主题词不仅要能准确反映主题,更重要的是要对检索查询文件提供方便。一、如何标引才能对检索有实用价值这个问题应从公文的立卷谈起。以往,我们要求文书立卷工作要遵循公文形成的自然规律,要按照公文之间的内在联系来编制案卷类目,这样做,为的是有利于文件的保管与查找。案卷类目主要由类别与内容两方面构成。标引主题词的工作,是电子计算机用于公文处理之后产生并发展起来的。标引主题词同样要体现公文类别、内容和文种三个要素,这样才能与手工管理接轨,也便于计算机对公文的检索。所以我们在标引主题词时,应按照这样的程序来进行:首先选出表示公文类别的词,明确区分出“类”的界限,不能互相交叉;然后选用该类内准确概括公文主题内容的词;最后加上文种。比如要标引《关于加强股票市场管理的通知》的主题词,就应先选出“股票市场”表示类别;然后选出“加强”表示专指,强调该公文的主题;再选出“管理”概括内容,并加上文种“通知”。这样,这篇公文的主题词就是:股票市场加强管理通知。